Koordinator til HR og personaleadministration på AU Institut for Byggeri og Bygningsdesign

HR Koordinator
Vil du hjælpe institut- og sektionsledere med at forberede og gennemføre ansættelser og spille en vigtig rolle i at der ageres rettidigt, og vil du bidrage til at give nye kollegaer en positiv og effektiv opstart.
I tæt samarbejde med personaleledere og fakultetets HR-afdeling, bliver det din opgave at styre og tilrettelægge instituttets interne HR-processer før, under og efter en ansættelse.

Driftssikker koordinator til personaleadministrative opgaver
Vi søger en struktureret og processtærk administrator, som både kan være koordinerende, selv udføre personaleadministrative opgaver og bistå personaleledere i arbejdet med on/offboarding, MUS, karrieresamtaler og lignende ansættelsesrelaterede opgaver.
Har du erfaring med personaleadministrative opgaver og kan du lide at arbejde med mennesker i et travlt og ambitiøst miljø? Så har vi måske brug for dig.

Arbejdsopgaver
Du drifter og videreudvikler.
Du bidrager til at instituttet on- og offboard’er rette medarbejdere til rette tid og støtter personaleledere i at lykkes godt med at gennemføre aktiviteter, der medvirker til høj trivsel og udvikling for den enkelte medarbejder.
Opgaverne vil være:

• Koordination ved ansættelser, fratrædelser og forlængelse og indtastning i HR- systemer.
• On- og offboarding, herunder planlægning af aktiviteter for andre aktører i processerne.
• Planlægning af MUS og karrieresamtaleforløb koblet til instituttets strategiske udviklingsplaner.
• Ferieregistrering og opfølgning.
• Løbende procesoptimering.

Du varetager en selvstændig funktion, og for at lykkes godt er du i tæt dialog med de personaleansvarlige ledere, f.eks. gennem faste møder, hvor I gennemgår pipeline for ansættelser, fratrædelser eller forlængelser. Du løser desuden en række forskellige driftsopgaver som f.eks. journalisering, registrering af kompetenceudvikling, vedligeholdelse af distributionslister, registrering og opfølgning på deltagelse i obligatoriske kurser, bibeskæftigelse o.l.

Kvalifikationer
Du tager ansvar og skaber positive relationer
Den kollega vi leder efter, tager ansvar, arbejder selvstændigt og planlægger sin tid effektivt med blik for andres fremdrift og deadlines.

Det er særligt vigtigt, at du:

• Har erfaring med offentlig administration – det er en fordel, hvis din erfaring er inden for uddannelsesområdet og personaleadministration.
• Arbejder præcist og struktureret.
• Har gennemslagskraft så travle ledere lytter og fleksibilitet til at finde alternative veje.
• Hurtigt sætter dig ind i og anvender IT systemer. Det er en fordel, hvis du har erfaring med brug af AI værktøjer.
• Kan bevare overblikket uden at miste sansen for detaljen og har et veludviklet procesgen, der hjælper dig med at spotte unødige procestrin.
• Har gode kommunikationsevner både skriftligt og mundtligt på dansk og engelsk.

Personligt skal du trives med varierende opgaver og temposkift, og med, at du ikke altid kan forudse og styre arbejdsdagen. Du besidder en god portion tålmodighed og møder mennesker med et positivt og åbent sind. Du har lyst til at påvirke både mennesker og processer og din fornemmelse for andres situation gør, at du samarbejder effektivt og sikrer kvalitet i opgaveløsningen.

Hvem er vi?
Sekretariatet består lige nu af 8 faste medarbejdere og to studentermedhjælpere, som er organiseret i forskellige funktioner, og vi varetager opgaver og samarbejder på tværs af instituttet og fakultetet.
Alle har primære ansvarsområder, men vi hjælper og støtter hinanden på tværs, når der er brug for det.
Vi vil i takt med instituttets strategiske udvikling løbende vurdere, hvordan vi strukturerer os og prioriterer leverancer til vores samarbejdspartnere.

Din reference vil være sekretariatslederen, men mange af de daglige opgaver løses i tæt samspil med institut- og sektionsledere og vores kollegaer i fakultetet.

Institut for Byggeri og Bygningsdesign er ét ud af fire ingeniørinstitutter, som har eksisteret i godt 4 år og er under fortsat udvikling og i vækst.
Instituttet beskæftiger ca. 100 faste medarbejdere, som arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets fagområder.

Vi bestræber os på at være en fleksibel og tryg arbejdsplads med vægt på balance mellem arbejdsliv og privatliv. Omgangstonen er uformel og vi har tillid til og respekt for hinanden.

Du kan læse mere om vores institut her: Institut for Byggeri & Bygningsdesign - Technical Sciences, AU

Yderligere information
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatsleder, Gitte Brandt, 24214581.

Ansættelsessamtaler må forventes indkaldt med kort varsel til planlagt afholdelse den 25. april.

Ansættelsesvilkår
Der er tale om en stilling på fuld tid, ugentligt 37 timer. Du får frihed til at tilrettelægge din arbejdstid og tilstedeværelse på instituttet under hensyn til deadlines, mødeaktiviteter og fremdrift i processer, der går på tværs af funktioner.

Forventet tiltrædelse 1. juni eller hurtigst muligt derefter.

Arbejdsstedet er Navitas, Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C

Formalia
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og den relevante organisation.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Afdeling: Sekretariat, CAE/Secretariat, CAE

Ansøgningsfrist: 21 April 2025

Placering: Aarhus C Inge Lehmanns Gade 10