Sekretariatsmedarbejdere til Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi, Aarhus Universitet

Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø? Så er det måske dig, vi søger til en af de to stillinger i Sekretariatet på Institut for Elektro- og Computerteknologi (ECE), Aarhus Universitet.

Stillingerne ønskes besat pr. 1 marts 2025 eller snarest muligt derefter.

I Sekretariatet er vi pt. 8 medarbejdere, og vi understøtter den samlede opgaveløsning inden for forskning, uddannelse og erhvervssamarbejde på instituttet. Sekretariatet vægter at sikre et højt fagligt niveau, yde administrativ support, rådgive, procesoptimere og sikre sammenhænge på tværs af instituttet. Du kan derfor selv have indflydelse på og være med til at videreudvikle på det ift. dine opgaver.

Vores mål er at være et velfungerende sekretariat, der løser opgaver af høj faglig kvalitet til tiden, og hvor der er plads til sparring, faglige udfordringer samt tid og mulighed for at udvikle på opgaver.

Mere om stillingerne
I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Sekretariatet er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver, og vi har hver især en portefølje af mere specialiserede ansvarsområder.

Den ene stilling er på 37 timer/ugen, og dine arbejdsopgaver vil bl.a. omfatte:

• Timelønsansættelser, herunder håndtere og registrere timelønsansættelser
• Månedslønnede IT-medarbejdere, herunder håndtering og koordinering af ansættelser
• Koordinator og udvalgsbetjening for ECE Institutforum
• Koordinering af lektorbedømmelser og adjunktdiplomer
• Koordinering af tenure track forløb, herunder løbende opfølgning på årlige opfølgningssamtaler og evalueringsprocessen
• Research Integrity Course, herunder indsamle og indrapportere data til dekanatet
• Koordinere og facilitere forskellige arrangementer, workshops, møder, mv.
• Vedligeholde vores distributionslister og multimedieadministrator, herunder den administrative del i forhold til multimediebeskatning
• Ledelsesunderstøttelse, herunder understøtte ledelsen med koordineringsopgaver, udarbejdelse af informationer, præsentationer, mv.

Den anden stilling er på 30 timer/ugen, og dine arbejdsopgaver vil bl.a. omfatte:

• Administrativ support for to centerledere, herunder support på projekter, bestilling og bookning af rejser, hjemmesideopdatering, mødekoordinering, referatskrivning, mv.
• Koordinere og facilitere tiltrædelsesforelæsninger, dimissioner, workshops og andre arrangementer
• Mødekoordinering og referatskrivning i forbindelse med ECE-medarbejdermøder
• Koordinator for kontakt til NAT-TECH Bygningsservice
• Indkøbskoordinator, herunder support i forbindelse med rejseafregninger
• Sekretariatsrepræsentant i ECE’s arrangementsudvalg
• Ledelsesunderstøttelse, herunder understøtte ledelsen med koordineringsopgaver, udarbejdelse af informationer, præsentationer, mv.

Der vil være journaliserings- og ad hoc-opgaver i begge stillinger. Da vi arbejder i en dynamisk organisation, kan opgaveporteføljen ændres i takt med instituttets udvikling.

Vores ønsker til dig
Vores hverdag foregår på både dansk og engelsk, og gode engelske sprogkundskaber i både skrift og tale er derfor en fordel. Du vil få en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er åben og trives med at være i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag. Derudover falder det dig naturligt at arbejde selvstændigt, være nysgerrig og proaktiv i forhold til at skabe gode samarbejdsrelationer. Du værdsætter godt kollegaskab og ønsker at bidrage til fællesskabet og et godt arbejdsmiljø.

Det en fordel, hvis du har kendskab til og erfaring fra universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes, fx Medarbejderstamkort (MSK), Emply, Workzone, Conference Manager, Teams/SharePoint, Typo3, Excel osv.

Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:

• Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaring
• Du skal kunne lide at opsøge ny viden, være målrettet og overholde deadlines
• Du arbejder struktureret, er initiativrig og får fulgt dine opgaver til dørs på en kvalitetsbevidst og serviceminded måde
• Du har en imødekommende og positiv tilgang til dét at yde administrativ service
• Du trives med at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang
• Du bidrager til det gode samarbejde, er klar til at påtage dig nye opgaver og god til at eksekvere, når opgaven kræver det
• Du er løsningsorienteret, har gåpåmod og er indstillet på en bred opgaveportefølje med flere forskelligartede opgaver (drifts-, udviklings- og koordineringsopgaver samt procesbeskrivelser generelt)
• Du er vant til at bruge administrative IT-systemer og vil gerne sætte dig ind i nye
• Du har interesse i og mod på at arbejde i et internationalt miljø

Mere om arbejdspladsen
Du bliver en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Du ansættes i Sekretariatet, hvor vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, og hvor et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet. Vi hjælper hinanden og værdsætter både det faglige samarbejde og det sociale fællesskab.

Institut for Elektro- og Computerteknologi er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 200 medarbejdere og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Læs mere om vores institut.

Det praktiske
Stillingerne er på henholdsvis 37 eller 30 timer, og du refererer til sekretariatslederen.
Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet, og dit arbejdssted vil være Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 2, og 2. samtale vil finde sted i uge 3.

Interesseret?
Så send os en spændende ansøgning og fortæl os, hvorfor netop du skal være vores nye kollega.

Ansøgning og CV skal være modtaget senest den 2. januar 2025. Stillingen kan kun søges elektronisk.

Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved at rette henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. 51442671 eller mail: [email protected] Sekretariatslederen kan også træffes imellem jul og nytår; dog må du forvente længere svartid.

Formalia
Løn- og ansættelsesvilkår sker i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere eller AC-overenskomsten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

Om Aarhus Universitet
Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk

Afdeling: Sekretariat, ECE/Sekretariat, ECE

Ansøgningsfrist: 02 January 2025

Placering: Aarhus N Finlandsgade 22