Executive assistant til Villum Fondens direktør | Villum Fonden

Executive assistant til Villum Fondens direktør
Vil du være med til at understøtte udvikling og drift i en af Danmarks største almennyttige fonde? Er du skarp på både detaljer og helheder? Og har du lyst til at blive del af en organisation, hvor faglighed, engagement og ønsket om at gøre en positiv forskel er i højsædet? Så er du måske vores nye kollega. Villum Fonden arbejder for en oplyst verden med fokus på at støtte forskning og uddannelse inden for det teknisk- og naturvidenskabelige område. Vi arbejder også passioneret inden for kultur og klima – og er altid på udkig efter nye måder, hvorpå vi kan bidrage til en oplyst verden.

Som EA for direktøren får du en central placering i en organisation med højt til loftet, hvor der er plads til nytænkning og du bliver en del af en arbejdsplads, hvor der altid er tid til et godt grin.

Du får en spændende og varieret arbejdsdag i en dynamisk organisation, med god mulighed for både personlig og faglig udvikling. Vi lægger vægt på åbenhed og dialog, og arbejder struktureret med at sikre et positivt og støttende arbejdsmiljø.

Din fornemmeste opgave vil være at sikre en effektiv og velorganiseret dagligdag for direktøren. Dine andre primære opgaver kan variere over tid og inkluderer:

• Administrativ støtte til direktøren, herunder kalenderstyring, mødeplanlægning og rejsearrangementer.
• Forberedelse af mødematerialer og præsentationer.
• Håndtering af korrespondance og kommunikation på vegne af direktøren.
• Koordinering af interne og eksterne arrangementer.
• Koordinering og opfølgning på diverse ad hoc-opgaver og projekter.

Jobbet er nyoprettet og du vil få mulighed for i samarbejde med direktøren at forme din egen rolle og få indflydelse på dine opgaver. Du vil være den centrale støtte for direktøren og få en bred berøringsflade både internt og eksternt.

Du vil få et tæt samarbejde med kommunikationsenheden og med de 2 administrative koordinatorer i fondene.

Vi har brug for dig, der er åben, opsøgende og proaktiv af natur. Du går til opgaverne med et smil og drives af at levere god service med høj kvalitet til tiden. Du har et godt overblik og et skarpt øje for detaljen. Som person er du flittig og grundig, og du sætter en ære i at overholde deadlines og levere høj kvalitet i dit arbejde.

Herudover har vi brug for dig, der har:

• Erfaring med ledelsesbetjening, gerne som executive assistant eller i en lignende rolle
• Fremragende organisatoriske og kommunikative evner
• Evne til at håndtere fortrolige oplysninger med diskretion
• Flydende i dansk og engelsk, både skriftligt og mundtligt
• Kendskab til Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-værktøjer.

Vi ser gerne, at du har erfaring med strategiarbejde. Har du viden om eller har arbejdet med enten klima og miljø eller kunst og kultur, vil det være en fordel.

Villum Fonden er en almennyttig fond, der støtter teknisk og naturvidenskabelig forskning samt miljømæssige, sociale og kulturelle formål i ind- og udland. I 2023 uddelte fonden over 1 mia. kr. Fonden er stiftet i 1971 af civilingeniør Villum Kann Rasmussen - grundlægger af bl.a. VELUX A/S og andre firmaer i VKR Gruppen, der har til formål at bringe dagslys, frisk luft og et bedre miljø ind i menneskers hverdag.

Vi holder til i Søborg, hvor vi deler hus og administrative funktioner med vores søsterfond, VELUX FONDEN. I alt er vi ca. 70 medarbejdere.

Løn og ansættelsesforhold
Jobbet er som udgangspunkt på fuld tid. I Villum Fonden har vi en ugentligarbejdstid på 37 timer og 40 minutter om ugen, og det betyder, at du optjener 4 ekstra fridage hvert år. Der kan forekomme ”skæve” arbejdstider. Vi tilbyder en konkurrencedygtig løn og gode ansættelsesvilkår. Tiltrædelse snarest muligt og senest den 1. december 2024.

Ansøgningsfristen er søndag den 20. oktober 2024

Vi holder 1. samtalerunde den 23. oktober 2024. Går du videre til 2. samtale vil der være test og case. Vi holder 2. samtalerunde den 30. oktober 2024.

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte direktør Lars Bo Nielsen på tlf. 3024 8203. Du kan læse mere om os, vores historie og struktur her.

Jobbet kan søges her

Deadline for ansøgninger 20.10.2024, kl. 23:59 Forventet 1. samtale 23.10.2024 Kontakt
Villum Fonden
Gladsaxevej 382
2860 Søborg