Smurfit Kappa Herfølge søger "sommerfugle"

REKRUTTERING OG JOBANSØGNING

MEDDELELSE OM DATABESKYTTELSE

1. FORMÅL OG OMFANG

Formålet med denne meddelelse er at forklare, hvordan dine Persondata vil blive håndteret af Smurfit Kappa Group (“Group”, “vi” og “os”) og giver den information, som er detaljeret beskrevet nedenfor, og som relaterer til dig personligt (“Persondata”), og som vil blive indsamlet og behandlet af Smurfit Kappa Danmark, hvor:

• Du deltager i et Group rekrutteringsinitiativ;

• Du frivilligt sender dit CV til en repræsentant for Group, på ad hoc basis;

• Du ansøger om en opslået stilling i Group;

• En rekrutteringskonsulent giver dit CV til Group, og vi arrangerer et jobinterview med dig.

  I forbindelse med denne meddelelse, er det den Smurfit Kappa enhed, hvor du er ansat (Smurfit Kappa Danmark AS, Jens Holms Vej 51, DK-6000 Kolding), som administrerer dine Persondata. Overordnet set, vil Group være ansvarlig for dine Persondata. For yderligere information om Group, herunder en komplet liste over Groups enheder, se Group internet (www.smurfitkappa.com/vHome/com/Locations). Enhederne i Group har oprettet procedurer for at sikre, at dine Persondata er beskyttet.
  
  Denne meddelelse gælder for alle afsendte jobansøgninger og rekrutteringer, som er koordineret af Group. Hvis du har spørgsmål til denne meddelelse, kontakt venligst HR-afdelingen.
  
  VIGTIGT:
  I tilfælde, hvor vi modtager dit CV fra en rekrutteringskonsulent, som du har entreret med, opfordrer vi til at læse den pågældende rekrutteringskonsulents meddelelse om beskyttelse af medarbejderdata for at forstå, hvordan dine Persondata behandles af en sådan rekrutteringskonsulent, som håndterer dine Persondata uafhængigt af Group.

2. DENNE MEDDELELSES ANVENDELSE

Denne meddelelse handler om den måde, hvorpå vi indsamler og bearbejder dine Persondata fra det tidspunkt, hvor du skriver Persondata i en ansøgning til det tidspunkt, hvor du eventuelt påbegynder din ansættelse hos os. Når du påbegynder din ansættelse, vil den måde, hvorpå vi behandler dine Persondata ikke længere blive behandlet iht. denne meddelelse men vil blive styret af Meddelelse om beskyttelse af medarbejderdata (som vil blive udleveret til dig, når du påbegynder din ansættelse i Group.

3. HVILKE PERSONDATA BEHANDLER VI?

I rekrutterings- og jobansøgningsprocessen indsamler vi de Persondata, du sender til os. Disse kan omfatte:

• Personlige oplysninger som fx dit navn, køn, bopæl, e-mail-adresse, telefonnumre, nationalitet, ægtestand, fødeland eller straffeattest.
• Oplysninger om din tidligere ansættelse som fx længden af din ansættelse og din funktion;
• Oplysninger om dine kvalifikationer, som fx dine evner, uddannelse, sprog, din mulighed for at arbejde i et særligt land (fx dit statsborgerskab eller visumdetaljer), din erfaring inden for det job, du søger, og andre brancher;
• Oplysninger om dine præferencer som fx stillinger, du kan være interesseret i, information om hvornår du kan være til rådighed for en samtale og/eller starte ansættelse i Group (dvs. din nuværende opsigelsesperiode) eller arbejdstid (fx fuld tid, deltid eller weekender), om du er villig til at skifte arbejdssted eller arbejde hjemmefra, om du er villig til at pendle, og om du har dit eget transportmiddel;
• Oplysninger, du må sende os som svar på vores spørgsmål under et interview (inkl. information om dig, som vi generer i løbet af interviewet og/eller rekrutteringsprocessen;
• Oplysninger om dig, som vi indhenter fra offentligt tilgængelige kilder som fx internettet og dine konti på sociale media, hvor sådanne søgninger er relevante for det job, du har søgt i Group.

Hvis du søger en stilling via LinkedIn, kan vi eventuelt gøre brug af den information, du tidligere har delt på LinkedIn for at offentliggøre din ansøgning. Vi vil bede dig om at autorisere LinkedIn til at dele dine persondata med os til dette formål.

Det er nødvendigt for os at behandle dine persondata for at vurdere din jobansøgning og/eller inkludere dig i en rekruttering. Endelig kan det også være nødvendigt for os at behandle dine persondata for at tilbyde dig en kontrakt og indgå et ansættelsesforhold med dig. I tilfælde af, at du ikke ønsker at give os dine persondata til de formål, som er nævnt i denne meddelelse, vil vi ikke være i stand til at vurdere din jobansøgning og/eller inkludere dig i en rekruttering og/eller tilbyde dig en ansættelseskontrakt.

Vær venligst opmærksom på, at du skal give den information, du tror er relevant for din jobansøgning eller rekrutteringen, inclusive følgebreve, reference fra dine tidligere arbejdsgivere og andre dokumenter, som kan indeholde dine Persondata. Vi vil opbevare og behandle alle sådanne data i overensstemmelse med denne meddelelses betemmelser.

4. HVORFOR VI BEHANDLER DINE PERSONDATA

Den følgende tabel giver en detaljeret beskrivelse af den primære sammenhæng ("Legal Basis"), hvori vi indsamler, modtager og behandler dine Persondata i Group. Tredjepart og personer i Group, som vi evt. deler dine Persondata med ("Modtagere") er detaljeret beskrevet i afsnit 5 i denne meddelelse (Afsløring af dine persondata).

LEGITIME INTERESSER
Legal Basis	Vi kan modtage, indsamle og bearbejde dine Persondata, når det er nødvendigt for at facilitere rekrutteringsprocessen.
Formål	Vi modtager, indsamler og bearbejder dine Persondata:   For at bearbejde din jobansøgning, herunder at kontakte dig mht. interviews og/eller tilbyde dig et job efter interviewrunden; For at vurdere dine Persondata mod ledige stillinger, som vi tror kan matche dig; At verificere oplysninger, du har givet os, ved brug af tredjepart; At anmode om informationer, som fx kvalifikationer og reference, fra tredjepart; At udføre baggrundstjek; At opbevare din information (hvis du ikke får jobbet) med henblik på at kontakte dig i relation til fremtidige ledige jobs i Group, som kan være af interesse for dig; At maksimere antallet af potentielle kandidater, som er informeret om jobmulighederne; At indsamle feedback om og evaluere rekrutteringsprocessen; og At promovere interne og eksterne rekrutteringer.
VIGTIGT	Når vi behandler dine Persondata baseret på vores legitime interesser, husker vi at overveje og balancere enhver potential effekt på dig og dine databeskyttelsesrettigheder. Vi vil ikke bruge dine Persondata til aktiviteter, hvor vores interesser underkendes af effekten på dig (med mindre vi har dit samtykke, eller det på anden made kræves eller tillades af lovgivningen). Du har til enhver tid ret til at modsætte dig behandlingen af dine Persondata, hvor vi behandler dine Persondata på den legale basis at overholde vores legitime interesser.

OVERENSSTEMMELSE MED LOVMÆSSIGE FORPLIGTELSER
Legal Basis	Det er nødvendigt at behandle dine Persondata for at overholde de lovmæssige forpligtelser, vi som arbejdsgiver er underlagt iht. dansk lov og EU-lovgivningen.
Formål	Vi modtager, indsamler og behandler dine Persondata for at overholde følgende lovmæssige forpligtelser: For at overholde dansk lov og EU lovgivning om ansættelse, ligeret, sundhed og sikkerhed; For at overholde dansk lov og EU skattelovgivningen; og For at overholde andre gældende dansk lov og EU-love.

 

VURDERING AF DIN ARBEJDSEVNE
Legal Basis	Det er nødvendigt at behandle dine Persondata for at kunne vurdere din arbejdsevne.
Formål	Vi modtager, indsamler og behandler dine Persondata: For at bedømme, om du er arbejdsdygtig eller uarbejdsdygtig (fx hvis du har været syg); At hjælpe dig til passende støtte efter/mens du har lidt af en helbredstilstand, som påvirker din arbejdsevne.

Vi vil kun bruge dine Persondata til de formål, vi indsamler dem til (som beskrevet i sektion 4), medmindre vi med fornuft vurderer, at vi har brug for det af en anden årsag, og at denne årsag er kompatibel med det oprindelige formål. Hvis vi har behov for at bruge dine Persondata til et formål uden for denne sammenhæng, vil vi give dig meddelelse herom, jfr. Section 9 i denne meddelelse, og vi vil forklare den legale basis, som giver os ret til at gøre det.

5. OFFENTLIGGØRELSE AF PERSONDATA

Vi kan offentliggøre nogle af eller alle dine Persondata til følgende parter:

• Interne forretningsenheder som fx HR, IT, Økonomi/Løn, Koncernledelsen, systemadministratorer og –supportere, som har offentliggjort en ledig stilling i deres afdeling, eller som vil interviewe dig;
• Dine tidligere arbejdsgivere, hvor du har oplyst dem som reference;
• Rekrutteringsbureauer;
• Medlemmer og aktionærer i Group;
• Outsourcede serviceleverandører, som assisterer Group med rekrutteringer og annoncering;
• Professionelle rådgivere som fx jurister, konsulenter og revisorer;

6. OVERFØRSEL AF DINE PERSONDATA

Vi overfører måske dine Persondata uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EEA”) til andre medlemmer af Group og andre modtagere. Visse Modtagere (vores tredjeparts serviceleverandører og andre virksomheder i Group’s gruppe) som behandler dine Persondata på vegne af os, overfører måske dine Persondata uden for EAA til et land, som ikke sikrer et passende beskyttelsesniveau for dine Persondata. Når sådanne overførsler opstår, er det vores politik, at: a) det ikke sker uden vores forhåndsgodkendelse; og b) en passende overførselsaftale som fx standard kontraktklausuler eller andre godkendte overførselsmekanismer, som er godkendt af Den Europæiske Kommission og overvågende autoriteter (fx Databeskyttelseskommissionen) anvendes for at beskytte dine Persondata.

7. TILBAGEHOLDELSE AF DINE PERSONDATA

Hvis du er en heldig jobansøger, vil de Persondata, som vi har genereret, og du har leveret i rekrutteringsprocessen, blive opbevaret af os med henblik på din ansættelseskontrakt. Sådanne persondata vil blive opbevaret i overensstemmelse med vores Meddelelse om Beskyttelse af Medarbejderdata (som bliver gjort tilgængelig for dig, når du påbegynder din ansættelse).

Hvis du er en uheldig jobansøger, vil vi opbevare dine Persondata i en periode på op til 6 måneder efter, at du har været til jobsamtale eller sender en jobansøgning – med det formål at både at kontakte dig ift. fremtidige ledige jobs i Group, som vi mener, kan have din interesse, og med det formål at forsvare potentielle ansættelsesmæssige ligeretskrav, du må stille til os.

Vær venligst opmærksom på, at vi i særlige situationer kan opbevare dine data i en længere periode, fx hvis vi behandler et løbende krav eller i god tro tror, at loven eller en relevant regulator fornuftsmæssigt fra vores synsvinkel forventer eller kræver, at vi opbevarer dine Persondata.

8. DINE RETTIGHEDER OG HVORDAN DU UDØVER DEM

Du har nogle rettigheder i relation til dine Persondata. Disse beskrives i afsnit 8. Disse rettigheder omfatter især retten til at modsætte dig behandling af dine Persondata, hvor denne behandling udføres af legitim interesse. Vær opmærksom på, at disse rettigheder i særlige tilfælde ikke nødvendigvis er fuldstændige.
 

Rettighed	Yderligere information
Ret til adgang	Du har ret til at bede om en kopi af de Persondata, vi opbevarer om dig og til at have adgang til følgende information i relation til behandlingen af dine Persondata: Vi vil kun kræve betaling fra dig for at indgive en sådan adgangsanmodning, når vi føler, at din anmodning er uretmæssig eller overdrevet..
Ret til korrektion	Du har ret til at anmode os om at ændre alle upræcise Persondata, som vi har om dig.
Ret til sletning	I særlige tilfælde kan du også få din personlige information slette, fx hvis du gør brug af din ret til at gøre indsigelse (se nedenfor), og vi ikke har en underkendende årsag til at behandle dine Persondata, eller hvis vi ikke længere kræver dine Persondata til det formål, som er beskrevet I denne meddelelse.
Ret til begrænsning af databehandling	Du har ret til at bede os om at begrænse behandlingen af dine Persondata i særlige tilfælde, herunder hvis du tror, at de Persondata, vi opbevarer om dig, er forkert, eller anvendelsen af din information er forbudt. Hvis du gør brug af denne rettighed på gyldig vis, vil vi gemme dine Persondata og ikke forestage anden behandling, indtil problemet er løst.

 

 

Ret til dataoverførsel

Du kan anmode os om at få udleveret dine Persondata, som du har givet os I et struktureret, almindeligt anvendt og maskinelt læsbart format, og du kan anmode os om at sende dine Persondata direkte til en anden data controller, når dette er teknisk muligt. Denne ret opstår kun, når: vi behandler dine Persondata med dit samtykke, eller når det er nødvendigt for at opfylde vores kontrakt med dig; og databehandlingen foretages maskinelt.   .

Ret til at gøre indsigelse

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine Persondata, når vi behandler dine Persondata med en legale basis at forfølge legitime interesser.

Du kan udøve disse rettigheder ved at sende en skriftlig anmodning til HR-afdelingen.

Vi vil - uden ugrundet ophold og senest en måned efter modtagelsen af din anmodning - informere dig om enhver handling, som foretages på baggrund af din anmodning i relation til enhver af disse rettigheder. Vi kan blive nødt til at udvide svarperioden til to måneder, hvis det er nødvendigt i forhold til anmodningens omstændigheder. Hvis situationen opstår, vil vi dog informere dig om dette.

9. SPØRGSMÅL TIL DENNE MEDDELELSE

Hvis du har spørgsmål til den måde, Group anvender dine Persondata på så kontakt HR-afdelingen på hr@smurfitkappa.dk eller telefon +45 79337728

Hvis du efter dette ikke er tilfreds med Groups indsats og svar, har du ret til at sende en klage til Databeskyttelseskommissionen. Se intranettet for nærmere information.

10. ÆNDRINGER TIl DENNE MEDDELELSE

Hvis vi efter eget skøn ændrer denne meddelelse helt eller delvis, vil enhver ændring være gældende umiddelbart efter, at den reviderede meddelelse er kommunikeret til dig.

Hvis vi på et tidspunkt beslutter at bruge dine Persondata på en måde, som er signifikant anderledes end det, som er nævnt i denne meddelelse, eller på anden måde oplyst til dig på det tidspunkt, hvor det blev indsamlet, vil vi give dig besked, og du vil få valgmuligheden, om vi må bruge din information på den nye måde eller ej.

Hvis du har spørgsmål til den meddelelse, så kontakt HR-afdelingen. Se kontaktinfo i afsnit 9.