Office manager søges til Sekretariat for Nationalt Forsvarsteknologisk Center i enten Aalborg eller København

Office manager søges til Sekretariat for Nationalt Forsvarsteknologisk Center i enten Aalborg eller København

Har du erfaring med projektledelse og særligt projektøkonomi? Kan du agere i samspil mellem Forsvaret, forsvarsindustrien og forskningsverdenen, med særligt fokus på at få de administrative systemer til at hænge sammen? Trives du med projekt-/procesledelse, interessevaretagelse og at arbejde for europæisk sikkerhed? Lyder det spændende at være med til at starte noget nyt op og finde de rette svar hen ad vejen? Så læs med her. Nationalt Forsvarsteknologisk Center (NFC) er kommet godt i gang med sine opgaver, og der forventes et øget aktivitetsniveau. Vi søger derfor en kollega der kan styre en portefølje af projekter og økonomien bag, samt interagere med Aalborg Universitet som vært og de øvrige NFC partnere. Det er vigtigt at du gerne vil være med til at understøtte Forsvarsteknologisk udvikling og bidrage til at styrke Danmark og dets allieredes forsvar og sikkerhed, og du er trives i et miljø i højt tempo, gode kolleger og skiftende vilkår. NFC er etableret på tværs af de otte danske universiteter og de syv GTS-institutter. NFC’s vision er at løfte de danske forsvarsteknologiske kompetencer op i verdensklasse inden for udvalgte områder, så landets forsvar, sikkerhed og alliancer styrkes.

Jobbeskrivelse
Vi søger en kollega til at varetage en funktion som”office manager”, der kan medvirke til at understøtte den samlede opgaveløsning i sekretariatet for NFC med særligt fokus på at drive en projektøkonomi og sikre samspil med Aalborg Universitet som vært for NFC. Opgaverne vil blandt andet omfatte:

Overblik over administrationen af NFC sekretariatet med kontorer i København og Aalborg og koordination med partnere og på tværs af kolleger

• Drive en samlet projektøkonomi på tværs af et voksende antal bevillinger
• Understøttelse til koordinering af administrative processer med NFC medlemmer og aktører
• Holde overblik over de samlede ressourcer, forstået som både budgetstyring, lokaler, tidsregistering og kalender, i tæt samspil med specialiserede kolleger fra Aalborg Universitet
• Spille tæt sammen med centerdirektøren om ressourcer, compliance og strategiske spørgsmål
• Arrangementsstøtte herunder støtte til planlægning og afvikling af besøg, workshops, konferencer osv.
• Reservation af mødelokaler og bestilling af forplejning

NFC-sekretariatet er et mindre, agilt og motiveret team, der i høj grad kan arbejde selvstændigt. Der ligges vægt på etablering af partnerskaber og relationer, og alle kolleger skal være drevet af holdånd og at se muligheder til gavn for dansk forsvarssikkerhed og vækst.

Evnen til at opbygge tillid intent og eksternt og koordinere komplekse projekter på tværs af stærke interessenter vil være afgørende. Samt at man trives med perioder med krydspres og højt tempo.

Aalborg Universitet(AAU) er vært for NFC, og tjenestested kan være enten AAU campus i Københavns Sydhavn eller AAU campus Aalborg øst. Ansættelsesmyndigheden vil være AAU med reference til centerdirektøren

Om dig
Vi forventer at ansætte en profil med erfaring fra en administrativ stilling gerne indenfor forskningsverdenen eller centraladministrationen.

Erfaring med at drive projektøkonomi vil være nødvendigt, og gerne med bredere udsyn til styring af andre ressourcer som tid og lokaler.

Det vigtigt, at du er en holdspiller, er selvmotiverende og virker motiverende på andre, og at du evner at arbejde selvstændigt og praktisk med opgaverne i sekretariatet.

Vi forestiller os, at du:

Har erfaring med projektøkonomi og sekretariatsarbejde

• Er initiativrig og handlingsorienteret
• Har gerne erfaring fra en lignende stilling
• Er god til at formulere sig på dansk og engelsk, både skriftligt og mundtligt
• Har en helhedsorienteret organisations- og ledelsesforståelse
• Er it-kompetent, i et brugsperspektiv
• Er god til at opbygge positive relationer
• Er glad for at arbejde selvstændigt
• Besidder personlig integritet
• Har evnen til at bevare ro og overblik
• Kan også lide det administrative rugbrødsarbejde

Om Nationalt Forsvarsteknologisk Center(NFC)
I samarbejde med Forsvaret og danske virksomheder indgår NFC i strategiske forskningsprogrammer og højteknologiske udviklingsprojekter med henblik på at et teknologisk løft af Forsvaret og af dansk forsvarsindustri. NFC søger at styrke Danmarks rolle som attraktiv partner for udenlandske forsvars- og sikkerhedsvirksomheder og forskningsinstitutioner. Der vil være særligt fokus på at skabe stærke partnerskaber og koblinger til NATO og EU, og Danmark placeres strategisk i forhold til internationale værdi- og videnskæder inden for forsvar, sikkerhed og dual use-teknologi.

NFC er i europæisk henseende unikt som et nationalt samarbejde mellem vidensinstitutioner, der gennem projekter, uddannelse og innovation skal styrke Danmarks forsvarsteknologiske position med øget sikkerhed og flere arbejdspladser til følge. Centeret blev lanceret i februar 2023, Læs mere om NFC her:www.nfc.dk.

Vi tilbyder et udfordrende job med stor selvstændighed, afveksling i opgaverne og med en stor kontaktflade– både til Aalborg Universitet internt og til NFC’s medlemmer og interne samt eksterne interessenter og samarbejdspartnere.

Arbejdsstedet er Aalborg Universitet campus i København eller Aalborg. Der kan forekomme rejseaktivitet i forbindelse med NFC arrangementer.

Yderligere oplysninger om stillingerne kan fås ved henvendelse til centerdirektør Lars Bo Larsen på tlf. 4153 2577 [email protected]

Send din ansøgning hurtigst muligt og senest den 12. december 2024. Der forventes afholdt ansættelsessamtaler i uge 51.

Ansættelse forventes den 1. februar 2025.

Løn og ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning iht. gældende overenskomst i staten, herunder OAO-fællesoverenskomsten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Ansøgningsfrist
2024-12-12

Ref. nummer
1219333