Eventkoordinator med stort overblik og sans for detaljen

Vi søger en Eventkoordinator med administrativ flair til en deltidsstilling (30 t.) i Ledernes Bestyrelses-, direktions- og strategisekretariat. Din hverdag bliver alsidig, og du bliver nøglepersonen, som har styr på alle detaljerne, når vi holder vores lederkonferencer og andre medlemsaktiviteter i hele landet.
I Lederne er ambitionerne høje og projekterne mange. Vi er Danmarks største faglige fællesskab for ledere. Gennem en unik kombination af uddannelse, inspiration, netværk og rådgivning støtter vi dygtige ledere i disciplinen bæredygtig ledelse.

Hvert år holder Lederne cirka 30 lederkonferencer og knap 100 lokale aktiviteter i hele landet. Som eventkoordinator får du ansvar for en række forskellige administrative opgaver omkring de 30 lederkonferencer. Du bliver en vigtig del af driften af konferencerne og i at sikre, at der er tjek på tilmeldinger, materialer og andre elementer med betydning for en succesfuld afvikling af konferencerne.

Du vil få en varieret hverdag, som indbefatter en god blanding af planlægning, administration og drift, herunder kontakt med vores mange tilfredse medlemmer. Det er derfor vigtigt, at du er servicemindet og hjælpsom, hvad enten du har et medlem i røret, besvarer mails eller måske er med ude på konferencerne.

Du bliver en del af Ledernes Bestyrelses,- direktions- og strategisekretariat på syv kollegaer, som samarbejder om en bred vifte af opgaver lige fra direktions- og bestyrelsesbetjening, strategiudvikling til Ledernetværk og Lederne Konferencetour. For os er det vigtigt, at vi alle bidrager engageret, positivt og ansvarsfuldt til fællesskabet og kulturen i teamet, så vi sammen lykkes med at opnå vores mål og har en sjov og meningsfuld hverdag.

Dine primære ansvarsområder:

• Besvare og håndtere henvendelser fra konferencedeltagere på mail og tlf.
• Håndtere tilmeldinger i vores tilmeldingssystem samt konference-app
• Opsamling på evalueringer og indtastning af data
• Opdatere diverse skabeloner til materialer og mails, herunder powerpoints
• Klargøre og pakke materialer til konferencer og andre aktiviteter
• Bistå med kontakt til konferencesteder mht. deltagerantal, forplejning, bordopstilling, fragt m.m.
• Deltage i den praktiske afvikling af konferencerne efter behov (rejseaktivitet kan forekomme)
• Være med til at optimere på processer og opgaver i samarbejde med teamet
• Bistå med andre tværgående opgaver i sekretariatet.

Din profil
Vi forestiller os, at du har erfaring med administrative opgaver fra planlægning og afvikling af konferencer, events eller lignende, men det er ikke afgørende. Det vigtigste er, at du er motiveret for at arbejde med opgaverne og er villig til at lære. Det er en fordel, hvis du har nemt ved at arbejde i simple it-systemer som f.eks. Conference Manager.

Du er opsøgende og tillidsvækkende og trives med at samarbejde med forskellige fagligheder. Du kan holde hovedet koldt i pressede situationer, er god til at danne dig overblik, er struktureret og veksler uproblematisk mellem detaljen og overblikket. Da planerne til tider kan ændre sig med kort varsel, er det også vigtigt, at du er omstillingsparat, er god til at prioritere opgaver og overholde en deadline.

Som kollega ser du muligheder frem for begrænsninger – og så kommer du på arbejde med positiv energi og godt humør.

Vi tilbyder – Lederne som arbejdsplads
At du bliver en del af Danmarks største faglige organisation for ledere, som dagligt arbejder for at yde tryghed for danske ledere, så de kan udøve god ledelse.

• En arbejdsplads med fagligt dygtige og hjælpsomme kolleger
• Mulighed for at arbejde hjemme op til to dage om ugen
• Gode muligheder for kompetenceudvikling, både fagligt og personligt
• Syv ugers ferie, sundhedsforsikring, tandforsikring, ulykkesforsikring, diverse gratis sportsaktiviteter, kantineordning fra Meyers, takeaway fra Meyers Kantiner, massageordning m.m.
• En deltidsstilling på 30 timer pr. uge

Vi er en rummelig arbejdsplads, hvor der bliver taget hensyn til, at arbejdsliv og familieliv balancerer. Vi arbejder bevidst med diversitet og inklusion og ønsker altid at opretholde en mangfoldig medarbejderstab. Derfor opfordrer vi alle, uanset køn, etnisk oprindelse, religion, alder, handicap fysisk som psykisk, kønsdiversitet, seksualitet, politisk tilhørsforhold m.v. til at søge stillingen.

Er du interesseret?
Så send en kort motiveret ansøgning samt et CV. Ansøgningsfristen er d. 12. august 2024. Vi holder samtaler i uge 33 og 34.

Selvom du måske ikke opfylder alle områder i stillingen, håber vi at høre fra dig.

I Lederne er det ikke vigtigt, hvordan du ser ud, men derimod hvem du er som person. Derfor vil vi gerne frabede os billede på dit CV.

Har du spørgsmål, er du meget velkommen til at kontakte projektleder Tim Jonathan Nørholm Rosenmeier på [email protected] / 40147419 (holder ferie i uge 28, 29 og 30) eller konsulent Sara Bache på [email protected] / 28553660 (holder ferie i uge 28, 29 og 30).

Vi ser frem til at høre fra dig!

Afdeling: Vermlandsgade 65, København S

Lokation: København

Ansøgningsfrist: 12 Aug 2024