Svendborg Kommune søger leder af Direktionssekretariatet/PA’er for borgmester og kommunaldirektør

Som leder af Direktionssekretariatet og PA´er for borgmesteren og kommunaldirektøren får du en central placering tæt på den politiske og administrative topledelse. Og du får en hverdag med en stor kontaktflade både inden for og uden for organisationen.

Du vil få et tæt samspil med borgmesteren, kommunaldirektøren og stabschefen med henblik på at styrke kommunens strategisk udvikling og med henblik på at videreudvikle kvaliteten i sekretariatsbetjeningen af den politiske ledelse og af direktionen.

Du får mulighed for at sætte alle dine kompetencer i spil med en række forskellige opgaver i krydsfeltet mellem politik, administration, jura, drift og udvikling. Din arbejdsdag vil udover din ledelsesopgave blive alsidig med stor grad af selvstændighed i både planlægning og opgaveløsning.

Daglig ledelse af Direktionssekretariatet:

• Personaleledelse – Sikre en effektiv og motiverende ledelse af sekretariatets medarbejdere med fokus på faglig udvikling, trivsel og stor selvstændighed i opgaveløsningen.
• Koordinering af opgaver – Skabe overblik over sekretariatets mangfoldige opgaveportefølje og bistå i koordineringen og prioriteringen af opgaverne i tæt samspil med sekretariatets medarbejdere.
• Tværgående samarbejde og netværksopbygning – Sikre et stærkt samarbejde på tværs af organisationen hvilket er en stor styrke, da afdelingens mange opgaver i stor udstrækning har snitflader ud i hele organisationen.
• Budgetansvar og økonomistyring – Sikre ansvarlig budgetplanlægning og opfølgning, herunder at afdelingens ressourcer anvendes effektivt og inden for de økonomiske rammer.

Dine opgaver for borgmesteren og kommunaldirektøren vil overordnet være:

• Betjening –Udarbejdelse af oplæg, taler samt baggrundsmateriale til forestående møder, konferencer mv.
• Strategiske indsatser – ad hoc
• Styring af korrespondance –I form af intern og ekstern korrespondance. Udarbejde forslag til svar på diverse henvendelser samt koordinering af de forskellige henvendelser og kommunikationsspor.
• Mødeforberedelse –Udarbejdelse og fremskaffelse af relevant materiale til møder. Ofte udarbejdelse af dagsorden med udgangspunkt i drøftelser med kommunaldirektøren samt rådgivning med udgangspunkt i dagsorden og mødemateriale.

Dine opgaver for stabschefen:

• Ansvar for udarbejdelse af direktionens dagsorden - Udarbejdelse af punkter, koordinering og kvalitetssikring afdirektionensdagsorden samt udarbejdelse af referat/opfølgning fra direktionsmøderne.
• Udvikling af arbejdsgange omkring kommunaldirektøren og direktionen i øvrigt.
• Projektarbejde –ledelse af projekter, som kommunaldirektøren og stabschefen har en særlig interesse eller tilknytning til.

Om dig:
Vi ønsker os en leder som:

• Har en relevant videregående uddannelse og erfaring med ledelsesbetjening fra en politisk styret organisation.
• Stærke strategiske og analytiske kompetencer
• Gerne har ledelseserfaring. Du kan også være ny som leder, men så har du erfaring med at påtage dig et særligt ansvar som fx koordinator eller projektleder. Du har en lederuddannelse eller er klar til at tage en.
• Er ambitiøs og løser opgaver med høj kvalitet, faglighed og ordentlighed
• Er en dygtig formidler – både i tale og på skrift.
• Evner at lede ud fra mottoet ”Frihed under ansvar”.

Vi lægger desuden vægt på, at du som person:

• Er imødekommende, god til at opbygge tillidsfulde relationer og styrke samarbejdet.
• Er en god holdspiller, der har lyst til at bidrage til og indgå i et fællesskab, hvor vi spiller hinanden gode. Du er opsøgende på muligheder, og du finder løsninger i samarbejde med kollegaer.
• Arbejder analytisk og struktureret med et godt strategisk blik, men også løser almindelige driftsopgaver.
• Bevarer overblikket og har øje for detaljen, også når der er mange opgaver og korte frister.
• Trives i en travl og uforudsigelig hverdag

Om os:
Du bliver leder for et velfungerende sekretariat med 6 medarbejdere, heraf to jurister.

Direktionssekretariatets opgaveportefølje spænder bredt og omfatter bl.a.:

• Politisk betjening – mødeplanlægning, dagsordener mv.
• Juridisk rådgivning
• Sekretariatsbetjening af forskellige nævn og udvalg
• Aktindsigtssager
• Arrangementer og større besøg

Vi er en afdeling der vægter faglighed og kvalitet i opgaveløsningen højt. Afdelingen rummer medarbejdere der trives og ofte bliver i mange år. Dette skyldes bl.a. den lette og uhøjtidelige omgangstone, men især også tilliden til at kunne arbejde meget selvstændig i sine opgaver, hvilket skaber en dynamisk og ansvarlig arbejdsplads. Direktionssekretariatets medarbejdere varetager en bred og brogede række opgaver der varierer i kompleksitet og hastighed – ikke to dage er ens.

Du vil referere til stabschef Jens Otto Kromann, der deltager fuldt ud i Direktionen og du vil indgå i Stabens ledergruppe, som består af stabschefen og i alt 7 afdelingsledere. De øvrige afdelinger i Staben er ”Økonomi”, ”Udbud, Flådestyring og Informationssikkerhed”, ”IT, Data og Digitalisering”, ”HR-Konsulentafdelingen”, ”HR-Løn” samt ”Kommunikation og Grafisk”.

I ledergruppen lægger vi vægt på videndeling, sparring og ledelsesudvikling.

Om Svendborg Kommune:
Svendborg Kommune er i vores øjne en arbejdsplads af en helt perfekt størrelse: Vi er små nok til at være tæt på hinanden i et varmt uhøjtideligt fællesskab med korte kommandoveje og uden skjulte dagsordner. Og vi er store nok til at have god plads til ambitioner, høj faglighed og rige muligheder for udvikling.

Vi holder af hverdagen og insisterer på, at det skal være rart at gå på arbejde. Vi har travlt, men ikke for travlt til at hjælpe hinanden.

Vores værdier findes ikke kun på papiret, vi bruger dem faktisk som kompas hver dag. Vi møder hinanden i øjenhøjde, i dialog og med tillid, og sammen skaber vi en tryg ramme, hvor vi alle kan løse vores opgaver selvstændigt, fleksibelt og ansvarligt.

Løn og ansættelse:
Det er tale om en fast stilling på 37 timer om ugen med forventet tiltrædelse 1. januar 2025.

Løn og ansættelse efter gældende overenskomst. Der vil være mulighed for forhandling af individuel kvalifikationsløn.

Ansættelsessted er Rådhuset, Ramsherred 5, 5700 Svendborg.

Ansøgningsfrist:
Ansøgningsfristen er den 30. oktober 2024.

Vi planlægger at afholde første samtalerunde den 5. november 2024. Kandidater, der går videre til anden samtale, vil få udleveret en personprofil med en personlig tilbagemeldingssamtale. Anden samtalerunde forventes afholdt den 18. november 2024. Vi benytter case i forløbet og vil også indhente referencer.

Yderligere oplysninger:
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du meget velkommen til at kontakte kommunaldirektør Erik Meldgaard Bendorf på telefon: 30175101 eller stabschef Jens Otto Kromann på telefon: 24886222.

Svendborg Kommune har røgfri arbejdstid. Vi ønsker, at røgfri arbejdstid skal bidrage til et sundt arbejdsmiljø for alle medarbejdere.

Velkommen til Svendborg - Øhavets hovedstad!
Svendborg har en suveræn beliggenhed midt i den skønneste natur, på kanten af det Sydfynske Øhav og med en mini-metropol, der byder på det hele. Vi tøver ikke, når vi med stolthed kalder Svendborg for Fyns kulturhovedstad. Vi har en charmerende bymidte og livlig handelsby med teatre og museer samt et rigt foreningsliv. Vores dagtilbud og folkeskoler er i top og med særligt fokus på bevægelse og sport, og vi har flere videregående uddannelser, som snart samles i et attraktivt uddannelsesmiljø ved havnen. Svendborg er placeret midt i landet med en halv time til Odense og under to timer til København og Århus. Svendborg er med sine knap 60.000 indbyggere Fyns andenstørste kommune.

Afdeling: Direktionssekretariatet

Ansøgningsfrist: 30 October 2024

Placering: Ramsherred, 5, 5700, Svendborg