Løsningsorienteret administrativ medarbejder søges til Rådmandssekretariatet i Teknik og Miljø

Brænder du for at understøtte vores rådmand og direktør, at være med til at drive et travlt Rådmandssekretariat og at løse en bred vifte af opgaver sammen med andre? Er du struktureret, serviceminded, udadvendt, og kan du holde hovedet koldt og humøret højt, selv når det går stærkt og der er mange bolde i luften? Så er du måske netop den administrative medarbejder, som vi søger.

Rådmandssekretariatet er en tværgående stabsenhed, hvor vi bistår rådmand, direktør og direktion i den politiske og administrative ledelse af Teknik og Miljø.

Dine primære arbejdsopgaver vil være:

• Back-up funktion for rådmandssekretæren
• Sekretariatsopgaver i forbindelse med møder i Teknisk Udvalg (udarbejdelse og udsendelse af dagsorden, kontaktperson til Borgmesterens Afdeling, opfølgning på bestillinger fra byrådsmøderne, byrådshenviste sager, bestilling af notater og opfølgning på samme mv.)
• Medansvar for styring og håndtering af Rådmandssekretariatets afdelingspostkasse (særligt i forhold til rådmandshenvendelser, aktindsigt, 10-dages forespørgsler og beslutningsforslag)
• Andre administrative opgaver, som kunne omfatte håndtering af opkald til Rådmandssekretariatets hovednummer, mødebooking og mødeforberedelse, journalisering og sagsstyring, økonomistyring, bogføring, personaleadministration, indkøb, rejsebestilling mv.

Du vil således få et alsidigt spænd af opgaver, hvor du hver dag vil bidrage til understøttelsen af vores rådmand og direktør og de mange forskellige opgaver i Rådmandssekretariatet.

Dine nærmere opgaver vil løbende kunne blive tilpasset dine konkrete ønsker og kompetencer og behovene i Rådmandssekretariatet.

Du vil blive nærmeste kollega til to administrative medarbejdere, der arbejder med lignende arbejdsopgaver. Der vil være et tæt samarbejde, så du skal være fleksibel og bl.a. kunne bidrage til dine kollegers opgaver, både i det daglige og i forbindelse med fravær.

Stillingen er en krævende, men spændende stilling, hvor du vil opleve, at opgaver og opgavefokus ofte kan ændre sig, hvor tempoet er højt og hvor vi har mange korte deadlines. Det er afgørende, at du kan løse dine opgaver hurtigt og med høj kvalitet. Det er derfor vigtigt, at du har et godt overblik, arbejder struktureret i din opgaveløsning, og selv når der er travlt, med sikker (og venlig) hånd og et smil kan styre dine opgaver og hjælpe andre.

Vi forventer:
Du har en relevant uddannelse inden for kontor og administration, og at du har erfaring med administrativ sekretariatsbetjening. Du har også gerne en solid, flerårig erfaring fra en lignende funktion i en offentlig politisk styret organisation.
Vi ønsker derudover, at du:

• Er god til planlægning, styring og koordinering med blik for både detaljen og helheden
• Er engageret, kan tage initiativ og gå forrest, også selvom det nogle gange kan være svært eller besværligt at få opgaverne løst
• Er ansvarsfuld, kan arbejde selvstændig og kan håndtere komplekse opgaver
• Følger opgaver til dørs og overholder deadlines, og du kan sikre fremdrift - også når det involverer at rykke kolleger for deres bidrag
• Synes, at det er sjovt at arbejde med mange bolde i luften på samme tid og i et til tider hektisk arbejdstempo, hvor dine evner til at være fleksibel og omstillingsparat kommer i spil
• Er rodfæstet, serviceminded og let omgængelig, og at du sætter pris på at færdes i uhøjtideligt miljø
• Har situationsforståelse og ikke er bange for at tage fat
• udtrykker dig klart og præcist på skrift og i mundtlig kommunikation
• Har gode IT-færdigheder

Da du kommer til at samarbejde med mange, meget forskellige kolleger og chefer, er det vigtigt, at du har stærke relationelle kompetencer og at du sætter en ære i at hjælpe og samarbejde med andre. I Rådmandssekretariatet kommer du til at skabe resultater for og sammen med andre.

Når du søger stillingen:
For os er det vigtigt, at du er det bedste match for os. Ikke bare med dine faglige færdigheder men også som kollega. Du må derfor gerne skrive i din ansøgning, hvordan vi får den bedste kollega ud af dig? Hvad motiverer dig, og hvordan arbejder du bedst?

Vi tilbyder:
Du vil komme til at sætte dit præg på en spændende arbejdsplads i en af landets største kommuner. Du kommer tæt på topledelsen i Teknik og Miljø og du bliver en vigtig brik i at få det daglige arbejde i Rådmandssekretariatet til at fungere. Du får mulighed for at sætte dit præg på, hvordan opgaver løses og hvilke løsninger, der skal vælges.
Vi kan tilbyde dig en spændende og fagligt udviklende hverdag, hvor du er en del af et dynamisk og velfungerende Rådmandssekretariat. Kontoret består af 18 medarbejdere. Vi er ambitiøse på opgaverne, fleksible, har en uformel omgangstone og alle hjælper, når det brænder på. Vi prioriterer et fællesskab, hvor vi fagligt og socialt er sammen om vores opgaver og hvor det er både sjovt og udfordrende at gå på arbejde.

I Rådmandssekretariatet får du kolleger, der arbejder med:

• Politisk-strategisk arbejde, der sikrer udviklingen af Aarhus Kommune samt Teknik og Miljøs opgaveløsning, både internt i kommunen og i forhold til omverdenen
• Politisk sagsbehandling, der fremmer rådmandens og byrådsmedlemmernes muligheder for at træffe beslutninger til gavn for Aarhus Kommune. Heri er der særligt fokus på at sikre høj kvalitet i beslutningsgrundlag til rådmand, byråd og udvalg.
• Strategisk udvikling af Teknik og Miljø som organisation og af enkelte enheder
• Juridisk rådgivning til ledelse og medarbejdere i Teknik og Miljø

Løn og ansættelsesvilkår:
Løn og ansættelsesvilkår er i henhold til gældende overenskomst. Endelig lønfastsættelse sker efter forhandling med den forhandlingsberettigede faglige organisation.

Stillingen er en fast stilling på 32 eller 37 timer pr. uge og ønskes besat pr. 1. juni 2025.

Din primære arbejdsplads er på Aarhus Rådhus, men du vil lejlighedsvis skulle arbejde fra Blixens, som er Teknik og Miljøs kontordomicil i Gellerup. I Teknik og Miljø gør vi aktivt brug af hjemmearbejde.

Læs mere om Teknik og Miljø, hvad du kan forvente af rekrutteringsprocessen og vores generelle løn- og ansæt­telsesvilkår. Bliv en del af Teknik og Miljø (aarhus.dk)

Ansøgning
Stillinger i Aarhus Kommune søges elektronisk. Klik på ”Søg job” nedenfor for at udfylde og sende din ansøgning. Alle felter med * skal udfyldes. Først når du har modtaget en kvittering pr. e-mail, har vi modtaget din ansøgning.

Proces:

• Torsdag den 10. april: Ansøgningsfrist: Vi skal have en ansøgning med et CV. Kopi af eksamensbevis skal vedlægges
• Fredag den 11. april: Vi udvælger kandidater til 1. samtale. Vi indkalder kandidater til samtale pr. mail samme dag.
• Tirsdag den 22. april: Vi afvikler 1. samtale

Kandidater, der går videre til 2. samtale:

• Torsdag den 24. april: 2. samtale

I forbindelse med 2. samtale vil du blive præsenteret for en kort opgave, der skal løses og evt. gennemføre en personprofiltest.

Der kan blive indhentet referencer efter nærmere aftale med den person, som vi ønsker at tilbyde stillingen.

Hvis du vil vide mere:
Har du spørgsmål til stillingen eller hvordan det er at arbejde i Rådmandssekretariatet, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Lisette Bulig Thoustrup på mobil 2425 7683.

Hvis du gerne vil vide mere om stillingen fra en kommende kollega, kan du ringe til chefsekretær Arzu Türkoglu på mobil 2115 2365 eller administrativ medarbejder Cecillie Kronborg på mobil 2057 6805.

Om Aarhus Kommune
Aarhus Kommune er Jyllands største arbejdsplads, hvor 28.000 professionelle og passionerede kollegaer hver dag arbejder for at gøre visioner til virkelighed og skabe værdi for borgere og samfundet omkring os. Vi er en arbejdsplads, der vægter faglighed og samarbejde højt og vi tror på, at vores forskelligheder er med til at gøre Aarhus for en god by for alle.

Sammen arbejder vi for en bæredygtig og inkluderende by, hvor både ansatte, borgere, virksomheder og naturen kan trives og blomstre. Vi har ambitioner for byen – og for dig. Kom og vær med!

Afdeling: Rådmandssekretariatet

Ansøgningsfrist: 10 April 2025

Placering: Sønder Allé, 2, 8000, Aarhus, Danmark