Especialista de Cadena de Abastecimiento y Compras

El Consejo Danés para Refugiados (DRC por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC ha estado presente en Colombia desde 2011 con un enfoque en la Acción Humanitaria contra las Minas (HMA) y brindando apoyo a la población afectada por el conflicto en el sur del país, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en ciudades de Colombia como Riohacha, Barranquilla y Bogotá, actualmente también incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y en Norte de Santander.

Acerca del trabajo:

• Liderar las actividades relacionadas con las compras, contratación y abastecimiento garantizando el cumplimiento de los procedimientos y directrices de DRC, la oficina nacional de Bogotá, y prestar apoyo cuando sea requerido a las demás oficinas en el país.
• Apoyar la aplicación efectiva de los sistemas y funciones de logística y adquisiciones en el país, prestando especial atención al cumplimiento del Manual de Operaciones.
• Contribuye al desarrollo de estrategias nacionales, que se traducen en planes de acción y tareas cotidianas.
• Proporciona apoyo y orientación técnica a las operaciones nacionales y supervisa las actividades en el país.

Responsabilidades principales:
Coordinación de adquisiciones

• Confirmar el correcto manejo documental de los procesos involucrados con el área de compas, activos, flota e inventario.
• Coordinar la realización de licitaciones nacionales e internacionales para la adquisición de bienes y servicios, tanto de Oficina Nacional como de las demás oficinas de campo.
• Preparar toda la documentación referente a la adquisición de bienes y servicios.
• Participar en la evaluación de ofertas y propuestas y asegurar que el informe de evaluación de ofertas, la evaluación técnica, las actas de las negociaciones y los contratos negociados en la selección de consultores contengan todos los hechos e información necesarios para justificar las recomendaciones hechas en el informe. Igualmente, deberá asegurar que todos los procesos competitivos cumplen los lineamientos del Manual de Compras
• Garantizar que todas las requisiciones de compras son rastreadas desde el punto de planificación y solicitud hasta el recibo final.
• Actualizar los indicadores de gestión relevantes del subárea de Supply Chain en Power BI, con el fin de facilitar los análisis respectivos.
• Garantizar la debida ejecución de los acuerdos marco, previniendo el sobreconsumo y vencimiento de estos.
• Visitar las oficinas de campo para evaluar el pleno cumplimiento y aplicación del Manual de Operaciones.
• Revisar la documentación de las ITB (restringidas, nacionales e internacionales) antes de anunciar o invitar a los proveedores.
• Prestar apoyo a distancia en la gestión de las ITB (informe TOC, análisis técnico y adjudicación de contratos).
• Ser punto focal del manejo de ERP – Dynamics relacionado con el subárea de Supply Chain.
• Recopilar los informes mensuales recibidos de las oficinas sobre el terreno para proporcionar informes de adquisiciones nacionales a los gestores pertinentes.
• Proporcionar supervisión técnica para garantizar que se sigan los procedimientos de contratación de DRC en la prestación de servicios y compras asociadas con la logística.
• Trabajar en estrecha colaboración con los equipos del programa para la planificación de las necesidades logísticas en la base
• Organizar cursos de formación sobre adquisiciones para el personal no logístico y cursos de actualización a pequeña escala para el personal de adquisiciones.
• Planificar y organizar formación periódica sobre logística con los participantes pertinentes (logística, programas, recursos humanos y finanzas) para garantizar la aplicación de sistemas acordados y uniformes.
• Garantizar la aplicación de las recomendaciones de auditoría relativas a logística/adquisiciones.

Gestión de la flota

• Garantizar el cumplimiento y la aplicación del Manual de Operaciones en todas las oficinas de campo.
• Presentar mensualmente al Equipo Directivo informes nacionales exhaustivos sobre la gestión de la flota (costes y alertas tempranas de desviaciones relevantes).
• Asesorar sobre cualquier aumento o mejora de la capacidad de la flota en el país.

Gestión de activos

• Asegurar el registro de la adquisición de activos fijos.
• Apoyar el registro y seguimiento de los activos fijos administrados en la operación.
• Garantizar el cumplimiento y la aplicación del Manual de Operaciones en todas las oficinas de campo.
• Presentar mensualmente al Equipo Directivo informes exhaustivos sobre el inventario y los activos del país.
• Aplicar todas las herramientas disponibles para mejorar la gestión del inventario
• Proporcionar mensualmente un informe nacional exhaustivo sobre el inventario del almacén al SMT (lista y valor de las existencias disponibles).
• Proporcionar orientación sobre los métodos de eliminación de activos no utilizados o caducados, previa aprobación del Gerente de Supply Chain de DRC.

Gestión de almacenes

• Garantizar el cumplimiento y la aplicación del Manual de Operaciones en todas las oficinas de campo.
• Orientar sobre los métodos de eliminación de productos no utilizados o caducados, con la aprobación previa del director nacional del donante/DRC.
• Control, seguimiento y aseguramiento del inventario de kits humanitarios de la DRC
• Mantener buenas comunicaciones con el personal del almacén en otras oficinas de campo de DRC.

Gestión de calidad

• Garantizar que existan procedimientos antifraude para detectar y prevenir pérdidas o fraudes en las Bases.
• Realizar inspecciones periódicas y controles puntuales, tanto en los sistemas logísticos como en los trabajos en curso, para garantizar la correcta prestación de los servicios contratados.
• Coordinar con el equipo de Seguridad para garantizar un trabajo logístico acorde a las condiciones operativas y de contexto

Administrativos

• Colaboración con la unidad financiera para el correcto registro de las compras de cadena de suministro.
• Coordinación con la unidad de finanzas para la ejecución oportuna de los pagos.

Otras actividades

• Requeridas por la organización relacionadas con la gestión logística y de abastecimiento en las Bases.

Como Especialista, el titular del puesto es responsable de lo siguiente:

• Responsable de aportar conocimientos especializados y know-how operativo dentro de una disciplina específica.
• También puede tener responsabilidades de línea técnica, pero generalmente sobre asuntos técnicos u operativos

Experiencias y competencias técnicas:

• Mínimo 3 años de experiencia en gestión de logística humanitaria en el ámbito de la gestión de la cadena de
• suministro, gestión de flotas, gestión de activos y apoyo a la distribución.
• Experiencia con procedimientos y documentación estándar de adquisiciones
• Conocimientos y experiencia en el trato con proveedores de servicios y gestión de contratistas
• Buen conocimiento de las normas y reglamentos de adquisiciones de los principales donantes internacionales
• Vocación de servicio y proactividad
• Orientación a la resolución de problemas
• Capacidad para trabajar bajo presión
• Enfoque al detalle y capacidad de autoorganización
• Conocimiento avanzado de Excel
• Conocimiento de PowerBI básico deseado

Educación requerida:

• Diploma o título profesional en Ciencias, Administrativas, Financieras, Económicas, Negocios Internacionales.
• Habilidades y experiencia en capacitación y desarrollo de capacidades de personal inexperto.

Idiomas:

• Español Fluido e Inglés Intermedio B1

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad.
• Demostrar de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
• Duración del contrato: 6 meses con posibilidad de extensión según desempeño y disponibilidad de fondos.
• Salario iniciando en $5.568.000 de acuerdo a la experiencia del candidato para contratos nacionales.
• Fecha de inicio estimada: 03/02/2025

Proceso de solicitud
Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida actualizada (que no supere las 3 páginas).

Fecha de cierre de solicitudes: miércoles, 15 de enero de 2025 a las 11:59 am. Hora Local.

Nota 1: El postulante que aplique a esta convocatoria autoriza a DRC a validar la información personal suministrada en la hoja de vida. Su identificación será comprobada en las bases de datos públicas y privadas con el uso exclusivo de convalidar la información, de acuerdo con nuestras políticas antifraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.

Nota 2: El/la postulante que de forma libre y voluntaria deseen hacer parte del proceso de selección para ocupar la posición de la presente convocatoria, deberán observar un estricto apego a las normas que apliquen para la materia (idoneidad en los títulos presentados, ejecución de pruebas de forma personal e individual y veracidad en la información) adhiriéndose a los manuales y Políticas anti fraude de DRC, so pena de declarar descalificado el postulante que incurra en cualquier irregularidad a juicio de la organización, aún por la mera sospecha, e incluso en posibles conductas de tipo penal conforme la legislación colombiana.

Afdeling:

Lokation: Bogotá