Bestyrelsessekretær til hovedkontoret (barselsvikariat)

Har du et stort servicegen, er du god til at arbejde selvstændigt og med mange deadlines, og ønsker du et meningsfuldt arbejde, hvor dit bidrag skal være med til at gøre en forskel for udsatte børn, unge, voksne og familier, kan det meget vel være dig, vi har brug for på LIVSVÆRKs hovedkontor i et barselsvikariat. Landsforeningen LIVSVÆRK driver tilbud til børn, unge, voksne og familier i udsatte positioner, og hver dag arbejder vi for at gøre en forskel for vores målgruppe. LIVSVÆRK hviler på et stærkt værdigrundlag, hvor vi sætter mennesket først – uanset hvor i foreningen, vi arbejder. Hovedkontorets sekretariat søger en barselsvikar, som har lysten og evnerne til at bidrage til den bedst mulige betjening af vores institutioner og deres bestyrelser.

Du bliver en del af et lille sekretariat, som udover bestyrelsessekretæren består af en administrationschef, en AC-medarbejder og en studentermedhjælper, som har et tæt samarbejde med resten af LIVSVÆRKs hovedkontor, men også foreningens institutioners bestyrelser, forstandergruppe og andre samarbejdspartnere, hvorfor kontaktfladen er stor. I sekretariatet arbejder vi bl.a. med at betjene den øverste ledelse i foreningen, kvalificere bestyrelsesarbejde, planlægge arrangementer, administrere hovedkontoret og løse diverse ad-hoc opgaver.

Om stillingen:
Vi er et dynamisk hovedkontor med en travl hverdag. Din hverdag er præget af opgaver, der støtter op om foreningens høje faglighed, giver plads til høj grad af selvstændighed og bidrager til at støtte LIVSVÆRKs formål. Som bestyrelsessekretær vil din hovedopgave være at betjene bestyrelserne for LIVSVÆRKs institutioner, hvilket indebærer:

• Forberedelse af bestyrelsesmøder i samarbejde med forstander/leder for institutionen og bestyrelsesformanden
• Udarbejdelse og klargørelse af dagsorden og bilag i samarbejde med hovedkontorets medarbejdere, forstander for institutionen og bestyrelsesformanden
• Overblik over deadlines og koordinering af materiale og opgaver til bestyrelsesmøderne
• Ansvar for planlægning af møderne, materiale til referenter og interne forberedelsesmøder
• Korrekturlæsning af mødereferater
• Udarbejdelse og udsendelse af evalueringer af møder og arrangementer (bl.a. Forms og SurveyXact)
• Ansvar for løbende opdatering og vedligeholdelse af data om bestyrelsesmedlemmer på bestyrelsesportalen og i interne systemer
• Administration af MitID-brugere, Penneo, Microsoft-brugere og SharePoint-platforme
• Medansvar for udarbejdelse af nyhedsbreve og andre kommunikative opgaver
• Medansvar for planlægning og afvikling af arrangementer og møder i foreningen
• Mulighed for at deltage som referent til møder, som kan ligge i eftermiddags- og aftentimer
• Desuden indebærer stillingen løsning af løbende sekretariatsopgaver og ad hoc-opgaver i tæt samarbejde med det øvrige sekretariat.

Om dig:
Du har forventeligt en AC-baggrund eller anden faglig relevant uddannelse og erfaring med lignende opgaver. Vigtigst er, at du er struktureret og systematisk i din løsning af opgaver. Du er solid i skriftlig formidling og forstår at kommunikere klart. Du er IT-superbruger og er vant til at arbejde digitalt. Du har blik for sammenhæng mellem del og helhed i arbejdet og kan koordinere og håndtere opgaver med stor kompleksitet. Det forventes, at du også ser det som en naturlighed at hjælpe med forefaldende opgaver.

Til stillingen søger vi en person, der:

• Har sans for struktur og planlægning
• Har overblik og kan arbejde med korte og lange deadlines
• Har erfaring med mødeplanlægning og -afvikling
• Besidder stærke skriftlige kompetencer og er skarp til at opfange og referere diskussioner, sprogligt præcist og korrekt
• Kan læse korrektur på andres tekster
• Udviser stor ansvarlighed og selvstændighed i forhold til opfølgning og løsning af opgaver
• Er positiv og imødekommende i mødet med andre mennesker
• Har stærke IT-kompetencer og gerne erfaring med SharePoint
• Evner at håndtere betroede opgaver og fortrolige oplysninger
• Kan holde hovedet koldt i hektiske perioder og have mange bolde i luften
• Desuden vil indsigt og interesse i civilsamfundsorganisationer, foreningsverdenen, den kommunale sektor og/eller det socialfaglige område være en fordel.

Vi tilbyder:

• Et travlt og godt arbejdsmiljø, der er præget af høj faglighed og godt humør
• Et velfungerende samarbejde med foreningens institutioner og øvrige samarbejdspartnere
• Et meningsfuldt og alsidigt job med stor kontaktflade
• At blive en del af en forening, der har mennesker i udsatte positioner i fokus og arbejder for at gøre en forskel
• En god mulighed for at videreudvikle dine kompetencer, få erfaring med LIVSVÆRKs arbejdsområde og komme i kontakt med et stort netværk af samarbejdspartnere
• En fleksibel arbejdsplads med mulighed for indflydelse, hjemmearbejdsdage og stor grad af selvstændighed
• Attraktiv frokostordning

Hovedkontoret er beliggende på Vesterbro i B!NGS’ kontorlokaler, hvor vi sidder i åbne kontorlandskaber. Stillingen er 30 timer ugentligt inkl. frokost. Der er mulighed for enten at arbejde fire dage ugentligt eller at sprede de 30 timer over fem dage.

Ansættelse ønskes pr. 15. november 2024. Barselsvikariatet vil forventeligt løbe frem til efteråret 2025.

Vil du vide mere, er du velkommen til at kontakte administrationschef Anna Nygaard Gjerrild (tlf.: 92158820 / mail: [email protected]) eller bestyrelsessekretær Anne Katrine Heegaard (tlf.: 38381024 / mail: [email protected]).

Ansøgning og frist:
Vi vil løbende holde ansættelsessamtaler og ser gerne, at den rette person kan starte snarest muligt. Vi lukker for indkomne ansøgninger, når den rette kandidat er fundet eller senest søndag den 27. oktober 2024.

Send din ansøgning, CV og evt. andet relevant materiale til mail: [email protected] Det er en forudsætning for ansættelse, at du kan levere en anmærkningsfri børne- og straffeattest.

Afholdelse af samtaler:
Samtaler afholdes løbende.

Kontaktperson

Anna Nygaard Gjerrild

[email protected]

+45 38 38 10 20

LinkedIn Administrationschef