Personlig assistent til VIAs direktør for Forskning og udvikling

Vil du være med til at drive og videreudvikle understøttelsen af VIAs forskning og udvikling på topledelsesniveau?
Kan du omsætte strategiske dagsordener og prioriteringer til en struktureret og kvalificeret planlægning af toplederes virke? Har du erfaring med topledelsesunderstøttelse, udarbejdelse af præsentationer, dagsordener og referater? Møder du dine omgivelser med en åben, tydelig og anerkendende tilgang? Så er du måske den personlige assistent, vi søger til afdelingen Stab, strategi og politisk analyse.

I VIA bedriver vi en række uddannelser og anvendt forskning i tæt samarbejde med både offentlige og private partnere. Vores forskning og udvikling skaber viden, der styrker uddannelserne og løser samfundets udfordringer. Vi oplever en øget opmærksomhed på den anvendelsesorienterede og praksisnære forskning i samfundet, og i forlængelse heraf har VIAs forsknings- og udviklingsområde gennemgået en større organisationsforandring. Vi søger nu en personlig assistent for direktøren for Forskning og udvikling, som vil være med i den næste spændende udviklingsperiode for VIAs forskning og udvikling samt for VIA som helhed. Lyder det som noget for dig? Så læs mere her:

Som personlig assistent vil du blive en del af direktionens stabsafdeling, hvor du sammen med ca. 20 dygtige kolleger bistår VIAs bestyrelse, direktion og chefer med strategisk rådgivning, administrativ understøttelse og koordinering. Vi varetager også opgaver i centrale organisatoriske processer og udvalg samt gennem juridisk rådgivning.

Din primære opgave vil være at understøtte direktøren for Forskning og udvikling i tæt samspil med direktørens nærmeste rådgiver (direktionspartner). Derudover vil du være en del af et team med de øvrige direktørers PA’er, hvor I sammen koordinerer og deler viden om centrale udfordringer og muligheder.

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. være:

• Kalenderstyring og koordinering af direktørens møder og aftaler, herunder opbygning af systematik og strukturering af direktørens møder og rejseaktiviteter
• Forberedelse, mødeunderstøttelse og opfølgning på direktørens møder, aftaler og projekter
• Ansvar for en smidig håndtering af omverdenens og organisationens henvendelser til direktøren
• Udarbejdelse af dagsordener og referater af direktørens chefmøder
• Tæt samarbejde om opgaveløsning med afdelingens direktionspartnere (konsulenter) og teamet af personlige assistenter ift. direktionens strategiske arbejde
• Præsentations-, sags- og materialeforberedelse for direktøren
• Håndtering af bilag og sagsgange i forhold til direktørens funktioner
• Ansvar for direktørens formelle mailkanal – herunder for videreformidling og opfølgning
• Øvrig tværgående administrativ opgaveløsning inden for stabens ansvarsområde.

Dine faglige og personlige kompetencer:
Vi forestiller os, at du har en relevant videregående uddannelse, eksempelvis som samfundsvidenskabelig eller humanistisk universitetskandidat. Du har erfaring med strategisk topledelsesunderstøttelse og gerne fra politisk styrede organisationer. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra uddannelses- og forskningsområdet, men det er ikke et krav.

Som person er du proaktiv, diplomatisk og imødekommende i din tilgang til de mange forskellige kollegaer og samarbejdspartnere, som gerne vil i dialog med VIAs direktør for Forskning og udvikling på trods af en tæt pakket kalender.

Derudover skal du også gerne have følgende kvalifikationer:

• Du er 100-meter mester i hurtigt at forstå toplederes agenda og formår at skabe en solid systematik og struktur omkring direktørens aktiviteter og dialoger
• Du har et skarpt overblik, og du er løbende på forkant, så alle aftaler er forberedte og afvikles med størst muligt udbytte
• Du har stærke analytiske og sproglige kompetencer, der gør dig i stand til at omsætte komplekse sager til klare prioriteringer og oplæg
• Du har erfaring med at udarbejde dagsordener, sagsfremstillinger og referater
• Du kan håndtere fortrolig viden og navigerer effektivt i både ledelsesmæssige og kollegiale relationer i det daglige
• Du er rutineret bruger af de gængse Office-værktøjer og har flair for og lyst til at arbejde med andre it-værktøjer, ligesom du er nysgerrig på anvendelsen af fx AI i din opgaveløsning.

Vi tilbyder dig:
Først og fremmest en unik stilling helt tæt på den øverste ledelse i en stor uddannelses- og forskningsinstitution med masser af udviklingsmuligheder, samarbejdsflader og spændende opgaver.

Derudover får du:

• Et fagligt udfordrende og udviklende job tæt på organisationens strategiske dagsordener, hvor du indgår i en række forskellige team- og opgavesamarbejder i og ud af afdelingen
• En bred vifte af administrative og koordinerende opgaver, der har stor betydning for direktørens daglige virke
• Et stærkt kollegaskab i en fagligt ambitiøs og engageret stabsafdeling, hvor vi gerne deler viden og erfaringer med hinanden
• Stor indflydelse på opgavetilrettelæggelsen og arbejdsdagen – med gode muligheder for hjemmearbejde, når opgaverne tillader det.

Du kan forvente at tilbringe din tid med kollegaer, der sætter pris på høj faglighed, hjælpsomhed og tværgående samarbejde. Og så bruger vi tid på at grine sammen, lære sammen og nyde en god mængde morgenbrød i hinandens selskab.

Din ansøgning og ansættelsesvilkår:
Hvis vi har fanget din interesse, så skriv gerne en ansøgning og fortæl os, hvorfor du er den helt rigtige personlige assistent for VIAs direktør for Forskning og udvikling. Indsend gerne en kort og målrettet ansøgning sammen med dit CV og evt. andre relevante dokumenter.

Der er ansøgningsfrist den 4. februar 2025. Vi holder 1. samtaler den 20. februar (uge 8) og 2. samtaler i begyndelsen af uge 9. Ved 2. samtalerunde deltager VIAs direktør for Forskning og udvikling.

Der er tale om en fuldtidsstilling (37 timer/uge) med forventet tiltrædelse den 1. april 2025 eller før, hvis du har mulighed for dette. Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter den til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten.

Dit hovedarbejdssted bliver VIA campus Aarhus N (Hedeager 2), men der må forventes aktiviteter på VIAs adresser i hele Region Midtjylland. Der vil desuden være mulighed for at planlægge hjemmearbejdsdage, når arbejdsopgaver og mødeaktivitet tillader det.

Hvis du vil have mere information:
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte faglig leder og direktionspartner Katrine Berke (T.: 8755 0584, M.: [email protected]) eller stabschef Lars Chr. Pedersen (T.: 8755 3968, M.: [email protected]).

VI er VIA
VIA er en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner med lokationer overalt i Region Midtjylland. Vi uddanner bl.a. lærere, sygeplejersker, ingeniører, designere og mange flere. Vi udvikler uddannelser i tæt samarbejde med praksis. Vi er en arbejdsplads med fleksibilitet, frihed og gode muligheder for udvikling. Hvis du er nysgerrig på, hvordan det er at arbejde i VIA, kan du læse nogle af vores fortællinger her.

I VIA værdsætter vi kompetence og talent i alle former. Vi tror på styrken i diversitet og byder alle velkomne, uanset køn, alder, etnicitet eller baggrund. Vi opfordrer derfor alle til at søge stillingen og blive en del af et inkluderende fællesskab.

Læs mere om VIA University College på http://www.via.dk/

Læs information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering på dette link: https://via.career.emply.com/persondatapolitik

Afdeling: Stab, strategi og politisk analyse

Ansøgningsfrist: 04 February 2025

Placering: Hedeager 2 Adm, 8200, Aarhus N, Danmark