Sekretariatsleder på Roskilde Universitet – Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv

Er du en erfaren personaleleder med gode økonomiske kompetencer, organisatorisk forståelse og strategisk overblik? Motiverer det dig at arbejde i en dynamisk og kreativ vidensinstitution? Har du lyst til at blive en aktiv og konstruktiv medspiller i et ledelsesteam, der både skal løfte instituttets kerneopgaver og bidrage til et stærkt, samlet Roskilde Universitet? Så er du måske den nye sekretariatsleder på Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv (ISE).

ISE er et tværdisciplinært institut og dækker de fleste af de samfundsvidenskabelige kerneområder. Instituttet har omkring 160 medarbejdere (heraf en del internationale) og en omsætning på 130 millioner.

Opgaver og kompetencer
Sekretariatslederen har tre hovedopgaver: 1) At lede sekretariatets arbejde med at understøtte forskning, uddannelse og formidling, 2) at styre instituttets økonomi og daglige drift, og 3) at understøtte dekan og prodekan i den strategiske og faglige ledelse af instituttet.

Som sekretariatsleder skal du først og fremmest være personaleleder for instituttets sekretariat med 20 ambitiøse og dygtige medarbejdere. Sekretariatet varetager opgaver relateret til instituttets økonomi og drift, understøttelse og økonomistyring af eksternt finansierede forskningsprojekter, ph.d.- og uddannelsesadministration og studiemiljø samt sekretariatsfunktioner for studienævn og instituttets råd og udvalg. Vi prioriterer, at sekretariatet er præget af en høj trivsel, rummelighed og et godt arbejdsmiljø. Du vil derfor være ansvarlig for at sikre en god opgavefordeling, hensigtsmæssige processer og en optimal organisering. Det er vigtigt at du kan lytte, prioritere og sætte retning for og med sekretariatets medarbejder, kan motivere og støtte selvledende medarbejdere samt anerkende og udvikle deres faglighed.

Du vil få ansvar for den daglige styring af instituttets økonomi, hvilket indebærer ansvar for budgetlægning og -opfølgning i tæt dialog med de fælles administrative enheder på Roskilde Universitet. Du vil også være ansvarlig for at drive strategiske økonomiprojekter, og andre projekter, der kræver et veludviklet datagrundlag og dokumentation og inddragelse af relevante medarbejdere/organer.

Som medlem af institutledelsen er det her dit primære ansvar at understøtte Dekan og Prodekan ved at skabe datagrundlag for og bidrage til den strategiske planlægning samt tilrettelægge processer, der fører strategiske beslutninger ud i livet. Det er derfor væsentligt, at du kan træffe beslutninger, har strategisk overblik og organisatorisk tæft, har let ved at skabe kontakt til folk på alle niveauer og kan bygge brede og effektive netværk både på instituttet og på det øvrige universitet. Du vil indgå som en aktiv deltager i tværgående ledelsesfora på instituttet såvel som på universitetet, og som sekretariatsleder er du således også medlem af universitets Administrative LedelsesForum, der skal koordinere og understøtte administrative opgaver og processer på tværs af det samlede universitet.

Udover driftsopgaver ift. forskning og uddannelser står instituttet også lige nu midt i en udviklingsproces med implementering af sektionsledelse med fire nye sektionsledere, som startede 1. september 2024. Derudover står vi også overfor at modtage regeringens udspil til den kommende kandidatreform lige om hjørnet, som vil betyde understøttelsesopgaver ift. et nyt uddannelseslandskab. Som sekretariatsleder vil din opgave være at tilrettelægge og lede de administrative processer.

Stillingen som sekretariatsleder er kompleks og stiller høje krav til gennemsigtighed i ledelse og administration. Derfor er det væsentligt, at du kan træffe gode beslutninger under krydspres, tilrettelægge og følge op på transparente processer, har strategisk og personligt overskud, god organisatorisk forståelse, og finder det naturligt at bygge brede og effektive netværk både på instituttet og på det øvrige universitet.

Til gengæld kan vi tilbyde dig et sjovt, tempofyldt, udfordrende og udviklende arbejde sammen med kloge, meget selvledende og ambitiøse kollegaer.

Vi leder efter en personprofil, der:

• arbejder struktureret og systematisk
• skaber gode relationer og understøtter kollegialt samarbejde
• kan lytte, prioritere og sætte retning for sekretariatets medarbejdere
• ved hvordan man motiverer, støtter og udvikler selvledende medarbejdere – både videnskabelige og administrative
• kerer sig om nær, daglig ledelse og høj medarbejdertrivsel

For at komme i betragtning er det en forudsætning, at du:

• har en relevant uddannelsesmæssig baggrund på kandidatniveau eller tilsvarende
• har ledelseserfaring med budgetlægning, økonomi- og risikostyring
• er en erfaren personaleleder
• behersker dansk og engelsk i skrift og tale, da al intern kommunikation på institut niveau foregår på engelsk og på sekretariat niveau, foregår det på dansk.

Det vil desuden være en fordel hvis du har erfaring fra forsknings- eller uddannelsessektoren eller anden vidensproducerende virksomhed eller fra et ministerium, en styrelse eller lignende offentlige virksomheder.

Mere information
For yderligere oplysninger om stillingen venligst kontakt Dekan Morten Frederiksen på (+45) 6195 1213 eller mail [email protected] og/eller Prodekan for uddannelse Bodil Damgaard på (+45) 6195 1154 eller mail [email protected] . Du kan læse mere om Institut for Samfundsvidenskab og Erhverv her.

Ansættelsesvilkår
Der er tale om en ansættelse på fuldtid, 37 timer pr. uge, med reference til Dekan Morten Frederiksen. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og AC. Du indplaceres som chefkonsulent med personaleansvar. Der er herudover mulighed for at forhandle tillæg. Vi ser gerne, at du kan begynde den

1. januar 2025
eller snarest derefter.

Vi forventer at holde 1. runde ansættelsessamtaler den 15. november 2024 og 2. runde samtaler i uge 48 (vi forventer den 27. november 2024). Der er test mellem 1. og 2. samtale for de kandidater, der går videre.

Ansøgning
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:

1. Motiveret ansøgning

2. CV

3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 10. November 2024.

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.

Afdeling: Universitetsvej 1, Roskilde

Lokation: Roskilde Universitet