Chargé ressources humaines et administration

Contexte
Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu’ils aient accès à un avenir meilleur. Nous sommes présents dans les zones de conflit, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. Nous travaillons en coopération avec les communautés locales afin d’identifier des solutions à la fois responsables et durables. Nous œuvrons en faveur d’une intégration réussie des réfugiés et là où cela est possible afin que leur souhait de retour puisse se réaliser.

En RDC, DRC est engagé dans l'aide humanitaire depuis 2009. DRC met actuellement en œuvre un nombre de projets dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu, notamment dans le secteur de la protection, de l’éducation, et de la sécurité alimentaire et relèvement économique.

Objectif général du poste
Au sein de l'équipe RH/Admin. Le chargé.e ressources humaines et admin. du bureau de Goma est principalement chargé de la gestion des contrats pour tous les bases, du recrutement pour le bureau de Goma, de l'engagement des employés et des tâches administratives. Ce rôle est essentiel pour créer un environnement de travail productif et positif.

Responsabilités Principales
Gestion des contrats/ cycle de l'emploi

• Assurer le suivi administratif des employés (contrats, congés, etc.).
• Préparer les contrats des employés ainsi que les déclarations des mouvements de travailleurs et assurer que cela soit vises dans les dails auprès de service appropries
• Créer les comptes DYN / communiquer le login avec l'IT et gérer les données relatives à la durée du contrat.
• Mettre en œuvre, gérer et mettre à jour le plan de ressources humaines en collaboration avec l'assistante(e) RH.
• Maintenir et mettre à jour la liste de contacts et liste de staff et la liste des dépendants
• Planifier et coordonner l’orientation pour les nouveaux membres du personnel et leur fournir l’induction aux ressources humaines et assurer la signature de tous les documents nécessaires
• Veiller à ce que les nouveaux employés reçoivent une orientation et une induction appropriées tout en recevant les documents et outils nécessaires pour leur travail (badge, ordre de mission, crédit téléphone….etc)
• Coordonner le processus d'intégration du personnel dans bureau coordination et sur le terrain.
• Coordonner la procédure des gestions des performances (notamment suivi de la fixation des objectifs et de la période d'essai) du personnel dans le bureau de coordination et sur le terrain.
• Veiller à ce que les procédures d'entrée et de sortie soient appliquées à l'ensemble du personnel en préparant des rapports sur les informations recueillies au moyen du questionnaire de sortie, selon les suggestions, et en les communiquant à la responsable RH.
• Suivre la finalisation du formulaire de sortie et préparer les documents pertinents tels que solde de tout compte et attestations des services

Gestion des recrutements
En collaboration avec le spécialiste ressources humaines, apporter un soutien au recrutement pour le bureau de Goma en

• Préparer les offres d'emploi
• Préparer la longue liste de candidatures
• Organiser les tests écrits et les entretiens
  Cette liste n'est pas exhaustive

Gestion administrative

• Garantir la conformité des dossiers RH avec les réglementations locales et les procédures internes.
• Agir comme point focal pour l’administration des ententes de location et assurer la liaison avec les bailleurs de fonds et les auditeurs
• Participer aux procédures de visa (VEO/VSR), permis de travail, et autres formalités administratives nécessaires.
• Assurer le suivi des visas avec le personnel expatrié en rappelant à l'expatrié ou en l'aidant à mettre à jour le dossier de suivi des visas
• Préparer la déclaration d'expat
• Etablir les déclarations pour le paiement des impôts et taxes lies aux salaires de staff et aux occasionnels
• Gérer les demandes/visites/audits du gouvernement

Gestion des travailleurs journaliers

• Soutenir l'équipe de projet dans le recrutement de travailleurs journaliers si nécessaire
• Soutenir le processus de sélection pour le recrutement des travailleurs journaliers et maintenir la base de données.
• Assurer le calcul correct des taxes pour les travailleurs occasionnels en collaboration avec d'autres départements.

Responsabilités Secondaire

• Appuyer avec toute tâche confiée par le responsable des ressources humaines
• Appuyer la responsable RH/Admin. et l’équipe de haute direction pour assurer une programmation stratégique cohérente avec des plateformes opérationnelles, coordonner l’élaboration des programmes de DRC, renforcer la qualité, les normes et l’apprentissage l’application de la responsabilisation de DRC

Expérience et compétences requises

• Diplôme universitaire en gestion des RH, administration des affaires ou qualification professionnelle équivalente ;
• Expérience en milieu humanitaire dans un service RH, profil administratif.
• Connaissance approfondie des codes du travail et des pratiques RH en RDC.
• Aptitudes en communication interculturelle et en résolution de conflits.
• Connaissance informatique très avancée.
• Minimum 3 ans d’expérience de travail pertinente dans un domaine similaire ;
• Compétences :
  Capacité à travailler sous pression et à s'adapter rapidement à un environnement changeant
  Proactif et capable de prendre de nouvelles initiatives
• Langues : Maîtrise du français et de l’anglais (écrit et oral).
• Qualités : Rigueur, intégrité, discrétion, et sens de l’éthique humanitaire. Candidature et CV
  Les personnes intéressées doivent déposer un dossier complet comportant les éléments suivants :
• Curriculum Vitae maximum 3 pages,
• Lettre de demande d’emploi motivant pourquoi vous souhaitez travailler pour DRC et les compétences et capacités qui vous rendent le/la candidat idéale pour ce poste maximum 1 page
• Photocopies ou scans des titres scolaires ou académiques ;
• Attestations de tous les services et emplois antérieurs ;
• Photocopies scans de la carte d’identité (recto verso) ;
• Carte de l’ONEM/Contacts téléphoniques et adresse du candidat ;
• Autres documents nécessaires pour le dossier

Afdeling: , Nairobi

Lokation: Goma