Administrativ medarbejder til vikariat som kursusadministrator ved Forsvarsakademiet

Administrativ medarbejder søges til et vikariat ved kursusadministrationen hos Forsvarsakademiet. Vikariat varer til og med 31. juni 2025.

Har du interesse for kursusadministration og løbende forbedringer af administrative processer, og vil du arbejde med digitaliserede processer, der understøtter Forsvarets kursusvirksomhed?

Om os
Vi er en velfungerende og dynamisk enhed med 17 medarbejdere, der i rammen af ”shared service” håndterer kursusadministrative opgaver, der skal til for at håndtere koncernens ca. 1500 forskellige kurser.

I enheden er der fire faglige teams, som fokuserer på forskellige områder ud over den daglige drift. Hvert fagligt team, har en faglig leder. De fire fagteams indeholder bl.a. udenlandske kurser, undervisning i platformen, ITSM og årsplanlægning. Vi kører den daglige opgavestyring gennem Lean tavlemøder og ITSM (TopDesk). Sektionen arbejder primært på IT-platformen ’MinUddannelse’ (Plan2Learn), der er koncernens uddannelsesplatform.

Vi har et stort fokus på medarbejdertrivsel, nytænkning, procesoptimering, stabil drift, god service og et positivt arbejdsmiljø. For os er work-life-balance mere end blot et buzzword. Derfor prioriterer vi aspekter som hjemmearbejdsdage, fleksible mødetider og plads til forskellighed. Vi ønsker, at det skal være sjovt at gå på arbejde, og vi vægter det sociale samvær på tværs af hele afdelingen højt. Vi tror på, at et godt fællesskab fører til de bedste resultater. Det betyder, at vi b.la. har en social aktivitetskalender, hvor der ca. en gang om måneden er sociale aktiviteter både i og uden for arbejdstid.

Om stillingen
Dine primære arbejdsopgaver i denne stilling er at håndtere kursusadministration fra start til slut på vores platform ’Min Uddannelse’ (Plan2Learn) samt yde support på flere forskellige medier, herunder mail, TOPdesk og telefon. Vi administrer årligt omkring 1500 kurser som omfatter både blended learning aktiviteter og e-læring.

Arbejdsopgaverne koordineres via tavlemøder ud fra Lean principper, hvilket kræver at den rette kollega trives i en dynamisk hverdag med varierede opgaver og et tæt samarbejde med teamet.
I jobbet har du mulighed for at udvikle dine færdigheder inden for administration, nytænkning på området samt udvikling af processer i en stor og mangfoldig koncern.

Om dig
Vi ser gerne at du har en kontoruddannelse, gerne med speciale i offentlig administration eller lignende.

Vi søger en imødekommende, serviceminded, udviklingsorienteret vikar til kursusteamet.
Du skal være dygtig til kundeservice, have en respektfuld tilgang, og forstå vores forretningsprocesser samt vores kunder som inkluderer soldater, kursusledere, chefer og kollegaer i både Forsvaret og ved Styrelserne.
Det er vigtigt, at du er mødestabil og fleksibel, da opgaverne varierer, og at du kan håndtere, at du ikke ejer dine egne opgaver. Du skal have en høj arbejdsmoral og trives med at løse opgaver i fællesskab.

Fagligt er det vigtigt at du har forståelse for IT og er en erfaren bruger af Office pakken. Interesse for ticketsystemer, digitale skabeloner eller formularer kan være en fordel, ligesom kendskab til Plan2Learn og Lean principper kan være.

Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

Dit faste tjenestested vil være Svanemøllens kaserne.

KONTAKT OG ANSØGNING
Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte leder af kursusteamet i Koncernfælles Kursusadministration (KFKA) afdelingsleder Jesper Lund, på telefon nr. 5364 3154.

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen herunder ansættelsesvilkår kan du kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Charlotte Meinertz Hansen på telefon 7281 9639.

Ansøgningsfristen er den 15. november 2024 og samtaler forventes afholdt løbende.

Stillingen er til besættelse 6. januar 2025 eller snarest muligt derefter.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og uddannelsesbevis. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du gerne tage dem med til en eventuel samtale.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSAKADEMIET
Forsvarsakademiet (FAK) bidrager til Forsvarets opgaveløsning ved at levere relevante og tidssvarende uddannelser samt forskning og rådgivning til Forsvarets medarbejdere og myndigheder. Dertil støtter FAK koncernen med kursusadministration samt vejledning i pædagogik og digitale læringsformer.

FAK består af tjenestesteder i henholdsvis København, Varde, Karup og Frederikshavn og udbyder grund- og videreuddannelserne, herunder sergent- og officersuddannelser, inkl. sprogofficersuddannelsen, Den Militære Akademiuddannelse samt Master i Militære Studier. Derudover udbyder FAK en lang række efteruddannelser, der bidrager til, at Forsvarets medarbejdere og reserven kan løse deres opgaver effektivt og professionelt gennem hele karrieren.

FAK gennemfører forskning og udvikling indenfor de tre militære kerneområder; militære operationer, militær strategi og militær ledelse samt tilknyttede områder som krigshistorie, kulturforståelse og militær teknologi. FAK indgår i samarbejder med både danske og udenlandske forsknings- og uddannelsesinstitutioner og bidrager til udvikling af NATO's doktriner og forskningsprojekter. Vidensproduktionen understøtter uddannelserne, men anvendes og formidles også bredt til gavn for Forsvaret, nationale og internationale samarbejdspartnere samt samfundet som helhed. Læs mere på fak.dk.

Læs mere om Forsvaret som arbejdsplads på www.Forsvaret.dk

Afdeling: Lautruphøj 8, Ballerup

Lokation: København, Danmark