Personlig assistent (PA) og administrativ medarbejder til sekretariatet i Afdelingen for Forebyggelse, Sundhedsfremme og Samfundet

Er du serviceminded og initiativrig med flair for detaljer? Og er du god til at holde mange bolde i luften – og til at huske at gribe dem alle igen? Så er du måske den nye PA og administrative medarbejder.

Vi tilbyder en fuldtidsstilling som personlig assistent og administrativ medarbejder i Afdeling for Forebyggelse, Sundhedsfremme og Samfundet ved Steno Diabetes Center Copenhagen (SDCC) i et dynamisk, aktivt og uformelt forsknings- og udviklingsmiljø. Du vil indgå i sekretariatet, hvor du vil være med til at understøtte udviklingen og driften af afdelingen.

Vi tilbyder

• Et godt og positivt arbejdsmiljø med høj grad af medarbejdertilfredshed og -trivsel
• Ansvar for egne opgaver
• Afvekslende arbejdsopgaver med gode muligheder for personlig udvikling
• Et tværfagligt og interdisciplinært arbejdsmiljø præget af høj faglighed, passion, imødekommenhed, tillid og gensidig respekt.
• Engagerede, dygtige og ambitiøse kollegaer med bred faglig ekspertise indenfor forebyggelse og sundhedsfremme.

Om SDCC
Steno Diabetes Center Copenhagen (SDCC) har i mere end 90 år været internationalt førende indenfor klinisk diabetesforskning og -behandling. SDCC er et regionalt drevet udviklings- og forskningsbaseret hospital, hvor klinisk arbejde og forskning følges ad for løbende at forbedre diabetesbehandlingen. SDCC holder til i nybyggede rammer ved Herlev Hospital og behandler ca. 11.000 personer med diabetes om året, heraf alle Region Hovedstadens ca. 1000 børn og unge med diabetes. SDCC er dermed et af Nordeuropas største diabeteshospitaler.

Ambitionen er at være et førende center indenfor forebyggelse og behandling af diabetes i et sammenhængende sundhedssystem, et verdensførende miljø for diabetesforskning og et globalt fyrtårn indenfor innovativ diabetesuddannelse.

Om Afdelingen
Afdeling for Forebyggelse, Sundhedsfremme og Samfundet er frontløber indenfor forskning på forebyggelse og sundhedsområdet, og har gennem en årrække udført tværfaglig forskning og udvikling af interventioner, metoder og redskaber, der kan forebygge diabetes og gøre livet med diabetes lettere. Fremadrettet vil afdelingen i tillæg til eksisterende indsatsområder, øge sit fokus på samarbejdet med sundhedsvæsenets mangeartede aktører, herunder styrkelse af tværsektorielt samarbejde, sammenhængende forløb, det nære sundhedsvæsen, patientinddragelse samt implementering af forskningsbaserede indsatser i praksis. Fokus vil efterhånden udvides til forebyggelse af flere kardiometaboliske sygdomme og styrkelse af sammenhængende patientforløb i bred forstand.

Afdelingen består i dag af ca. 70 medarbejdere, som er organiseret i 5 forskningsgrupper samt en tværgående enhed som bl.a. består af et sekretariat med 3-4 medarbejdere.

Dine arbejdsopgaver
Du vil primært fungere som PA for afdelingschefen, Ulla Toft, og derudover vil du indgå som en del af sekretariatet, som understøtter afdelingens grupper. Herunder:

• Kalenderstyring: Planlægning og koordinering af møder, konferencer og rejser, samt styring af afdelingschefens daglige tidsplan.
• Administrativ støtte: Håndtering af korrespondance, forberedelse af præsentationer, udarbejdelse af mødeagender og referater, samt dokumenthåndtering.
• Projektkoordinering: Assistere med overvågning af projektdeadlines, indsamling af dokumentation, koordinering af rapporter og understøttelse af forskningsprojekter.
• Løbende ad hoc-opgaver for afdelingens ledelse og generelle administrative opgaver, fx rejsebestillinger, indkøb, printeropgaver mm.
• Håndtering af kontrakter, forskningsstatistikker og forskningspublikationer i PURE.
• Kommunikation og kontakt: Servicere som bindeled mellem afdelingschefen og interne/eksterne interessenter, herunder studerende, samarbejdspartnere og forskningsinstitutter.
• Rejsearrangementer: Planlægning og koordinering af rejser, herunder bookning af transport og indkvartering, samt håndtering af rejseafregninger.
• Assistance med økonomistyring, herunder administration af fondskonti og overblik over disse.
• Datahåndtering og arkivering: Organisering og vedligeholdelse af elektroniske og fysiske arkiver, herunder datasikkerhed og compliance.
• Forberedelse og understøttelse af forskningsaktiviteter: Hjælp med forberedelse til præsentationer, seminarer og konferencer, samt indsamling og organisering af forskningsmateriale

Din profil
Din uddannelsesmæssige baggrund kan være relevant akademisk uddannelse f.eks. sundhedsvidenskabelig. Det kan også være, du i stedet har en relevant erfaring som f.eks. personlig assistent, forskningsadministrator eller anden sekretariatserfaring. Det vigtigste er, at du har interesse for de administrative processer. Erfaring med sekretariatsbetjening – gerne fra forskning eller sundhedsvæsenet – er en fordel.

Derudover ser vi gerne,

• at du er god til at arbejde selvstændigt, og at du tager ansvar for dine opgaver,
• at du er hurtig til at sætte dig ind i nye systemer,
• at du er god til at formidle dig skriftligt og har let ved at kommunikere med andre faggrupper på både dansk og engelsk.

Vi lægger vægt på, at du:

• Er åben, imødekommende og serviceminded,
• Har gode formidlingsevner,
• Er struktureret, detaljeorienteret, selvstændig, proaktiv og ansvarsfuld,
• Er god til at prioritere og styre tid effektivt
• Er god til planlægning, styring og koordinering,
• At du er fleksibel og i stand til at finde løsninger på udfordringer, når de opstår
• Har humor, værdsætter det gode kollegaskab og bidrager til et positivt arbejdsmiljø.

Vigtigst af alt er det dog, at du har en positiv indstilling uanset om opgaven er en forskningsansøgning, en præsentation eller at varetage mere praktiske ad hoc-opgaver, og at du kan lide at arbejde i et dynamisk forskningsmiljø med en travl hverdag og korte deadlines. Du vil indgå i et tæt samarbejde med afdelingschef Ulla Toft og de øvrige medarbejdere i sekretariatet.

Løn og ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt. Løn og ansættelsesvilkår i henhold til gældende regional overenskomst. Ansættelsesstedet er Steno Diabetes Center Copenhagen, Borgmester Ib Juuls Vej 83, 2730 Herlev.

Ansøgning og yderligere oplysninger
Du bedes indsende en ansøgning på dansk, som indeholder din motivation og baggrund for at søge stillingen, CV, dokumentation for kvalifikationer og uddannelser. Ansøgningsfristen er den 31. oktober 2024. Ansættelsessamtaler vil blive afholdt 6. november. Stillingen ønskes besat den 1. januar 2025 eller snarest muligt.

Kontakt
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingschef Ulla Toft på tlf. 29997877 eller [email protected] i perioden 24. oktober-31. oktober.

Afdeling:
Borgmester Ib Juuls Vej 83, Herlev

Lokation: Steno Diabetes Center Copenhagen