Kombineret stilling som studieadministrativ koordinator og personlig assistent for videnskabelig medarbejder AALBORG UNIVERSITET

Kombineret stilling som studieadministrativ koordinator og personlig assistent for videnskabelig medarbejder AALBORG UNIVERSITET

Jobbeskrivelse
HYBRID STILLING SOM DELS STUDIEADMINISTRATIV KOORDINATOR OG PERSONLIG ASSISTENT TILBYDES PÅ INSTITUT FOR KULTUR OG KOMMUNIKATION PR. 1. JANUAR 2026.

STILLINGSBESKRIVELSE

Som studieadministrativ koordinator bliver du en del af Studieområdet på Institut for Kultur og Kommunikation. Studieområdet leverer administrativ støtte til undervisere og studerende på de uddannelser, der er tilknyttet instituttet.

Specifikt skal der administreres for joint degree kandidatuddannelsen i Visuelle studier og kunstæstetik, som er et samarbejde mellem Aalto universitetet i Finland og Aalborg Universitet (København).

Du skal derfor have lyst til både at nytænke og drive administration, der ikke passer ind i kasserne. Du skal dele og selv søge viden hos andre, samarbejde om opgaver og selvstændigt tage initiativ til fremdrift.

DINE PRIMÆRE ARBEJDSOPGAVER BLIVER:

• Koordinering på tværs af universiteter
• Koordinering, planlægning og kvalitetssikring af kompleks eksamensafvikling
• Opsøgende, instruerende og vejledende dialog med studerende, undervisere og censorer på tværs af de to universiteter
• Løsningsorienterede systemoprettelser, registreringer og sagsbehandlinger, som ikke passer præcist ind i de eksisterende rammer og regler.
• Understøttelse af fagkoordinator ift. udvikling og koordineret drift.

Som personlig assistent
Reducere skærmarbejde ved:

• Mødedeltagelse- og forberedelse
• Strukturere/stilladsere ift. vekslen mellem detalje og overblik, samt udføre og vedligeholde struktur, i håndtering af større tekstmængder og skriveopgaver, i form af:
• Læse og respondere på omfattende tekstmængder
• Finde dokumenter på tværs af forskellige platforme
• Håndtere at navigere mellem mange forskellige dokumenter på en gang ift. opgaver
• Skrive og/eller redigere tekst
• Læse/besvare mails + opdatere kalender

Kernefunktionerne er aktuelle på tværs af 4 kerneopgaver:

• Forskning
• Administration
• Undervisning
• Videnspredning

• Stærke kommunikative evner (både på dansk og engelsk)
• Erfaring med international koordination af studieadministration
• Erfaring med Joint degree uddannelser
• Et godt overblik og en udpræget sans for detaljer og systematik
• Vilje og evne til at få fulgt egne og fælles opgaver til dørs i en hverdag med deadlines og perioder med spidsbelastning
• En proaktiv tilgang til såvel opgaver som at hjælpe studerende, undervisere og kolleger
• Gode IT-kundskaber og parathed til at lære at begå dig effektivt i relevante interne IT-systemer
• Engelsksproglige kompetencer (mundtligt og skriftlig)
• Lyst til og mulighed for at rejse til København en gang i mellem.

VI TILBYDER:

• 29 timer
• Et alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og med en bred kontaktflade
• Gode faglige og personlige udviklingsmuligheder
• Dedikerede kolleger, som lægger vægt på faglighed og samarbejde
• Fleksible arbejdstider og kontorfaciliteter i Aalborg midtby
  

Da universitetet er i konstant udvikling, er det vigtigt også at være indstillet på, at opgaveporteføljen løbende udvikler sig og derfor over tid vil ændre sig.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til Winnie Ritterbusch 9940 9110 eller mail [email protected]. (Studieadministrativ del)

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Eksamensbevis
• Evt. relevante bilag

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Har du spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte os. Du finder kontaktpersoner nederst i opslaget.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Løn- og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår er i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.

Kontakter

• Winnie Ritterbusch: +4599409110, [email protected]
• HR support: 99403031, [email protected]

Ansøgningsfrist
17-12-2025

Ref. nummer
2025/792

Afdeling
Institut for Kommunikation og Psykologi