Administrativ medarbejder til Institut for Fysik, Kemi og Farmaci på Syddansk Universitet

Institut for Fysik, Kemi og Farmaci på Syddansk Universitet i Odense søger en ny administrativ medarbejder (HK) med opstart den 1. december 2024 eller tidligere hvis muligt.

Hvad går jobbet ud på?
Som udgangspunkt vil dine arbejdsopgaver være nedenstående, men der vil sandsynligvis komme andre opgaver til løbende, så du skal være åben for nye opgaver:

HR-opgaver

• Håndtering af ferie og fravær for alle instituttets medarbejdere
• Håndtering af diverse ansættelser, herunder studentermedhjælpere
• Planlægning af MUS-samtaler
• Administration af flekstid
• Udarbejdelse af nyhedsbrev, samt opdatering af informationsskærm
• Gæsteregistrering
• Udlevering af nøgler til ansatte og studerende

Mødeadministration og ledelsessupport

• Administrativ support til instituttets ledelsesgruppe
• Planlægning af instituttets møder samt diverse referatopgaver
• Bestilling af forplejning til møder og kurser
• Support til arrangementer
• Lettere serviceopgaver
• Løbende ad hoc-opgaver for sekretariatsleder, vice-institutledere og institutleder

Hvad søger vi?
Vi søger en selvstændig og serviceminded medarbejder, som motiveres af at yde god service og af variation i opgaveporteføljen. En struktureret og loyal teamplayer med stærke IT-evner, der kan jonglere flere opgaver og stadig bevare et godt humør. En person som kan lide at arbejde med regler og procedurer, men samtidig er fleksibel i sin opgaveløsning. Det er en fordel hvis du synes det er spændende at formidle både dagligdags informationer samt komplekse regler og procedure til større grupper.

Gode engelsk- og danskkundskaber er afgørende, da en stor del af arbejdet foregår på engelsk. Vi er et internationalt miljø.

Hvem er vi?
Du vil blive en del af fællesfunktionen på Institut for Fysik, Kemi og Farmaci. Vi er et tværfagligt team som er den administrative og tekniske kerne på instituttet. Vi har mange berøringsflader både indenfor og udenfor instituttet.

For nyansatte har vi en mentorordning og vi tilbyder et spændende job, hvor ikke to dage er ens.

Ansøgningsfrist er den 11. oktober.

Samtaler forventes afholdt uge 43 + 44.

Om Institut for Fysik, Kemi og Farmaci (FKF)
FKF er et af fire institutter ved Det Naturvidenskabelige Fakultet, SDU, og ligger i Odense. FKF er et institut med fokus på grundforskning og uddannelse. FKF varetager forskning indenfor fysik, kemi, farmaci, samt flere tværvidenskabelige områder. Instituttet er ansvarlig for bacheloruddannelserne i fysik, kemi, og farmaci samt kandidatuddannelser i kemi, medicinalkemi, farmaci og fysik. FKF har ca. 600 studerende fordelt på de enkelte uddannelser, samt ca. 150 ansatte.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Mette Søndergaard på telefon 93507639 eller mail [email protected]

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT eller Finansministeriet og Forbundet Kommunikation og Sprog.

Ansøgning skal indeholde følgebrev, CV og eksamensbevis. Alle dokumenter i forbindelse med ansøgning bør ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.

Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.

Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Placering: Odense, Denmark