Få et spændende og udviklende studiejob på et internationalt kontor i HR-afdelingen på Københavns Universitet

International Staff Mobility (ISM) søger en ny studerende, som kan assistere vores Dual Career team med at facilitere og koordinere events, administrere SoMe kanaler, producere månedlige nyhedsbreve, samt løse diverse administrative opgaver. Yderligere vil der efter behov være arbejdsopgaver inden for sagsbehandling af de internationale forskeres opholdsgrundlag i Danmark.

ISM er en sektion under HR i Fællesadministrationen på Københavns Universitet (KU), der understøtter den internationale forskermobilitet på KU. ISM rådgiver internationale forskere og deres medfølgende familier, omkring alt fra indrejse til Danmark, opholdsret, skat, pension, karrieremuligheder og meget mere. Vi arbejder ud fra et mål om høj service, hvor der er plads til at tænke nyt og samarbejde bredt for at opnå succes. Du kan læse mere om ISM på vores hjemmeside.

International Staff Mobility har bl.a. følgende ansvarsområder:

• Sagsbehandling og rådgivning om opholdsgrundlag i Danmark, registrering ved ankomst, oprettelse af bankkonto, skat, pension
• Vejledning af ledelse, fakulteter og institutter om international rekruttering
• Kontakt til eksterne myndigheder samt nationale og globale samarbejdspartnere
• Planlægning og gennemførelse af informationsmøder og sociale aktiviteter for udenlandske forskere og deres familier
• Planlægning og gennemførelse af karriereaktiviteter for medfølgende ægtefæller (Dual Career Services)
• Rådgivning i forbindelse med valg af skole og daginstitutioner til medfølgende børn
• Afholdelse af kurser og workshop inden for sprog, kultur og karriereafklaring.

Dine opgaver:

• Medvirke til varetagelse af diverse administrative kommunikationsopgaver fx. udarbejde månedligt nyhedsbrev, kommunikation ifm. arrangementer, opdatere Excel-ark mm. Informationsmaterialet og kommunikationen er på engelsk.
• Bistå med udarbejdelse og analyse af spørgeskemaer til evaluering af teamets services, samt på baggrund af dette, bidrage med udvikling og forbedringer fremadrettet.
• Bistå med at planlægge og afholde events, som spænder fra Dual Career online events til udflugter til turistattraktioner for vores forskere samt medfølgende ægtefæller og børn.
• Hjælpe med at eksekvere marketing og branding opgaver fx opbygning af marketing materiale målrettet de medfølgende ægtefæller, løbende kreere online feeds til vores Dual Career FB-site og evt. LinkedIn opslag.
• Bidrage til sagsbehandlingen af ansøgninger om EU-registrering af forskere samt forskerskattesager for internationale forskere.
• Servicere og hjælpe vores internationale forskere og gæster med alverdens praktiske spørgsmål om stort og småt.

Det vil være en fordel hvis:

• Du er i gang med en videregående uddannelse på en relevant studieretning og har mindst 1½ år tilbage
• Du er dygtig på skrift på både dansk og engelsk
• Du behersker brugen af Office pakken og Outlook og arbejder systematisk
• Du har evt. erfaring fra lignende jobs inden for administration, kommunikation og service
• Du er en teamplayer og har lyst til at indgå i et internationalt og mangfoldigt miljø
• Du kan selv tage initiativ
• Du har en god forståelse for sociale medier og har lyst til at kaste dig over nye opgaver
• Du optræder altid venligt og professionelt.

Vi tilbyder:
Vi er et mangfoldigt, dynamisk og uformelt kontor sammensat af personer med forskellige nationaliteter og uddannelser. Vi elsker vores arbejde og er engagerede i at hjælpe vores internationale forskere og medfølgende ægtefæller/partnere med både stort og småt. Vi sætter stor pris på at sparre med hinanden. Du vil få en varieret arbejdsdag med gode muligheder for fleksibel tilrettelæggelse af arbejdstiden og med udadvendte aktiviteter. Derudover vil du have mulighed for kompetenceudvikling i form af kurser.

• Et uformelt og spændende internationalt arbejdsmiljø med gode og sjove kollegaer samt adresse liggende centralt i København
• Mulighed for at deltage i kurser (fx SurveyXact eller Indesign)
• En varieret hverdag med afvekslende arbejdsopgaver
• Gode muligheder for fleksibel og selvstændig tilrettelæggelse af arbejdstiden
• Indblik i international HR
• Erfaring med kommunikation og administration

Løn og ansættelsesvilkår
Forventet startdato: 1. oktober 2024

Det forventes, at du kan arbejde gennemsnitligt 15 timer om ugen, gerne fordelt på 2-3 dage. Der er mulighed for fleksible arbejdstider, ligesom vi selvfølgelig tager hensyn til eksamensperioder. Vores kontor ligger i Museumsbygningen ved Vor Frue Plads i hjertet af København.

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK/Stat) med indplacering som studerende.

Minimumstimelønnen er kr. 140,56 (1. april 2024-niveau). Du vil blive lønindplaceret på baggrund af tidligere ansættelser.

For at blive ansat er det en forudsætning, at du er indskrevet og aktiv studerende ved en videregående uddannelsesinstitution.

Yderligere spørgsmål
Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte gruppelederen i International Staff Mobility:

Mark de Vos

tlf. 35 32 43 23

e-mail: [email protected]

Ansøgning
Har stillingen vakt din interesse, så send en ansøgning, cv, eksamensudskrift samt indskrivningsbevis elektronisk via jobsiden senest den 22. september 2024, kl. 23:59.

Vi afholder jobsamtaler løbende.

Københavns Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

KU er i færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer inden for det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte Mark de Vos [email protected], for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform.

Københavns Universitet giver sine knap 10.000 medarbejdere muligheder for at udnytte deres talent fuldt ud i et ambitiøst, uformelt miljø. Vi sikrer traditionsrige og moderne rammer om uddannelser og fri forskning på højt internationalt niveau. Vi søger svar og løsninger på fælles problemer og gør ny viden tilgængelig og nyttig for andre.

Kontakt
Mark de Vos
E-mail: [email protected]

Info
Ansøgningsfrist: 22-09-2024

Ansættelsesdato: 01-10-2024

Afdeling/Sted: International Staff Mobility