Medarbejder til institutsekretariatet ved Institut for Klinisk Medicin

Har du lyst til at blive en del af vores velfungerende team og arbejde med en bred vifte af sekretariatsopgaver? Så søger vi en ny kollega pr. 1. oktober 2024 eller snarest derefter. Stillingen er en tidsubegrænset fuldtidsstilling. Institutsekretariatet – hvem er vi?
Som vores nye kollega vil du indgå i et sekretariat bestående af 10 engagerede medarbejdere med meget forskellige faglige baggrunde, som løser mange forskelligartede opgaver. Vi er et udadvendt sekretariat med mange samarbejdspartnere internt på universitetet og eksternt til universitetshospitalet, regionshospitalerne og andre offentlige og private organisationer. Organisatorisk hører stillingen til institutsekretariatet, og du refererer således til sekretariatslederen. Dine arbejdsopgaver
Sekretariatet løser mange forskelligartede opgaver, der spænder fra daglige driftsopgaver til udviklings- og projektrelaterede opgaver. Den endelige opgavesammensætning afhænger af dine kompetencer og erfaringer, men det er vigtigt at du trives med at arbejde i forskellige systemer. Dine opgaver bliver primært driftsrelaterede og kommer blandt andet til at bestå i at

• Håndtere fakturaer i universitetets faktureringssystem, IndFak
• Være webredaktør i Typo3 for instituttets interne hjemmeside
• Være superbruger i AU’s personalesystem mitHR i forhold til blandt andet ferie- og fraværsregistrering.
• Hjælpe vores samarbejdspartnere, studerende, ansatte osv., når de henvender sig hos instituttet og har spørgsmål eller brug for hjælp.
• Booke møder for institutledelsen

• Løbende ad hoc-opgaver

Herudover forestiller vi os, at dine opgaver bliver at

• Bidrage til at udvikle en intern procedure for modtagelse af fakturaer, sikre indgåelse af økonomiske aftaler mv.

• Være tovholder for et større årligt forskerarrangement samt koordinering af flere mindre arrangementer/events
• Ledelsesunderstøtte institutledelsen (som består af institutlederen, sekretariatslederen og tre viceinstitutledere) inden for bestemte faglige områder, herunder sikre opfølgning, mødebooking, mødeforberedelse mv.
• Varetage ansættelsesprocessen af videnskabeligt personale for udvalgte medarbejdergrupper

Som sekretariat er det af afgørende betydning, at vi hurtigt og kompetent kan indtage og omstille os i forhold til nye opgaver, så det er vigtigt, at du har mod på, at opgaverne kan komme ad hoc, og at din hverdag er præget af perioder med stor travlhed og mange bolde i luften. Endelig er vi optagede af, at opgaverne skal kunne skifte hænder, så såvel opgaver og sekretariatets medarbejdere hele tiden udvikler sig, så fleksibilitet og åbenhed er en forudsætning for at trives i vores sekretariat. Vores forventninger til dig
Det er ikke en forudsætning, at du har en bestemt uddannelsesmæssig baggrund, men det er afgørende, at du er imødekommende, udadvendt, har en positiv indstilling og nyder at have en bred kontaktflade. Du kan holde mange bolde i luften og lader dig ikke forstyrre af at blive afbrudt og tage nye opgaver ind. Du er en stærk organisator og sætter en ære i, at tingene bliver gjort til tiden, med den rette kvalitet og ikke mindst på en serviceminded og venlig måde. Du løser dine opgaver selvstændigt og proaktivt og tager meget gerne initiativ til forbedringer og effektiviseringer i institutsekretariatet. Det er en fordel at have erfaring fra en stor, politisk organisation som universitet eller hospital, men ikke et krav.

Du har gode samarbejds- og kommunikationsevner og kan begå dig på engelsk i såvel skrift som i tale.

Ansøgningsfrist: 26. juni 2024.

Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 32/33 – og evt. 2. samtale i uge 34. Kontakt os
Hvis du vil høre mere om stillingen eller har spørgsmål er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Maria Bøndergaard Røjkjær på 2093 1969.

Du kan læse mere om Institut for Klinisk Medicin, Aarhus Universitet her: http://clin.au.dk/

Ansættelsesgrundlag
Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling (37 timer/uge), dog med mulighed for at aftale nedsat tid. Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og relevant overenskomst.
Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning
• Curriculum Vitae
• Angivelse af uddannelse (kopi af relevante eksamensbeviser)
• Referencer/anbefalinger kan uploades særskilt i e-rekrutteringssystemet

Vi henviser til fakultetets Vejledning for ansøgere.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Afdeling: Sekretariatet, Inst.f. Klinisk Med/Secretariat, Department of Clinical Medicine

Ansøgningsfrist: 26 June 2024

Placering: Aarhus N Palle Juul-Jensens Boulevard 11