Spændende og alsidig administrativ stilling/chefsekretær ved Sekretariatet i Børn og Unge

Sekretariatet er knudepunktet for rigtigt meget af det der sker i Børn og Unge. Det er her, hvor cheferne kommer, når de har brug for hjælp, det er os borgerne ringer til, når der er noget, de undrer sig over på en skole eller i et dagtilbud, og det er os, der koordinerer med kolleger i hele organisationen. Til fortsat at lykkes med det søger vi en administrativ kollega, som kan holde overblikket, vægter den fælles præstation, og som trives med at træde til, når der er nogen, der har brug for hjælp.

Om jobbet:
Sekretariatet er fysisk placeret dels på Rådhuset og dels på Grøndalsvej 2 i Viby J. Du bliver del af den sektion, der sidder på Grøndalsvej, hvor vi er 4 administrative medarbejdere, 5 sagsbehandlere og 3 jurister samt en praktikant/studentermedhjælp. Derudover får du ca. 9 kolleger på Rådhuset.

Du bliver involveret i mange forskellige opgaver, men dine primære opgaver vil være:

• At være chefsekretær for en forvaltningschef og en børn- og ungechef
• At udarbejde dagsordener, skrive referater og følge op på faste mødefora for de to chefer.
  • Eksempler på faste mødefora er forvaltningschefens møder med lederforeninger og børn- og ungechefens møder med lokale ledere
• At lave budget-, regnskabs- og økonomiopgaver for Sekretariatet i tæt samarbejde med en kollega
• At have superbrugerfunktion i administrative systemer
• At foretage mindre indkøb i vores indkøbssystem
  

Derudover vil stillingen, afhængig af interesser og kvalifikationer, kunne indeholde:

• Håndtering af Børn og Unges hovedpostkasse
• Håndtering af aktindsigter
• Indhentning og indsamling af data til baggrundsnotater når eksempelvis rådmanden skal besøge et af vores tilbud
• Dialog med forældre og borgere som enten er undrende eller utilfredse med en skole eller et dagtilbud
• Og meget mere…

Da vi er et Sekretariat forankret på to matrikler, vil der være en forventning om, at du ind i mellem hjælper til med opgaver på Rådhuset, ligesom enkelte arbejdsdage kan være på Rådhuset. Langt størstedelen af din arbejdstid vil dog være på Grøndalsvej.

Vores forventninger til dig
Du arbejder selvstændigt og proaktivt, og du byder dig til, når en kollega eller en chef har brug for en hånd. Du trives godt med en afvekslende og travl hverdag, og du går positivt til de udfordringer, der dukker op. Du er ikke bange for at træffe beslutninger, men du har også en forståelse for, hvornår du skal bede om sparring.

Du er en dygtig organisator med et stort overblik, og du ser værdien i at få de administrative sagsgange gjort så enkle som muligt. Du får en central rolle i organisationen, og derfor er det vigtigt, at du har en imødekommende, venlig og serviceminded tilgang til dine kollegaer, chefer og samarbejdspartnere.

Vi lægger stor vægt på samarbejde og den fælles indsats, og vi forventer, at du bidrager til det gode samarbejde både internt i Sekretariatet, men også med andre kontorer i forvaltningen samt med vores lokale ledere. Vi ser gerne, at du har erfaring med eller interesse og lyst til at arbejde med følgende:

• Kalenderstyring
• Møde- og økonomisystemer
• Regnskab og bilagshåndtering
• Referatskrivning og skriftlig formidling

Vi forestiller os, at du har en uddannelsesmæssig relevant baggrund inden for administration og kontor og du kan eksempelvis være administrationsbachelor eller kontoruddannet. Du må gerne være nyuddannet eller have et par års erfaring.

Vi tilbyder
Du bliver en del af en faglig kompetent administrativ gruppe, hvor vi løbende arbejder på at udvikle egen praksis både individuelt og i fællesskab. Derudover bliver du også del af et sekretariat på to matrikler, som vægter det tværfaglige samarbejde og det kollegiale fællesskab højt.

Vi er en afdeling, hvor vi hjælper hinanden, og hvor vi holder fokus på opgaveløsning, samarbejde og koordinering. Vi har en uformel omgangstone, vi mødes til fælles morgenmad om fredagen, og vi prioriterer de små snakke ved kaffemaskinen.

Vi har fleksible arbejdstider.

Løn og ansættelsesvilkår:
Stillingen er på 37 timer. Løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation på baggrund af dine kvalifikationer.

Vi håber, at du kan tiltræde mandag den 12. august 2024.

Ansøgning:
Du sender os din ansøgning og bilag elektronisk senest den 3. juni 2024. Første samtale forventes afholdt den 12. juni og anden samtale den 17. juni.

Klik på ”Ansøg” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.

Hvis du vil vide mere:
… er du velkommen til at kontakte sektionsleder Stine Fiedler Røge på telefon 2337 2492.

Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

Afdeling: Sekretariat-Grøndalsvej

Ansøgningsfrist: 03 June 2024

Placering: Grøndalsvej 2, 8260, Viby J