PE/308/2024/S/INLO - MIDLERTIDIGT ANSAT - ADMINISTRATIV LEDER (AD 8)

BEKENDTGØRELSE OM LEDIG STILLING PE/308/2024/S/INLO

MIDLERTIDIGT ANSAT
Administrativ leder (AD 8)


Inden du ansøger, bør du nøje læse vejledningen for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet, der er vedhæftet denne bekendtgørelse om ledig stilling.
Vejledningen er en integreret del af bekendtgørelsen om ledige stillinger og en hjælp til at forstå de regler, der gælder i forbindelse med udvælgelsesprocedurer, og hvordan man ansøger.

INDHOLD

A. STILLINGSBESKRIVELSE OG ADGANGSBETINGELSER

B. PROCEDURE

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

BILAG: VEJLEDNING FOR ANSØGERE I FORBINDELSE MED UDVÆLGELSESPROCEDURER AFHOLDT AF EUROPA-PARLAMENTET

A. STILLINGSBESKRIVELSE OG ADGANGSBETINGELSER

1. Generelt

Europa-Parlamentet har besluttet at indlede proceduren for at besætte en stilling som midlertidigt ansat i lønklasse AD 8 i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik (DG INLO). Arbejdsstedet er Bruxelles.

Der søges en administrativ leder.

Kontrakten vil indgås for en ubestemt periode. Ansættelsen sker i lønklasse AD 8, første løntrin, og den månedlige grundløn er 8 216,45 EUR. Herfra trækkes der EU-skat og andre tilbageholdelser i overensstemmelse med ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (AØA). Lønnen er fritaget for national beskatning. Det løntrin, den udvalgte ansøger ansættes på, kan tilpasses i forhold til den pågældendes erhvervserfaring. I visse tilfælde vil grundlønnen endvidere blive forhøjet med tillæg.

Europa-Parlamentet har en ligestillingspolitik og tager imod ansøgninger uden forskelsbehandling på grund af køn, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske karakteristika, sprog, religion eller tro, politisk eller anden anskuelse, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, formueforhold, fødsel, handicap, alder, seksuel orientering, civilstand eller familiesituation.

2. Stillingsbeskrivelse
Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik (GD INLO) tilbyder ekspertise inden for facilitetsforvaltning, logistik og byggeprojekter og dækker ca. 1,1 mio. kvadratmeter i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg samt på forbindelseskontorerne i medlemsstaterne. Det leverer også catering- og transporttjenester, forvalter Parlamentets kontorlokaler og er f.eks. ansvarligt for møbler, forsyninger og omdeling af post.

Den administrative leder arbejder enten direkte under en direktør i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik eller i en enhed under generaldirektøren og udfører rådgivnings- og analyseopgaver inden for et eller flere af generaldirektoratets ansvarsområder som beskrevet nedenfor.

Den administrative leder har base i Bruxelles og vil skulle rejse regelmæssigt mellem Parlamentets tre arbejdssteder (Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg) og andre steder. Rollen indebærer et tæt samarbejde med direktøren (generaldirektøren), andre afdelinger i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik, andre generaldirektorater i Generalsekretariatet og om nødvendigt med medlemmer af Europa-Parlamentet. Den administrative leder skal give rettidig og relevant rådgivning og information til den øverste ledelse om spørgsmål, der falder ind under hans/hendes ansvarsområde.

Disse opgaver kræver grundighed, kommunikationsfærdigheder, en høj grad af fortrolighed, evnen til at analysere og opsummere, fremadrettede planlægningsevner, diplomati og evnen til at samarbejde med en lang række mennesker på alle niveauer. Der lægges vægt på evnen til at håndtere en bred vifte af ofte komplekse problemer, reagere hurtigt på skiftende omstændigheder og kommunikere effektivt. Ansøgerne skal udvise initiativ og en stærk motivation. De skal være i stand til at arbejde intensivt regelmæssigt, både alene og som del af et team, og til at tilpasse sig et multikulturelt og flersproget arbejdsmiljø.

Under ledelse af sin overordnede og inden for rammerne af de programmer og prioriteter, der er fastlagt af Parlamentets styrende organer og deres ledelse, udfører den administrative leder følgende hovedopgaver:

– rådgive ledelsen om alle juridiske og administrative aspekter af enheden, navnlig ved at analysere gældende lovgivning og retspraksis

– optimere udnyttelsen af afdelingens ressourcer med henblik på at levere en service af høj kvalitet inden for sine aktivitetsområder

– udtænke, udarbejde, formalisere, foreslå, gennemføre og følge op på juridiske og forvaltningsmæssige aspekter af enhedens ansvarsområder

– koordinere planlægningen og udarbejdelsen af notater, der indgives til specifikke styrende organer i Parlamentet (f.eks. Kvæstorkollegiet, Præsidiets arbejdsgrupper osv.)

– stille juridisk ekspertise til rådighed for den enhed, der beskæftiger sig med undersøgelser af ejendomsmarkedet

– ledsage den øverste ledelse på møder eller repræsentere ledelsen i interne og eksterne arbejdsgrupper

– udarbejde undersøgelser, rapporter, notater, breve, statistikker og alle andre dokumenter vedrørende Europa-Parlamentets miljømæssige og sociale ansvar (tilgængelighed og miljørelaterede spørgsmål), herunder udkast til regler

– samarbejde med de involverede afdelinger og/eller modparter på interinstitutionelt niveau

– styre og koordinere specifikke projekter for at sikre en vellykket gennemførelse.

3. Adgangsbetingelser
Ved fristen for modtagelse af ansøgninger skal du opfylde de generelle og specifikke kriterier:

a) Generelle kriterier
I henhold til artikel 12, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union, skal du:

– være statsborger i en af Den Europæiske Unions medlemsstater

– være i fuld besiddelse af deres borgerlige rettigheder

– have opfyldt eventuelle forpligtelser efter de gældende love om værnepligt

– opfylde de vandelskrav, der stilles for at bestride det pågældende hverv.

b) Specifikke kriterier

i) Nødvendige eksamensbeviser og kvalifikationer
– et uddannelsesniveau svarende til afsluttede universitetsstudier attesteret ved et eksamensbevis, når universitetsuddannelsen er normeret til fire år eller derover,

eller

_ et uddannelsesniveau svarende til afsluttede universitetsstudier attesteret ved et eksamensbevis samt mindst ét års erhvervserfaring af relevans for jobbeskrivelsen (afsnit A, punkt 2), når universitetsuddannelsen er normeret til mindst tre år. Dette års erhvervserfaring tages ikke i betragtning ved beregningen af den krævede erhvervserfaringsperiode, jf. punkt 3, litra b), nr. ii).

Eksamensbeviser skal, uanset om de er udstedt i en medlemsstat eller i et tredjeland, være anerkendt af et officielt organ i en EU-medlemsstat, f.eks. undervisningsministeriet.

Ansøgere med eksamensbeviser, der er udstedt i et land uden for EU, skal vedlægge deres ansøgning en EU-ækvivalent for deres eksamensbeviser. Yderligere oplysninger om anerkendelse af kvalifikationer fra lande uden for EU findes i ENIC-NARIC-netværkene og kan tilgås via følgende link: https://www.enic-naric.net. Udvælgelseskomitéen vil tage hensyn til forskelle mellem uddannelsessystemerne. Tabellen i vejledningen for ansøgere indeholder eksempler på de minimumskvalifikationer, som kræves. Ansøgere, der ikke vedlægger deres ansøgning en EU-ækvivalent for deres eksamensbeviser, og/eller kandidater med eksamensbeviser, som ikke er anerkendt af et officielt organ i en EU-medlemsstat, får ikke adgang til udvælgelsesproceduren.

ii) Krav til erhvervserfaring
Efter at have opnået de kvalifikationer, der giver adgang til udvælgelsesproceduren (jf. punkt i) ovenfor), skal du have opnået følgende erhvervserfaring:

– Ansøgerne skal have mindst 6 års erhvervserfaring med relevans for de arbejdsopgaver, der er anført i afsnit A, punkt 2, heraf 3 år i en national forvaltning eller en national institution eller et nationalt organ i Den Europæiske Union.

iii) Sprogkundskaber
Ansøgerne skal have indgående kundskaber (som minimum niveau C1) i et af Den Europæiske Unions officielle sprog (sprog 1): bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, irsk, italiensk, kroatisk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk eller ungarsk

og
tilfredsstillende kundskaber (som minimum niveau B2) i engelsk eller fransk (sprog 2).
Hvis dit sprog 1 er engelsk eller fransk, skal du have tilfredsstillende kundskaber (som minimum niveau B2) i et af Den Europæiske Unions øvrige 23 officielle sprog. Sprog 2 skal være forskelligt fra sprog 1.
Ansøgerne gøres opmærksom på, at de sprog, der kan vælges ved denne udvælgelsesprocedure (engelsk og fransk), er blevet fastlagt ud fra tjenestens interesse. I kraft af de involverede opgaver kræver stillingen som administrativ leder særlige evner: analytiske, redaktionelle, tekniske tilsyns- og administrative forvaltningsfærdigheder. Den nyansatte medarbejder skal derfor være i stand til at forstå de opgaver, der skal udføres, løse problemer og kommunikere effektivt med eksterne samtalepartnere og med ledelsen og kolleger.

Kendskab til mindst ét af disse to sprog er afgørende, hvis medarbejderen skal kunne leve op til sit ansvar og imødekomme tjenestens behov i forbindelse med de opgaver, som medarbejderen vil skulle udføre, navnlig behovet for at udvikle samarbejdsforbindelser med aktører, der primært taler engelsk eller fransk, og for at kunne opfylde mål og gennemføre projekter, der er særlige for det generaldirektorat, hvor den udvalgte ansøger vil blive ansat, og hvor engelsk og fransk er arbejdssprogene.

Fransk er det sprog, der anvendes mest til at kommunikere internt og blandt de enheder i generaldirektoratet, hvor den udvalgte ansøger vil blive ansat. Engelsk er det sprog, der anvendes oftest ved kontakt til de andre direktorater i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik, til de andre generaldirektorater og til Parlamentets politiske og administrative myndigheder, navnlig i forbindelse med udarbejdelse af dokumenter.

Det vil være absolut nødvendigt at beherske mindst ét af sprogene, dvs. engelsk eller fransk, i forbindelse med de specifikke opgaver, som den nyansatte medarbejder vil udføre. Disse opgaver vedrører udbudsprocedurer, hvis IT-værktøjer er på engelsk eller fransk. Begge sprog bruges også på møderne i forummet vedrørende proceduren for indgåelse af offentlige kontrakter, hvor den ansatte vil deltage aktivt. God beherskelse af fransk er også afgørende for, at den gældende lovgivning i Frankrig, Belgien og Luxembourg bliver forstået korrekt. Det er også standardsproget for kommunikation med eksterne samtalepartnere (tjenesteudbydere, forvaltninger og lokale myndigheder i forbindelse med de gældende regler).

Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik lægger stor vægt på effektiv kommunikation mellem sine medarbejdere. Stillingsopslag, der offentliggøres i og uden for Parlamentet, fastsætter behovet for en meget god beherskelse af ét sprog og et tilfredsstillende kendskab til et andet sprog, nemlig engelsk og fransk. Denne udvælgelsesprocedure bør være i overensstemmelse med den mangeårige praksis, der anvendes af Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik.

B. PROCEDURE

Proceduren er baseret på kvalifikationsbeviser og prøver.

1. Adgang og vurdering af kvalifikationer (1. fase)
a) Ansættelsesmyndigheden vil opstille en liste over ansøgere, som har indgivet deres ansøgning i korrekt form inden for fristen, og som opfylder de generelle kriterier, der er fastsat i afsnit A, punkt 3, litra a). Denne liste vil blive videresendt til udvælgelseskomitéen sammen med ansøgningsdokumenterne.

b) Udvælgelseskomitéen vil undersøge ansøgerens ansøgningsdokumenter for at fastslå, om de opfylder de specifikke kriterier, der er fastsat i afsnit A, punkt 3, litra b).

c) Udvælgelseskomitéen bedømmer på grundlag af en på forhånd fastlagt karakterskala kvalifikationerne hos alle egnede ansøgere og opstiller en liste over de 6 bedst egnede ansøgere, der får adgang til prøverne. Hvis der til den sidste plads er flere ansøgere med samme antal point, medtager udvælgelseskomitéen alle disse ansøgere.

Udvælgelseskomitéen tager udelukkende udgangspunkt i de oplysninger, som er anført i ansøgningsskemaet, og som skal være dokumenteret med bilag, der indgives sammen med og på samme tid som ansøgningsskemaet (for yderligere oplysninger henvises der til vejledningen for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet, punkt 3.3).

Ved bedømmelsen af ansøgernes kvalifikationer tager udvælgelseskomitéen især følgende aspekter i betragtning:

– kvalifikationer og eksamensbeviser

– erfaring med at ledsage den øverste ledelse eller repræsentere ledelsen på møder og i interne og eksterne arbejdsgrupper

– erfaring med at optimere udnyttelsen af afdelingernes ressourcer, herunder menneskelige og budgetmæssige ressourcer

– erfaring med at rådgive ledelsen om alle juridiske administrative aspekter af enheden, især med hensyn til analyse af gældende lovgivning og retspraksis

– erfaring med at forberede og lette beslutningstagningen på områder med ledelsesmæssigt og/eller operationelt ansvar og med at undersøge forskellige spørgsmål

– omfattende erfaring med udarbejdelse af rapporter, notater, breve, statistikker og enhver anden form for dokument vedrørende miljømæssigt og socialt ansvar, herunder udarbejdelse af regler for Europa-Parlamentet

– dokumenteret erfaring med at bistå med den administrative og finansielle forvaltning af en afdeling og sikre overholdelse af de relevante bestemmelser

– erfaring med at samarbejde med relevante afdelinger og modparter på interinstitutionelt niveau

– erfaring med at styre og koordinere specifikke projekter for at sikre en vellykket gennemførelse heraf

– erhvervserfaring i et multinationalt miljø, der demonstrerer evnen til at integrere forskellige kulturer.

Bedømmelse: fra 0 til 20 point.

Du får pr. e-mail at vide, om udvælgelseskomitéen har besluttet at give dig adgang til prøverne eller ej.

2. Prøver (2. fase)
Med henblik på at vurdere ansøgernes viden og færdigheder til at udføre ovennævnte opgaver vil udvælgelseskomitéen afholde følgende prøver:

Skriftlig prøve
a) Prøve i skriftlig fremstilling på engelsk eller fransk på grundlag af et dossier med henblik på at vurdere din evne til at udføre de opgaver, der er beskrevet i afsnit A, punkt 2, samt dine færdigheder inden for skriftlig fremstilling.

Varighed af prøven: maks. 90 minutter.

Bedømmelse: fra 0 til 20 point (mindstekrav: 10 point).

Mundtlig prøve
b) Samtale med udvælgelseskomitéen på engelsk eller fransk for på baggrund af samtlige oplysninger i ansøgningen at bedømme din egnethed til at udføre de opgaver, der er beskrevet i afsnit A, punkt 2.

Varighed af prøven: maks. 45 minutter.

Bedømmelse: fra 0 til 40 point (mindstekrav: 20 point).

Du vil modtage instruktioner om prøverne i god tid. Du skal nøje følge de modtagne instrukser. Enhver undladelse af at følge instrukserne eller afvigelse herfra medfører øjeblikkelig udelukkelse.

3. Liste over egnede ansøgere
Udvælgelseskomitéen udarbejder en liste over egnede ansøgere, hvor navnene på de tre ansøgere, som har opnået det højeste samlede antal point under proceduren (vurdering af kvalifikationer og prøver), er opført i alfabetisk rækkefølge, forudsat at de har opnået det krævede mindsteantal point ved begge prøver. Hvis der til den sidste plads er flere ansøgere med samme antal point, medtages alle disse ansøgere på listen.

Du underrettes skriftligt om dine resultater.

Listen over egnede ansøgere er gyldig indtil den 31. december 2028.Ansættelsesmyndigheden kan eventuelt beslutte at forlænge gyldigheden. Hvis den forlænges, vil ansøgerne på listen blive orienteret herom i god tid.

C. INDGIVELSE AF ANSØGNINGER

Ansøgninger indgives via Apply4EP-platformen: https://apply4ep.gestmax.eu/search.

Læs venligst nøje vejledningen for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer afholdt af Europa-Parlamentet, inden du udfylder ansøgningsskemaet.

Ansøgningsfrist
Den 6. november 2024, kl. 12.00 (lokal tid i Bruxelles)