Naturvidenskab på SDU søger studieadministrativ medarbejder til eksamensplanlægning og sagsbehandling

Ansøgningsfrist den 2. Januar 2025 kl. 23:59
Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat søger en fuldtidsmedarbejder til arbejdsopgaver knyttet til fakultetets studieadministration. Vi forestiller os, at vores nye kollega har en baggrund inden for kontor eller administration.

Vi i Studieadministrationen er en del af Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat med i alt 50 gode og dedikerede kollegaer, der ønsker at få dig med på holdet i en travl og spændende hverdag. Vi har en uformel omgangstone, og lægger vægt på det gode kollegaskab og arbejdsliv.
I studieadministrationen er vi et team på seks medarbejdere og en teamleder, der samlet løser de overordnede studieadministrative og -planlægningsmæssige opgaver på Det Naturvidenskabelige Fakultet, og herudover varetager betjeningen af vores prodekan for uddannelse, uddannelsesudvalg og studienævn.
Vores dagligdag præges af, at vi indgår i et bredt samarbejde på tværs af SDU’s centrale studieadministrative enheder, sekretariatet og fakultetets institutter, og vi supporterer og vejleder i såvel IT-/studieadministrative systemer som regler og jura, der relaterer sig til vores uddannelser.
Derfor er det en kerneværdi for os, at vi vægter viljen til at yde service, finde løsninger og bygge konstruktive samarbejdsrelationer.

I teamet har vi alle egne ansvarsområder, men vi prioriterer at opnå kendskab til og understøtte hinandens opgaveløsning, når der er brug for det.

Om stillingen:
Som vores nye medarbejder i studieadministrationen bliver dine primære opgaver i relation til eksamensplanlægning og -afvikling, samt at deltage i sagsbehandlingen for studienævnene. Opgaveløsningen forudsætter at du trives med mange forskelligrettede kontaktflader, og at du kan kommunikere tydeligt og korrekt på såvel dansk som engelsk på både skrift og i tale. Det er desuden afgørende, at du arbejder struktureret og systematisk, at du har en god forståelse for IT-systemer og databaser, og at du har let ved at sætte dig ind i nye digitale systemer. Du skal være rutineret bruger af Microsoft Office, herunder særligt Microsoft Excel.

Du vil få hovedansvaret for følgende opgaver, med støtte fra fakultetets øvrige studieadministrative medarbejdere:

• Eksamen:
  • Eksamensplanlægning
  • Sagsbehandling af eksamensklager
• Sagsbehandling for studienævnene
  • Ansøgninger om genoptag og genindskrivning
  • Ansøgninger om startmerit, merit og forhåndsmerit

Derudover vil du skulle løfte følgende opgaver i samarbejde med fakultetets øvrige studieadministrative medarbejdere:

• Eksamen:
  • Eksamensafvikling
  • Undersøgelse af sager om formodede eksamensuregelmæssigheder
• Sagsbehandling for studienævnene:
  • Øvrige dispensationsansøgninger for studienævnene
• Kvalitetssikring af:
  • Studieordninger og kursusbeskrivelser
  • Studiesider på web for studerende
  • Skemaer

Erfaring med de specifikke opgavetyper er en fordel, men ikke en nødvendighed, da oplæring vil finde sted. Det er dog essentielt, at du både trives med opgaver, der kræver detaljeorientering, koncentration og overblik, samt opgaver, hvor udadvendthed og kontakt med studiesekretærer, eksamensvagter, IT-supportere og studerende er påkrævet. I forbindelse med eksamensplanlægningen vil du definere krav og restriktioner, som vores eksamensplansystem skal følge. Derefter lader du vores avancerede system udføre planlægningen og gennemgår efterfølgende løsningen for at sikre, at alle krav og restriktioner er overholdt. Under eksamensafviklingen vil du være ansvarlig for at informere og vejlede eksamensvagter og studerende om eksamensregler og procedurer, samt håndtere elektronisk overvågning for at sikre en retfærdig eksamen. Hvis reglerne ikke følges af deltagerne, skal du kunne håndtere situationen roligt og myndigt med naturlig autoritet.

Vi forventer, at du er:

• Professionsbachelor inden for administration eller kontoruddannet
• Detaljeorienteret, systematisk og god til at arbejde selvstændigt
• Kompetent IT-bruger, og har let ved at sætte dig ind i nye IT-systemer
• Glad for driftsbetonede opgaver
• Interesseret i administration af videregående uddannelser og evt. har kendskab til området
• God til såvel skriftlig som mundtlig formidling på både dansk og engelsk

Vi leder efter en kollega med godt humør og som er servicemindet. Det vægtes, at du besidder personlige egenskaber som engagement, systematik, selvstændighed, samarbejdsvillighed og evnen til at tale med mange forskellige mennesker.

Ansøgningsprocedure
Evt. spørgsmål kan rettes til sekretariatschef Niels Kring ([email protected], 65502276) eller teamleder Søren Sten Hansen ([email protected], 65502593).
Stillingen er på 37 timer om ugen med tiltrædelse 1. marts 2025.
Ansøgningsfrist den 2. Januar 2025 kl. 23:59. Første runde samtaler forventes afhold den 15. januar og med evt. anden runde samtaler den 24. januar.

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT.

Ansøgning skal indeholde:

• Følgebrev (ansøgningen)
• CV
• Eksamensbevis

Dokumenter i forbindelse med ansøgning må ikke indeholde CPR-nummer – i så fald skal CPR-nummer overstreges.

Alle vedhæftede filer skal være i Adobe PDF format.
Følgebrev og CV må max. fylde 5 Mb.
Vejledning i forbindelse med ansøgning findes her.

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Placering: Odense, Denmark