Administrativ koordinator med flair for overblik søges

Administrativ koordinator med flair for overblik søges

IBA Erhvervsakademi Kolding søger en administrativ koordinator til at varetage diverse administrative opgaver på tværs af fuldtidssekretariatet på IBA Erhvervsakademi Kolding. Vi søger en profil, der både formår at have overblik for helheden, kan prioritere i en stor opgaveportefølje og har en stærk administrativ profil.

Fuldtidssekretariatet på IBA er en kombineret afdeling bestående af både administrative medarbejdere, studiesekretærer og vejledere. Vi varetager opgaver som studieforløb, studieliv, karriere, SPS, brobygning, mv. Dine opgaver som administrativ koordinator vil være på tværs af de forskellige områder.

Derudover kommer du til at arbejde tæt sammen med samt understøtte studiechefen, der har den daglige ledelse af fuldtidssekretariatet. Ligesom du vil have en stor berøringsflade både internt på IBA og med udbydere af diverse digitale platforme samt den øvrige sektor.

Dine primære opgaver
Administration af SPSA (administrativt system til SPS), herunder:

• Indkaldelse til SPS-samtaler.
• Indhente dokumentation.
• Ansøge, løbende opfølgning samt gensøgning - herunder kommunikation med leverandører.
• Sikre administrativ understøttelse af støttegivere samt indhente relevant dokumentation og søge refusion.
• Godkendelse af regninger samt søge refusion for disse.
• Generel opfølgning på studerende med SPS-behov – herunder udmeldelser i SPSA.
• Arkivering.
• Administrativ koordinering/projektledelse og overblik over administrative opgaver i afdelingen.
• Koordinering af diverse interne analyser.
• Kalenderstyring for studiechef.
• Tovholder på udvikling og vedligehold af internt praktiksystem herunder primær kontakt til leverandør.
• Diverse ad-hoc-opgaver.

Dine kompetencer

• Vi ser gerne, at du har en professionsbachelor i offentlig administration eller tilsvarende.
• Administrativ flair med et stort overblik og fokus på helhed.
• Gode menneskelige egenskaber og stærke samarbejdsevner.
• Mod, lyst og energi til at varetage både store såvel som mindre opgaver for både kollegaer og chef.
• Erfaring fra den offentlige sektor og gerne uddannelsessektoren er et plus.

Vi tilbyder
Du bliver en del af et team med et stærkt sammenhold, der er kendetegnet ved lydhørhed, samarbejde og udvikling. Vi bestræber os på hele tiden at gøre vores bedste, og hjælper hinanden i det omfang, der er behov for.

Du får en bred kontaktflade og kommer til at samarbejde på tværs af hele akademiet samt med samarbejdspartnere udenfor huset. Du får et alsidigt job i en dynamisk organisation, som er i konstant udvikling.

Stillingen er på fuld tid, og vi håber, at du kan begynde hurtigst muligt. Løn og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende relevant overenskomst mellem Finansministeriet og forhandlingsberettiget organisation.

Ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen er fredag den 20. december Ansøgninger indsendes via elektronisk link.

Vi indkalder løbende til samtaler og besætter stillingen, når vi har fundet den rigtige til jobbet.

Har du spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte studiechef, Carina Hundevad Forssling, på mobil 61 93 95 70.

På IBA Erhvervsakademi Kolding ønsker vi, at medarbejdernes sammensætning afspejler samfundets, og vi ser frem til at modtage din ansøgning uanset personlig baggrund.

Afdeling: Havneparken 1 6000 Kolding