Administrativ koordinator til Vardemuseerne

Vardemuseerne søger en engageret og struktureret koordinator til administrativ support og salg

Har du sans for detaljer og har du en naturlig evne og lyst til at hjælpe det andet menneske i telefonen? Er du imødekommende og samarbejdsorienteret og har du erfaring med administrative opgaver og er du vant til at arbejde med CRM-systemer? Lyder Copilot, chatbots og AI generelt som noget, du har lyst til at blive klogere på i fremtiden, så er du måske Vardemuseernes nye koordinator og administrative support.

Om stillingen:
Som administrativ koordinator hos Vardemuseerne vil du varetage en central administrativ funktion med en væsentlig salgs- og support funktion, du bliver den første der møder vores gæster i telefonen. Du vil have en central og koordinerende rolle i hele huset. Dine opgaver vil derfor spænde bredt og vil kræve et højt serviceniveau samt naturlig flair for struktur. Stillingen er en fuldtidsstilling i Varde.

Telefoner og mails:

• Håndtering af indgående opkald og e-mails fra kunder og samarbejdspartnere.
• Sikring af effektiv og professionel kommunikation som den første stemme, gæster og samarbejdspartnere møder.

Booking i CRM-system:

• Administrering af bookingforespørgsler og opdatering af vores CRM-system.
• Sikring af korrekte data og optimal brug af systemet.

Varebestillinger, især salgsvarer til vores museumsbutikker:

• Håndtering af bestillinger af salgsvarer og andre nødvendige materialer.
• Koordinering med leverandører for at sikre rettidig levering.

Mødeadministration:

• Udsendelse af mødeindkaldelser, indsamling af dokumenter, samt udarbejdelse af referater.
• Sikring af, at alle relevante dokumenter er vedhæftet og tilgængelige for mødedeltagerne.

Support ved arrangementer og events:

• Koordinering og planlægning af arrangementer og events i samarbejde med det øvrige team.
• Sikring af, at alle nødvendige ressourcer er på plads og tilgængelige.

Vi forestiller os, at du:

• Har erfaring med administrativt arbejde, gerne fra en lignende stilling.
• Er serviceminded og kommunikerer klart og venligt både mundtligt og skriftligt.
• Har kendskab til CRM-systemer og er vant til at arbejde struktureret med data.
• Er detaljeorienteret, god til at bevare overblikket samtidig med du kan indhente de oplysninger du skal bruge hos dine mange kolleger.
• Kan arbejde selvstændigt og initiativrig.
• Har gode IT-færdigheder og -kompetencer, herunder et højt brugerniveau i MS 365 særligt i Outlook og Teams og trives i at arbejde i flere digitale platforme som fx kultunaut, wordpress m.fl.
• Behersker engelsk i skrift og tale. Tysk i tale.
• Har erfaring med planlægning og koordinering af begivenheder (foretrukket, men ikke et krav).

Vi tilbyder:

• Et spændende og alsidigt job i en dynamisk kulturorganisation.
• Mulighed for faglig og personlig udvikling.
• Et godt arbejdsmiljø med engagerede kolleger.
• Ordnede forhold med gode overenskomster.
• Gratis entre på alle statsanerkendte danske museer.
• Rabat i museumsbutikker og fri entre på Vardemuseernes udstillingssteder.

Ansøgningsfrist:
Send din ansøgning og CV til [email protected] senest den 14.7.2024. For yderligere information om stillingen, kontakt Helge Asger Wolff på [email protected].

Ansættelsestidspunkt:
Ansættelsestidspunkt: Efter aftale.

Samtaler:
Samtaler afholdes løbende senest uge 32, så send din ansøgning hurtigst muligt.

Afdeling: Vardemuseerne

Ansøgningsfrist: 14 July 2024

Placering: Lundvej, 4, 6800, Varde