Engageret og struktureret kontorassistent til Hjerteafdelingen, Bispebjerg og Frederiksberg Hospital

Kan du lide at arbejde med en bred vifte af administrative opgaver herunder HR- og personaleadministration, og har du samtidig en struktureret tilgang og sans for service? Så er du måske vores nye kontorassistent i Hjerteafdelingens ledelsessekretariat på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital.
Om jobbet
I ledelsessekretariatet løser vi en lang række forskellige opgaver, der skal understøtte en god og professionel drift af Hjerteafdelingen, både for de ansatte og patienterne. Som vores nye kollega vil du få ansvar for en bred vifte af administrative opgaver, der bidrager til det. Derudover får du mulighed for at arbejde med HR og personaleadministration.

Du skal arbejde i flere personaleadministrative IT-systemer og vil også få opgaver af IT-mæssig karakter. En stor del af opgaverne betyder, at du vil være i kontakt med mange i afdelingen og få et bredt samarbejde.

Dine arbejdsopgaver omfatter blandt andet:

• Personaleadministration for sygeplejerskegruppen ved rekruttering, timeregistrering for administrativt personale i OPTIMA og modtagelse af medicinstuderende i praktikophold
• Mødebooking og besvarelse af henvendelser for afdelingsledelsen
• Varebestilling og administration af kurser og trivselsmåling
• Understøtte den uddannelsesansvarlige overlæge med administrative opgaver

• IT-relaterede opgaver, fx udvælgelse og bestilling af udstyr, opdatering af oversigter
• Opdatering og vedligeholdelse af hjemmeside og intranet

Om dig

Du er uddannet kontorassistent og har gerne erfaring med lignende opgaver. Du trives med, at der både er rutineopgaver og ad hoc-opgaver, og at flere af dine opgaver kommer med korte deadlines. Derfor forventer vi, at du har en struktureret og selvstændig tilgang, og at du er god til at prioritere.

Samtidig lægger vi vægt på, at du tager initiativ til at løse opgaver og tager ansvar for at komme i mål med dem. Fx sørger du for at der altid er udstyr til vores mødelokaler, ligesom du kan tage teten som tovholder for sociale arrangementer i afdelingen. Du må også gerne have lyst til at sætte dit præg på stillingen og udvikle den.

Du vil få et bredt samarbejde ud i afdelingen med mange faggrupper på forskellige niveauer, og vi forventer derfor, at du sætter en ære i at være serviceminded og hjælpsom, fx når kollegaer har IT-spørgsmål eller der skal brygges kaffe til afdelingsledelsens møder.

Hvem er vi

Hjerteafdelingen er en stor afdeling med ca. 250 ansatte, som arbejder på både Bispebjerg og Frederiksberg Hospital. På Bispebjerg Hospital har vi tre sengeafsnit og et operationsafsnit. På Frederiksberg Hospital har vi et af landets største hjerteambulatorier og en forskningsafdeling.

Du bliver en del af et ledelsessekretariat med et team på fem medarbejdere, som arbejder med alt lige fra HR- og personaleadministration, kommunikation, patienthenvendelser, monitorering af patientaktivitet og kvalitet samt regnskab og økonomi. I teamet bidrager vi med forskellige fagligheder, og arbejder alle ud fra en fælles tilgang om at gøre tingene ordentligt. Vi har et tæt kollegaskab, hvor vi lægger vægt på at hjælpe hinanden og samtidig have det sjovt sammen. Du vil referere til afdelingsledelsen, der udgøres af en chefsygeplejerske og en cheflæge.

Du får kontorplads på Bispebjerg Hospital med adgang til hyggelige haver, god kantine og gratis parkering i hospitalets parkeringshus. Der vil eventuelt også være opgaver på Frederiksberg Hospital.

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål til stillingen, er du meget velkommen til at kontakte chefsygeplejerske Camilla Steemann Rudolph på tlf. 30 91 28 15 eller cheflæge Ida Gustafsson på tlf. 21 77 82 26.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesforhold følger Region Hovedstadens overenskomst for HK’ere. Stillingen har en arbejdstid på 30-32 timer ugentligt.

Vi ønsker stillingen besat snarest muligt eller senest den 1. marts 2025.

Ansøgningsfrist
Du søger stillingen ved at benytte linket her på siden og sende os en ansøgning og CV. Ansøgningsfristen er søndag den 12. januar 2025.

Vi forventer at afholde samtaler den 20. januar.

Afdeling:

Lokation: Bispebjerg Hospital