Er du vores nye Executive Assistant med digitalt flair og en sjette sans for detaljer?

Er du vores nye Executive Assistant med digitalt flair og en sjette sans for detaljer?

Så tilbyder vi et spændende job i Industriens Pensions ledelsessekretariat. Du bliver et vigtigt bindeled mellem ledelsen og resten af organisationen.

Spændende arbejdsopgaver, attraktive ansættelsesvilkår og en alsidig hverdag
Du får et spændende, udfordrende og afvekslende job med en høj grad af indflydelse på dine arbejdsopgaver.

Du bliver en del af ledelsessekretariatet, der ud over dig består af PA Linda, som er dygtig, sjov og ikke mindst hamrende serviceminded og en studentermedhjælper eller to. Du og Linda har det daglige ansvar for, at ledelsens og bestyrelsens dagligdag, beslutningsprocesser og arbejdsgange forløber så gnidningsfrit og effektivt som muligt.

”Jeg glæder mig til at få dig som sparringspartner og til, at vi sammen skal gøre arbejdslivet nemt for ledelsen og bestyrelsen – som i øvrigt er nogle rigtig rare mennesker at arbejde sammen med” fortæller Linda, som du kan ”møde” nederst i opslaget

I din nye stilling hos os får du helt konkret …

• En attraktiv lønpakke.
• En solid og tætmasket sundheds- og tandforsikring.
• Masser af muligheder for faglig og personlig udvikling.
• En alsidig og dynamisk arbejdsdag, hvor du får mulighed for selv at påvirke dine arbejdsopgaver og bringe din kreativitet i spil.
• Din daglige gang på en uformel arbejdsplads i indbydende og charmerende lokaler – med højt til loftet i mere end en forstand – i hjertet af København – kun 5 minutter på gåben fra Nørre- og Vesterport.

Familie og fritid kommer i første række
Derudover bliver du en del af en dejlig arbejdsplads. Respekt, ordentlighed, humor og godt humør er nøgleord. For vi skal alle gå glade til og fra arbejde.

Vi mener, at der skal være plads til det hele menneske. Derfor er det vigtigt for os, at du kan prioritere din fritid, familie og dine venner. Og det er ikke bare noget, vi siger. Så selvom jobbet en sjælden gang kan kræve en ekstraordinær indsats, så behøver du ikke at aflyse aftenaftaler i tide og utide eller være online udenfor normal arbejdstid. Du vil opleve, at vi prioriterer den sunde balance.

Du får hverdagen til at glide så let som muligt for ledelsen og bestyrelsen
I din dagligdag kommer du primært til at servicere vores administrerende direktør. Herudover skal du også servicere vores forsikringsdirektør og investeringsdirektør samt vores bestyrelse. Og hvad ligger der så i det?

Lad Linda give dig et smugkig ind i, hvordan din hverdag kunne komme til at se ud:

Du møder ind om morgenen, får dig en kop kaffe samt en lille snak og et godt grin med de kolleger, du støder på. Herefter skal du have tjek på ledelsens kalendere, og der er helt sikkert møder, du skal flytte, revidere eller indkalde til. Dernæst skal du måske sammensætte og udsende udvalgs- eller bestyrelsesmateriale, når du har givet det en grundig korrekturrunde og fået det endeligt godkendt af de relevante kolleger og ledelsen. Ovenpå det kan det være, at du skal strikke en præsentation sammen.

Om eftermiddagen har du måske et møde med en samarbejdspartner omkring et arrangement, der skal afvikles, og pludselig opstår der behov for, at du dækker op i et mødelokale, da piccolinen er blevet forhindret. I mellemtiden har du måske fået at vide, at mødet ikke skal vare længere, end det er tidssat til, og at du gerne må holde styr på, at den administrerende direktør når sit næste møde.

Hen mod slutningen af dagen er der måske nogen, der skal have sendt et dokument til England med kurer, hvor du skal sørge for det praktiske i forbindelse med dokumentation og afsendelse. (Og ja ja, du kan være helt rolig, vi har ikke urealistiske forventninger til, at du når alt det på én dag, det var blot for at give dig en idé om bredden i arbejdsopgaverne).

Så helt konkret skal du …

• Planlægge og koordinere møder, begivenheder og bestyrelsesmøder, herunder booke lokaler, udarbejde dagsordener, indsamle materiale fra organisationen og sikre distribuering/upload af dokumenter af høj kvalitet.
• Udarbejde og formatere præsentationer, rapporter og dokumenter til bestyrelsesmøder og øvrige møder, være referent samt sørge for et højt kvalitetsniveau.
• Supportere bestyrelsen og ledelsen administrativt i form af kalenderstyring og kommunikation med interne og eksterne interessenter.
• Følge op på beslutninger truffet af ledelsen og/eller bestyrelsen og koordinere med relevante afdelinger.
• Håndtere fortrolige oplysninger og dokumenter med største omhu og professionalisme.
• Understøtte Industriens Pensions drift ved at løse ad hoc-opgaver efter behov.
• Og som en del af et serviceminded ledelsessekretariat være til stede på Nørre Farimagsgade.

Du er en sproglig skarpskytte og pedantisk detaljerytter
Vi forestiller os, at du har en relevant baggrund (måske med noget erhvervsjura indover?) og minimum 3-5 års erfaring som personlig assistent eller lignende. Din erfaring gør, at du er i stand til at håndtere følsomme oplysninger professionelt og i fuld fortrolighed, og så har du de personlige evner, som gør, at du kan samarbejde med alle typer af personligheder på tværs af organisationen.

Det er et klippefast krav, at du har erfaring med bestyrelsesbetjening, og så skal du helst ikke ligne et spørgsmålstegn, når du hører om corporate governance-principper.

Samtidig forventer vi, at du er ansvarsfuld, struktureret og engageret, og så ser vi gerne, at du kan være husets faglige fyrtårn inden for korrekt korrektur og kommasætning på dansk og engelsk. Derudover er du digital superbruger i Microsoft Office-suiten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Admincontrol), og sidst, men ikke mindst, er dit arbejde kendetegnet ved en så høj kvalitet, at det får compliance-kravene inden for finans og pharma til at blegne.

Men hov, vi glemte det vigtigste af det hele: Nemlig at du ikke er for fin til at ’røre i kaffen’ og give super service. For herinde løfter vi i flok, og du må derfor forvente, at opgavernes karakter og kompleksitet kan variere.

Har du spørgsmål?
Så vil HR chef Morten Sommerfeldt, hellere end gerne besvare dem. Du kan fange ham på telefon +45 28 55 86 65.

… Eller lyder det bare som den helt rigtige mulighed for dig?
Så send os dit motiverede CV allerede nu. Vi afholder samtaler løbende og ansætter hurtigst muligt.

Vi glæder os til at hilse på dig og håber på, at lige netop du bliver vores nye kollega.

Mød din nye leder, Laila Mortensen, adm. direktør

” Nogen tror at jeg har en foretrukken måde, at tingene skal gøres på. Det er faktisk ikke vigtigt, men jeg har en svaghed for at ting bliver gjort og gerne med en vis kvalitet. Du kommer primært til at skulle hjælpe mig, og du vil opleve, at jeg værdsætter at du løser opgaverne – også uden at jeg behøver være involveret. Er jeg opgavefokuseret? Jeps, men jeg lægger også vægt på, at vi har en dagligdag med plads til et grin og en snak med kolleger rundt om i huset.

Som leder tror jeg på, at det vigtigste for at blive en succes I IP er, at man har ”hjertet på rette sted” og kan se sig i vores kultur. En kultur som er præget af hjælpsomhed og højt engagement, der er ingen ’rundsave på albuerne’, og en høj faglighed.”

Mød din nye kollega, Linda Westh-Larsen, chefsekretær

”Du bliver min nye kollega, og jeg håber, at du er en, man kan snakke tæt med og også få et godt grin med over noget, der dukker op i løbet ad dagen. Det gode kollegaskab er faktisk noget, vi alle går op i herinde. Vi har en uformel omgangstone og høj medarbejdertrivsel. Du kommer ikke til at fortryde det, hvis du vælger Industriens Pension som din næste arbejdsplads. Jeg glæder mig til at byde dig velkommen”

Afdeling:

Lokation: Industriens Pension

Ansøgningsfrist: 14 Apr 2025