Projektassistenz mit Schwerpunkt Medizinische Veranstaltungen (m/w/d)

Quereinstieg willkommen – wenn du stark in Organisation, Kommunikation und digitalen Tools bist.

Du organisierst medizinische Schulungen und Bildungsformate – live und digital – und unterstützt unsere Medical-Abteilung administrativ. Wenn du strukturiert arbeitest, gerne koordinierst und klar kommunizierst, gestaltest du hier Bildung, die wirklich ankommt.

DEINE AUFGABEN

Projektkoordination & Planung

• Planung und Steuerung von Fortbildungen
• Koordination interner und externer Stakeholder (Sales, Marketing, Referierende, Agenturen, Locations, Teilnehmende)

Teilnehmenden- & Speaker-Management

• Erstellung von Einladungen, Anlegen von Registrierungsseiten, Monitoring der Anmeldungen
• Ansprechpartner für organisatorische Fragen von Teilnehmenden und Referierenden

Budget- & Vertragsmanagement

• Unterstützung bei Erstellung/Verwaltung von Verträgen
• Rechnungsprüfung und Kosten-Tracking
• Saubere Dokumentation von Fortbildungen im CRM-System

DEIN PROFIL

Must-have

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in strukturierter Organisations-/Projektarbeit
  (z. B. Projektkoordination/PMO, Event-/Office-/Teamassistenz, Veranstaltungskoordination, Verwaltung)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit: Priorisieren, Fristen halten, mehrere Aufgaben parallel steuern
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Serviceorientierung – schriftlich wie mündlich
• Digitale Kompetenz: sicher mit Outlook, Word, Excel; schnelle Auffassungsgabe für neue Tools
• Sorgfalt bei Datenpflege, Dokumentation und Freigabeprozessen
• Deutsch fließend (C1) und sehr gutes Englisch (mind. B2/C1)

Nice-to-have

• Erfahrung mit webbasierten Tools (Webinar-/Meeting-Plattformen, E‑Learning/LMS) oder CRM-Systemen (z. B. Veeva)
• Grundkenntnisse in Vertrags- und Rechnungswesen (Prüflogik, Kostenstellen, Budgettracking)
• Erfahrung im Gesundheitswesen/Pharma oder Fortbildungsmanagement
• Kenntnisse in SAP, PDF-Editoren, OneNote o. ä.

Quereinstieg ausdrücklich willkommen – wenn du dich hier wiederfindest:

• Du arbeitest gerne mit Checklisten, Deadlines und hältst Projekte verlässlich „on track“.
• Du bist sorgfältig bei Daten & Dokumenten und magst klare Prozesse.
• Du koordinierst gerne verschiedene Anspruchsgruppen und bleibst ruhig & strukturiert.
• Du hast Spaß an digitalen Tools und lernst neue Systeme schnell.
• Du bringst eine Hands-on-Mentalität mit und optimierst Abläufe proaktiv.

Bei uns arbeitest du in einer wertschätzenden Teamkultur mit flachen Hierarchien. Schnelle Entscheidungen und viel Gestaltungsspielraum sowie Eigenverantwortung zeichnen deinen Arbeitsalltag bei ALK aus. Unsere modern ausgestatteten Büroräume bieten dir ein angenehmes Arbeitsumfeld. Durch die unmittelbare Nähe zu Bussen und S-Bahn ist unser Büro mit öffentlichen Verkehrsmitteln sehr gut zu erreichen.

Auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben legen wir viel Wert. Wir bieten dir zum Beispiel flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, 30 Tage Urlaub im Jahr und individuelle Teilzeitmodelle.

Entsprechend Deiner Qualifikation und Deinen Interessen fördern wir deine persönliche und fachliche Entwicklung durch Coaching, individuelle Weiterbildungen oder Förderprogramme.

Besonders attraktiv ist unser Paket aus Vergütung und Zusatzleistungen. Wir bieten dir beispielsweise:

• Betriebliche Altersvorsorge mit einem attraktiven Arbeitsgeberzuschuss
• Einen monatlichen Warengutschein von Belonio
• Erstattung deiner Internetkosten
• Einen Kinderbetreuungszuschuss
• Wahlweise Übernahme des Deutschlandtickets oder kostenloses Parken
• Wöchentlicher Obst- und Gemüsekorb

HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT?

Dann freuen wir uns auf deine aussagefähigen Bewerbungsunterlagen in englischer Sprache mit Angabe deiner Gehaltsvorstellung. Du kannst dich bewerben, indem du unten auf "Hier bewerben" klickst.