Ledelsessekretær til Institut for Farmaci

Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, Københavns Universitet

PHARMA Administrationen søger en engageret og selvstændig ledelsessekretær, der har erfaring med ledelsesbetjening. Stillingen er permanent og på 30-37 timer og kan tiltrædes snarest eller senest d. 1. november 2024.

Om os
PHARMA Administrationen er den fælles administration, som betjener de to institutter, der forsker og uddanner kandidater inden for lægemiddelfremstilling og lægemidlers virkning i kroppen. Vores kandidater finder hyppigst job i lægemiddelindustrien, på hospitaler eller apoteker og vores forskere står bag opdagelser, der bidrager til nye landvindinger i behandlingen af sygdomme, der gør det muligt for os at leve længere, med færre smerter og bivirkninger – kort sagt et bedre liv.

Administrationen består for nuværende af 15 medarbejdere, der beskæftiger sig med opgaver inden for personaleadministration, økonomi og sekretariatsbetjening af vores ca. 350 ansatte og ledelser.

I sekretariatet betjener vi vores to ledelser med fokus på de to institutledere med kalenderstyring, referater, opgaveplanlægning og prioritering af sager. Dertil kommer naturligt involvering i en bred opgaveportefølje med alt fra journalisering, mødeafvikling, kommunikation og ledelsessparring. I sekretariatet er stillingen som ledelsessekretær for Institutledelsen på Institut for Farmaci ledig.

Du finder mere information om Institut for Farmaci her: Institut for Farmaci – Københavns Universitet (ku.dk)

Dine arbejdsopgaver
Som vores ledelsessekretær med fokus på betjening af Institutlederen for Farmaci vil du få ansvar for kalenderstyring, mødeplanlægning og –afvikling for særligt institutlederen. Du får til opgave at lave referater fra ledelsesmøder og andre fora, lave beslutningsoplæg baseret på input fra fagpersoner og interessenter og i dialog med Institutlederen og Administrationschefen sikre prioritering af tid og indkomne sager og henvendelser. Dertil vil komme diverse ad hoc opgaver for ledelsen.

Din profil
Det er afgørende, at du har erfaring med:

• Ledelsesbetjening på højt niveau – kalenderstyring og prioritering af henvendelser
• Udarbejdelse af dagsordner og forskellige typer af referater hovedsageligt på engelsk
• Udarbejdelse af beslutningsoplæg på baggrund af forskellige faglige input
• Journalisering
• Office pakken på superbrugerniveau og du er vant til at sætte dig ind i nye IT-hjælpeværktøjer
• At arbejde selvstændigt og struktureret
• At arbejde på engelsk i både skrift og tale. Der forventes, at man er flydende på engelsk i skrift og tale, da arbejdssproget for institutleder er engelsk. De to institutter har desuden mange udenlandske forskere.

Derudover vil det være en fordel hvis:

• Du har en stor arbejdskapacitet og kan holde mange bolde i luften
• Diskretion falder dig naturligt samtidigt med at du møder verden med et smil og imødekommenhed
• Du holder af store som små opgaver og sætter en ære i at løse begge dele
• Du ser det at levere service til tiden som en kvalitet
• Du motiveret og god til at begå dig og kommunikere med kolleger, ledere og medarbejdere

Løn og ansættelsesvilkår
Du bliver ansat på Institut for Farmaci, Københavns Universitet. Stillingen er på fuld tid (37 timer/uge) men mindre tid kan aftales. Stillingen kan tiltrædes snarest muligt eller senest d. 1. november 2024.

Ansættelse som Ledelsessekretær sker efter overenskomst mellem Skatteministeriet og AC om ansættelse af akademikere i staten og sker med indplacering som fuldmægtig eller specialkonsulentniveau afhængig af kvalifikationer.

Der vil være mulighed for at forhandle et individuelt tillæg efter reglerne for ny løn.

Spørgsmål
Har du spørgsmål til stillingen kan du kontakteAdministrationschef Birthe W. Houe på e-mail: [email protected]

Ansøgning
Du skal indsende din ansøgning elektronisk ved at klikke på "Søg stillingen" nedenfor.

Din ansøgning må gerne være skrevet på dansk/engelsk(max 1 side) og omfatte følgende:

• Dit CV inkl. uddannelse, liste over metoder/teknikker du kan, tidligere ansættelser,
• Sprogkundskaber og andre relevante kvalifikationer
• Kopi af uddannelsesbevis

Ansøgningsfristen er torsdag d. 19. september 2024
Ansøgninger modtaget efter deadline vil ikke blive taget i betragtning.
Vi forventer at holde samtaler i uge 39 og evt. uge 40

Københavns Universitet ønsker at afspejle det omgivne samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

KU er i færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer inden for det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte Birthe W. Houe, [email protected], for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Info
Ansøgningsfrist: 19-09-2024

Ansættelsesdato: 01-11-2024

Arbejdstid: Fuldtid

Afdeling/Sted: Department of Pharmacy