PE/309/2024/S/INLO - MIDLERTIDIGT ANSAT - ADMINISTRATIV ASSISTENT (AST 1)

BEKENDTGØRELSE OM LEDIG STILLING PE/309/2024/S/INLO
MIDLERTIDIGT ANSAT
Administrativ assistent (AST 1)
Inden indgivelsen af ansøgningen bedes ansøgeren omhyggeligt læse den vejledning, der er vedføjet denne bekendtgørelse om ledig stilling.
I vejledningen, som er en del af bekendtgørelsen om ledig stilling, redegøres der for reglerne vedrørende procedurerne og ansøgningsvilkårene.
INDHOLDSFORTEGNELSE

A. STILLINGSBESKRIVELSE OG GODTAGELSE AF ANSØGNING

B. PROCEDURE

C. INDGIVELSE AF ANSØGNING

BILAG: VEJLEDNING FOR ANSØGERE I FORBINDELSE MED UDVÆLGELSESPROCEDURER

A. STILLINGSBESKRIVELSE OG GODTAGELSE AF ANSØGNING
1. Generelt
Europa-Parlamentet har besluttet at indkalde ansøgninger til en midlertidig stilling som kontorchef (AD 1) i Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik, Direktoratet for Integreret Forvaltning af Faciliteter, i Kontoret for Budgetgennemførelse. Der søges en administrativ assistent m/k til forvaltning af udbudsprocedurer om offentlige indkøb.

Kontrakten vil være af ubestemt varighed. Ansættelse vil ske i lønklasse AST 1, første løntrin, hvor den månedlige grundløn andrager 2745,30 EUR. Fra dette vederlag trækkes der EU-skat og andre tilbageholdelser i overensstemmelse med ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Vederlaget er fritaget for national beskatning. Det løntrin, som den beståede ansøger ansættes i, kan dog tilpasses i forhold til de pågældendes erhvervserfaring. I visse tilfælde vil grundlønnen endvidere blive forhøjet med tillæg.

Europa-Parlamentet har en ligestillingspolitik og tager imod ansøgninger uden forskelsbehandling på grund af køn, etnicitet, hudfarve, etnisk eller social oprindelse, genetiske egenskaber, sprog, religion eller tro, politisk eller anden anskuelse, tilhørsforhold til et nationalt mindretal, formueforhold, fødsel, handicap, alder, seksuel orientering, civilstand eller familiesituation.

2. Stillingsbeskrivelse
Generaldirektoratet for Infrastruktur og Logistik (GD INLO) varetager forvaltningen af infrastruktur og logistik på alle Europa-Parlamentets arbejdssteder.

GD INLO's opgaver er følgende:

– Forvaltning af tekniske og administrative forhold vedrørende samtlige de bygninger, som Europa-Parlamentet benytter i Bruxelles, Luxembourg og Strasbourg, såvel som forbindelseskontorerne i medlemsstaterne.

– Forvaltning af driften af udstyr og af de funktioner, der knytter sig til bygningsdriften.

– Forvaltning af udstyr (indkøb, transport, flytninger, posttjeneste, spisesteder, butikker etc.) såvel som varetagelse af praktiske forhold vedrørende mødeafholdelse.

Stillingen er i Bruxelles, hvor den ansatte ansøger tilknyttes et dynamisk hold, der forvalter udbudsprocedurer om offentlige indkøb, hvilket indbefatter arkivering, kodning og registrering af sagsakter og tilhørende dokumentation. Den ansatte vil fungere som omdrejningspunkt for enheden i forbindelse med visse administrative procedurer og vil varetage en koordinerende funktion. Arbejdsopgaverne udføres under direktørens ansvar og inden for de planlægningsmæssige rammer og prioriteter, der er fastsat af Parlamentets organer og ledelse, og de består navnlig i:

– at medvirke til tilrettelæggelsen af udbudsprocedurer;

– at tilrettelægge tidsplaner for procedurerne sammen med driftsenhederne og føre tilsyn med gennemførelsen heraf;

– at organisere og/eller medvirke til indkøbsprocedurer (iværksættelse af og tilsyn med gennemførelse af procedurer, deltagelse i udvalg til åbning og evaluering af tilbud, tilsyn med det administrative forløb af kontrakt- og tillægskontraktprojekter, ajourføring af overvågningstabeller, udarbejdelse af vejledende noter, arkivering mv.);

– sagsvurdering, navnlig af udbudssager om offentlige indkøb, ved at følge fastlagte procedurer ved hjælp af papirakter og/eller datalagringsmedier og forberede sager til beslutningstagere;

– opgaver vedrørende elektronisk tekstbehandling, formatering, regneark, mødekalender, post, klassificering, forberedelse af sagsakter, rapporter, statistikker m.v.;

– yde administrativ støtte vedr. kommunikationsdrift, e-mail og brevpost, fravær, telearbejde, kursusanmodninger, konturudstyr, mødetilrettelæggelse, udfærdigelse af missionsordrer m.v.

Varetagelsen af opgaverne forudsætter desuden veludviklede organisatoriske kompetencer, udpræget ansvarsfølelse og diplomatisk sans, en veludviklet evne til at skabe gode relationer og udpræget sans for teamwork.

Der vil forekomme rejseaktivitet til Parlamentets øvrige arbejdssteder.

3. Betingelser for godtagelse af ansøgning
Ved ansøgningsfristens udløb skal ansøgerne opfylde følgende almindelige og særlige betingelser:

a) Generelle krav
I henhold til artikel 12, stk. 2, i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union:

– være statsborger i en af den Europæiske Unions medlemsstater,

– være i besiddelse af sine borgerlige rettigheder,

– have opfyldt eventuelle forpligtelser i henhold til gældende love om værnepligt,

– opfylde de vandelskrav, der stilles for at bestride det pågældende hverv.

b) Specifikke krav
i) Nødvendige eksamensbeviser og kvalifikationer
Ansøgerne skal have:

- bevis for afsluttet videregående uddannelse

eller

- bevis for afsluttet uddannelse på gymnasialt niveau, der giver adgang til videregående uddannelse, og mindst tre års erhvervserfaring

eller

erhvervsuddannelse eller erhvervserfaring på tilsvarende niveau.

Eksamensbeviser, uanset om de er udstedt i en medlemsstat eller i et tredjeland, skal være anerkendt af et officielt organ i en EU-medlemsstat, f.eks. undervisningsministeriet.

Ansøgere med eksamensbeviser, der er udstedt i et land uden for EU, skal vedlægge deres ansøgning en EU-ækvivalent for deres eksamensbeviser. Yderligere oplysninger om anerkendelse af kvalifikationer fra lande uden for EU findes i ENIC-NARIC-netværkene, der kan tilgås på dette link: https://www.enic-naric.net.

Udvælgelseskomitéen tager i den henseende højde for forskelle mellem uddannelsessystemer. Vejledningen for ansøgere indeholder eksempler på de eksamensbeviser, der kræves som et minimum.

Ansøgere, der ikke vedlægger EU-ækvivalent for deres eksamensbevis og/eller forelægger eksamensbeviser, der ikke er officielt anerkendt af en EU-medlemsstat, godtages ikke til udvælgelsesproceduren.

ii) Krævet erhvervserfaring
Der kræves ingen erhvervserfaring.

iii) Sprogkundskaber
Du skal have indgående kendskab (niveau C1) til et af Den Europæiske Unions officielle sprog (sprog 1): bulgarsk, dansk, engelsk, estisk, finsk, fransk, græsk, italiensk, irsk, kroatisk, lettisk, litauisk, maltesisk, nederlandsk, polsk, portugisisk, rumænsk, slovakisk, slovensk, spansk, svensk, tjekkisk, tysk eller ungarsk.

og
et tilfredsstillende kendskab (niveau B2) til enten engelsk eller fransk (sprog 2).

Sprog 2 skal være et andet end sprog 1.

Bemærk, at den sproglige begrænsning til engelsk og fransk ved denne udvælgelsesprocedure er begrundet som værende i tjenestens interesse. De funktioner, som den administrative assistent skal udfylde, kræver specifikke kompetencer, navnlig hvad angår tilsyn, tekstbearbejdning, sagsbehandlingsforløb og forvaltning. Den ansatte skal være i stand til at forstå de opgaver, der pålægges, løse problemer og kommunikere effektivt med ledelse og kolleger såvel som med eksterne aktører.

Europa-Parlamentet beskæftiger et forskelligartet personale, der er fordelt på arbejdssteder fortrinsvist i Bruxelles, Strasbourg og Luxembourg. I denne flersproglige sammenhæng beror driftseffektiviteten i udpræget grad på fransk- og engelsksproget kommunikation. Disse to sprog er af grundlæggende betydning for at opnå gnidningsløs og hensigtsmæssig kommunikation, forvalte den daglige forretningsgang og færdiggøre ejendomsprojekter inden fro GD INLO. Kendskab til et af disse sprog er uomgængeligt for, at den administrative assistent kan udføre sine arbejdsopgaver effektivt og behørigt udfylde de funktioner, som tjenestegrenen varetager. Disse funktioner indebærer regelmæssig kontakt med kolleger, medlemmer af ledelse og eksterne parter, der for det meste kommunikerer på disse to sprog i deres daglige arbejde. Endvidere foregår kurser, enhedsmøder og forløb til integration af nye medarbejdere primært på engelsk og fransk, hvorfor det er så meget desto vigtigere at kunne mindst ét af disse sprog.

Igangværende projekter såsom renoveringen af SPAAK-bygningen, Borgernes Hus og indretningen af nye, multifunktionelle lokaler kræver, at der kommunikeres på sammenhængende og harmoniseret vis mellem de implicerede parter, herunder tværfaglige hold, arkitekter, ingeniører, bygningsteknikere og Europa-Parlamentets slutbrugere. SPAAK-projektet, der omfatter en større omformning af Parlamentets hovedbygning, indebærer eksempelvis løbende udveksling mellem forskellige interessenter. Brugen af engelsk og fransk som pivotsprog er befordrende for sådanne interaktioner, samtidig med at princippet om flersprogethed holdes i hævd på det driftsmæssige niveau.

Inden for GD INLO er fransk det meste anvendte sprog til intern kommunikation, mens engelsk er det primære sprog i udvekslinger med øvrige generaldirektorater og Parlamentets politiske og administrative beslutningstagere. Dokumenter affattes også i vid udstrækning på engelsk. Et tilfredsstillende kendskab til engelsk eller fransk er afgørende for at kunne løse de opgaver, der er specifikt knyttet til udbudsprocedurer, og hvortil de anvendte IT-redskaber udelukkende findes på disse to sprog. Møder i Forummet for indgåelse af offentlige kontrakter (forum "marchés publics"), som den nyansatte assistent vil skulle deltage i, foregår tilsvarende på engelsk og fransk. Et tilfredsstillende kendskab til fransk er endvidere afgørende for at forstå relevante belgiske love såvel som for at interagere med tjenesteudbydere, forvaltninger og lokale myndigheder.

Denne udvælgelsesprocedure afviger således ikke fra gængs praksis. Den sproglige begrænsning i denne udvælgelsesprocedure til blot engelsk og fransk er således berettiget af hensynet til tjenestegrenens interesser, kravene til bestridelse af en administrativ stilling og generaldirektoratets interne praksisser, med henblik på at sikre optimal effektivitet og sammenhængskraft inden for Europa-Parlamentet.

B. PROCEDURE
Proceduren er baseret på kvalifikationer og prøver.

1. Godtagelse af ansøgning og evaluering af kvalifikationer (1. runde)

a) Ansættelsesmyndigheden opstiller en liste over de ansøgere, der har indgivet ansøgning i behørig form inden for ansøgningsfristen og som opfylder de generelle betingelser i afsnit A, sektion 3 a). Denne liste forelægges udvælgelseskomitéen tillige med hver ansøgning og bilag hertil.

b) Udvælgelseskomitéen vurderer, om ansøgningerne opfylder de specifikke betingelser i afsnit A, sektion 3 b).

c) Udvælgelseskomitéen evaluerer på grundlag af et på forhånd opstillet bedømmelsesskema ansøgernes kvalifikationer og udvælger de seks mest kvalificerede ansøgere til at gå videre til prøverunden. Udvælgelseskomitéen indbyder alle ansøgere, der er ligeligt kvalificeret til sidste udvælgelsesplads.

Udvælgelseskomitéen træffer beslutning udelukkende på grundlag af de informationer, der fremgår af ansøgningsskemaet, som skal indbefatte dokumentation for samme (se nærmere oplysninger i vejledning for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer, pkt. 3.3.).

Udvælgelseskomitéen tager ved evalueringen af ansøgernes kvalifikationer navnlig følgende elementer i betragtning, der skal være dokumenteret i ansøgningsskemaet:

a. Kendskab til planlægning af udbudsprocedurer.

b. Kendskab til organisering af udbudsprocedurer (iværksættelse og tilsyn med gennemførelse af procedurer, deltagelse i udvalg til åbning og evaluering af tilbud, tilsyn med det administrative forløb af kontrakt- og tillægskontraktprojekter, ajourføring af overvågningstabeller, udarbejdelse af vejledende noter, arkivering m.v.).

c. Kendskab til sagsvurdering, navnlig vedr. udbudsprocedurer.

d. Kendskab til elektronisk tekstbehandling, formatering, regneark, programlægning, korrespondance, klassificering, sagsforberedelse, rapporter, statistikker m.v.

e. Kendskab til administrativ bistand vedr. kommunikationsdrift, e-mail og brevpost, fravær, telearbejde, kursusanmodninger, konturudstyr, mødetilrettelæggelse, udfærdigelse af missionsordrer m.v.

f. Kendskab til arbejde i et multikulturelt eller internationalt miljø.

Bedømmelse: mellem 0 og 20 points

3. Prøver (2. runde)

Skriftlig prøve
a) Skriftlig prøve på sprog 2 (engelsk eller fransk) på grundlag af et sagseksempel, med det formål at evaluere ansøgerens evne til at udføre de opgaver, der er beskrevet i pkt. A.2., såvel som dennes skriftlige udtryksevne.

Prøvens varighed: 60 minutter.

Bedømmelse: mellem 0 og 20 points (minimum for bestået: 10 points)

Mundtlig prøve
b) Samtale med udvælgelseskomitéen på sprog 2 (engelsk eller fransk) med det formål at vurdere ansøgerens evne til at udføre de opgaver, der er beskrevet i pkt. A.2. under hensyntagen til samtlige elementer angivet i ansøgningen. Udvælgelseskomitéen vil kunne vælge at teste ansøgerens sprogkundskaber som angivet i ansøgningsskemaet.

Prøvens varighed: højst 45 minutter.

Bedømmelse: mellem 0 og 40 points (minimum for bestået: 20 points)

Prøverne kan afholdes enten ved fjerndeltagelse eller fysisk fremmøde.

Ansøgerne vil i god tid forinden modtage nærmere oplysninger om afholdelsen af prøverne. Ansøgerne skal nøje følge de modtagne instrukser. Enhver undladelse af at følge instrukserne eller afvigelse herfra medfører øjeblikkelig udelukkelse.

4. Opførelse på listen over egnede ansøgere
Listen over egnede ansøgere indeholder, i rækkefølge efter bedømmelse, navnene på de tre ansøgere, der har opnået flest point ved den samlede procedure (evaluering af kvalifikationer og prøver), og som har opnået det krævede antal points inden for hver prøve for at bestå.

Ansøgerne vil modtage skriftlig meddelelse om deres individuelle resultater.

Listen over egnede ansøgere vil blive offentliggjort på Parlamentets intranetside.

Listens gyldighed udløber den 31. december 2028.Gyldigheden kan forlænges på ansættelsesmyndighedens beslutning. De beståede ansøgere underrettes i givet fald rettidig derom.
C. INDGIVERLSE AF ANSØGNING
Ansøgere skal for at indgive ansøgning have en brugerkonto på platformen Apply4EP: https://apply4ep.gestmax.eu/search/index/lang/da_DA

Det henstilles til ansøgerne at læse vejledning for ansøgere i forbindelse med udvælgelsesprocedurer nøje, inden ansøgningsskemaet udfyldes.

Frist for indgivelse af ansøgning
Fristen for indgivelse af ansøgning er sat til

6. november 2024 kl. 12.00 Bruxelles tid.