VIA University College søger en personlig assistent til VIAs nye rektor

Vil du være med i den næste spændende udviklingsperiode for Danmarks største professionshøjskole? Er du proaktiv i din topledelsesunderstøttelse, og er du god til at bevare ro og overblik, når mange behov og ønsker skal imødekommes samtidig?

Som personlig assistent for VIAs kommende rektor får du en unik mulighed for at bidrage til videreudviklingen af vores organisation.

VIA UC står den 1. september over for et spændende ledelsesskifte, idet vores nuværende prorektor Gitte Sommer Harrits tiltræder stillingen som VIAs rektor. Direktionens stab er nu ved at sætte holdet for den kommende understøttelse af VIAs nye rektor, og vi har brug for en stærk personlig assistent – måske er det netop dig?

Dine arbejdsopgaver vil bl.a. være:

• Kalenderstyring og processer omkring rektors møder og aftaler samt for VIAs bestyrelsesformand i dennes samarbejde med rektor og direktion
• Forberedelse, mødeunderstøttelse og opfølgning på rektors møder, aftaler og projekter
• Ansvar for en smidig håndtering af omverdenens og organisationens henvendelser til rektor
• Tæt opgaveløsning i samarbejde med rektors direktionspartner (chefkonsulent) samt i forhold til direktionen sammen med teamet af personlige assistenter i afdelingen
• Præsentations-, sags- og materialeforberedelse for rektor
• Håndtering af bilag og sagsgange i forhold til rektors funktioner
• Ansvar for VIAs centrale mailkanaler – herunder for videreformidling og opfølgning
• Øvrig tværgående administrativ opgaveløsning inden for stabens ansvarsområde

Om din baggrund og tilgang:
Din uddannelsesmæssige baggrund kan være mangeartet, og vi kigger gerne bredt efter kandidater med fx en administrativ, kommunikativ eller organisationsteoretisk/HR-baggrund. Du har stærke formuleringsevner på dansk og engelsk, og du anvender dagligt de gængse Office-værktøjer, ligesom du er nysgerrig på anvendelsen af fx AI i din opgaveløsning.

Vi forventer, at du har relevant erfaring med fra andre ansættelser med ledelsesunderstøttelse på strategisk niveau. Du er lyttende, opmærksom og medtænkende, samtidig med at du er proaktiv og løsningsorienteret, og du byder gerne ind med egne kvalificerede løsningsforslag for at bringe sager og opgaver hurtigt og kvalificeret videre.

Du er selvstændig, god i både dine relationelle og faglige kompetencer, og du har et nemt samarbejde med bl.a. de PA-kolleger, som du skal finde konkrete løsninger sammen med.

Som person er du diplomatisk, uformel og åben i din tilgang til de mange forskellige samarbejdspartnere, som gerne vil i dialog med VIAs rektor på trods af en tæt pakket kalender. Du har et skarpt overblik, og du er løbende på forkant, så alle aftaler er forberedte og afvikles med størst muligt udbytte. Du kan håndtere fortrolig viden og evner at balancere i både ledelsesmæssige og kollegiale relationer i det daglige.

Vi tilbyder dig:
Først og fremmest en unik stilling helt tæt på den øverste ledelse i en stor uddannelsesinstitution med masser af udviklingsmuligheder, samarbejdsflader og spændende opgaver.

Du bliver en del af direktionens stabsafdeling (Stab, strategi og politisk analyse), hvor du sammen med ca. 20 dygtige kolleger bistår VIAs direktion, bestyrelse og øvrige ledelse med rådgivning, administrativ understøttelse samt videreudvikling af VIAs strategiske processer.

I afdelingen arbejder vi fleksibelt og med god mulighed for individuel opgavetilrettelæggelse under hensyn til de centrale samarbejdsrelationer og opgavernes forudsætninger. Vi har en uformel kultur, og i en travl dagligdag plejer vi de kollegiale relationer med humor, sociale stunder og et blik for kolleger, som måske har brug for en ekstra hånd.

Din ansøgning og ansættelsesvilkår:
Hvis vi har fanget din nysgerrighed, så skriv gerne en ansøgning og fortæl os, hvorfor du er den helt rigtige personlige assistent for VIAs kommende rektor. Indsend gerne en kort og målrettet ansøgning sammen med dit CV og andre relevante dokumenter.

Der er ansøgningsfrist søndag den 18. august 2024. Vi holder 1. samtaler i uge 34 og 2. samtaler i uge 35. Ved 2. samtalerunde deltager VIAs kommende rektor.

Der er tale om en fuldtidsstilling (37 timer/uge) med forventet tiltrædelse den 1. oktober 2024.

Løn- og ansættelsesvilkår fastsættes efter gældende overenskomst.

Dit hovedarbejdssted bliver VIAs campus i Aarhus N (Hedeager 2), men der må forventes aktiviteter på VIAs adresser i hele Region Midtjylland. Vi forventer derfor, at du har kørekort og egen bil.

Hvis du vil have mere information:
Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte faglig leder Katrine Berke (T.: 8755 0584, M.: [email protected]) eller stabschef Lars Chr. Pedersen (T.: 8755 3968, M.: [email protected]). Katrine kan kontaktes i uge 29 til og med 31, mens Lars er kontaktbar i uge 27 og 28 og herefter fra og med uge 32.

Om VIA University College
VIA er en professionshøjskole og en af Danmarks største uddannelses- og efteruddannelsesinstitutioner. Vi uddanner og efteruddanner bl.a. lærere, sygeplejersker, ingeniører og designere – i samarbejde med arbejdslivet og med afsæt i forskning og et globalt udsyn. Det gør vi, så de studerende med mod, passion og nysgerrighed sætter aftryk på verden.
Vi tager ansvar for samfundet og for at skabe en bæredygtig fremtid sammen med vores omverden. Vi står solidt på vores faglige fundament og flytter grænserne for, hvordan vi udvikler, deler og anvender viden. Og vi fejler, lærer og lykkes sammen. For det er i ambitiøse lærende fællesskaber, vi sætter det stærkeste aftryk. Derfor arbejder vi i VIA mod en enkel, fælles vision: Tag ansvar. Flyt grænser. Lær sammen.
VIA i runde tal: 19.300 studerende på flere end 40 videregående uddannelser. 27.000 studerende og kursister om året på en bred vifte af forskellige efter- og videreuddannelsesforløb. 2.200 medarbejdere fordelt på otte campusser i Region Midt. I 2020 blev VIA udpeget til UNESCO Verdensmålsskole for vores arbejde med at integrere FN’s verdensmål i undervisningen.

Læs information om anvendelse af personoplysninger i forbindelse med rekruttering på dette link: https://via.career.emply.com/persondatapolitik
VIA opfordrer alle interesserede uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Læs mere om VIA University College på http://www.via.dk/.

Afdeling: Stab, strategi og politisk analyse

Ansøgningsfrist: 18 August 2024

Placering: Hedeager 2, 8200, Aarhus N, Denmark