By & Havn søger en erfaren og ansvarsfuld PA

Har du lyst til at understøtte to af vores chefer i deres daglige ledelse og hjælpe med at skabe stabilitet og overblik i en travl hverdag. Er du vild med at planlægge, god til at se fremad, selvkørende og initiativrig? Og vil du være med på et hold, som skaber gode rammer for, at medarbejdere trives, nye bykvarterer og havnen spirer og lever? Så læs med her.

Om jobbet
Vi er to afdelinger: Borgerdialog, formidling og partnersamarbejder med 9 medarbejdere samt HR, CSR og Intern Service med 13 medarbejdere. I jobbet som PA for lederne af de to forskellige afdelinger bliver din dag alsidig med varierede opgaver. Dine kerneopgaver bliver at få de to chefers dagligdag til at forløbe gnidningsfrit, bistå med planlægning og prioritering samt bidrage med dine faglige kompetencer på det administrative område i afdelingerne.

Dine primære opgaver bliver:

• Kalenderkoordinering og mødebookning
• Udarbejdelse af mødemapper. Du koordinerer med chefer, kolleger og samarbejdspartnere om materiale til møder (både i print og på Ipads), og sikrer at materialet er tilgængeligt i passende tid.
• Prioritering og besvarelse af henvendelser til cheferne.
• Projektsekretær på 2-3 styregrupper, hvor du inviterer til møder, sender dagsorden og materiale ud og deltager som referent på møderne.
• Udarbejdelse af oplæg til direktion i samarbejde med chef.
• Administrative og selvstændige opgaver som f.eks. rejseafregninger, forplejning til møder, kontering af fakturaer mv.
• Planlægning og bistand til det administrative arbejde i forbindelse med interne arrangementer som f.eks. medarbejderseminar, møder med andre afdelinger, sociale events.
• Supportere med praktiske og administrative opgaver i forbindelse med større events som f.eks. Kulturnat, deltagelse i Folkemøde, workshops og borgermøder.
• Sikre opfølgning og supportere i forbindelse med intranet, powerpoints, opdatering af hjemmesider mv.

Som den øvrige organisation sætter vi en ære i at udføre vores arbejde med høj faglighed og professionalisme. Vi lægger samtidig vægt på et godt og loyalt kollegaskab, som vi mener er en forudsætning for at skabe de bedste resultater og vilkår for både vores medarbejdere, samarbejdspartnere og københavnerne.

Lige nu har vi fokus på emner som bl.a. ESG, AI, formidlingsaktiviteter og partnerskaber, som kan understøtte vores forretningsområder og fælles målsætninger. Opgaveporteføljen er bred, hvilket betyder, at vi har mange bolde i luften. Som ledere er vores vigtigste opgaver derfor at bevare overblikket, sikre forankring og gode processer både i vores eget team, på tværs af huset og med eksterne stakeholders. Det skal du som PA hjælpe os med.

Om dig
Vi forestiller os, at du

• Har flere års erfaring som PA/sekretær/administrativ koordinator.
• Har evnen til proaktivt at styre og koordinere mange store og små opgaver.
• Sætter en dyd i at servicere og understøtte chefer og kollegaer i den daglige udførsel af opgaver.
• Er effektiv, struktureret og detaljeorienteret og forstår vigtigheden i, at deadlines holdes.
• Har stærke skriftlige kompetencer og kan forestå fejlfri korrekturlæsning.
• Har erfaring med sags- og dokumentstyring og er superbruger i Officepakken.
• Er udadvendt, initiativrig og dialogsøgende og sætter pris på en stor berøringsflade både internt og eksternt.
• Trives med en flad ledelsesstruktur, mange forskellige uddannelsesbaggrunde blandt kolleger samt en god arbejdsdag med plads til højt humør.

Om By & Havn
København vokser, og i 2030 vil 60.000 flere kalde byen for deres hjem. By & Havn udvikler både byen, den rekreative havn og erhvervshavnen på ansvarlig vis. Vi skaber rammerne og pladsen til endnu flere københavnere kan få mulighed for at blive en del af fællesskabet i byen i fremtiden.

By & Havns aktiviteter skal bidrage til at levere løsninger på politisk vedtagne mål, som reduktion i CO2-udledning, flere almene boliger og grøn omstilling af havnen. Løsningerne, vi leverer, skal række flere årtier ud i fremtiden – til glæde for nuværende og fremtidige københavnere, virksomheder og gæster i København.

By & Havn som arbejdsplads
Du vil møde en kultur, som er præget af et uformelt arbejdsmiljø, hvor der lægges vægt på en god og respektfuld omgangstone og et godt samarbejde. Et stærkt samarbejde på tværs af organisationen med fredagsmorgenmad og fællessang.

By & Havn tilbyder også en række personalegoder, som bidrager positivt til medarbejdernes hverdag, ligesom der er fokus på at udvikle og fastholde virksomhedens medarbejdere.

Du får din daglige gang i vores smukke historiske bygning, der ligger med udsigt til Kastellet og hele havnefronten.

Arbejdstid, sted og reference
Arbejdstiden er 37 timer om ugen. Som udgangspunkt kræver stillingen, at du er på kontoret, hjemmearbejde vil derfor være begrænset.

Yderligere oplysninger
Vi ser frem til at modtage din ansøgning og lære mere om, hvordan du kan bidrage til vores hverdag, team og virksomhed. Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte Mille Bondo Meyer, chef for HR, CSR og Intern Service, T: 3178 5268.

Vi håber at kunne få dig som kollega så hurtigt som muligt og inviterer til samtaler løbende. Derfor hører vi meget gerne fra dig hurtigst muligt. Ansøgningsfristen er torsdag den 12. december.

By & Havn opfordrer alle interesserede uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge.

Søg stillingen ved at klikke på knappen: "Søg stillingen".

Afdeling: Nordre Toldbod 7, København K